PAGE會(huì)議室設(shè)備保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司會(huì)議室設(shè)備的管理，確保設(shè)備的正常使用，提高設(shè)備的使用壽命，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會(huì)議室設(shè)備的保管、使用及維護(hù)。（三）基本原則1.誰(shuí)使用，誰(shuí)負(fù)責(zé)原則。使用會(huì)議室設(shè)備的人員需對(duì)設(shè)備的安全、完好負(fù)責(zé)。2.定期檢查與維護(hù)原則。定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備處于良好運(yùn)行狀態(tài)。3.節(jié)約使用原則。在使用會(huì)議室設(shè)備時(shí)，應(yīng)合理使用資源，避免浪費(fèi)。二、設(shè)備管理職責(zé)（一）行政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善會(huì)議室設(shè)備保管制度規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)會(huì)議室設(shè)備的采購(gòu)、驗(yàn)收、登記、編號(hào)、調(diào)配等工作。3.定期組織對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)，建立設(shè)備檔案。4.協(xié)調(diào)處理會(huì)議室設(shè)備使用過(guò)程中的問(wèn)題和故障。（二）使用部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)使用會(huì)議室設(shè)備的申請(qǐng)、預(yù)約和使用安排。2.負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)使用的會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行日常保管和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)。3.教育本部門(mén)員工正確使用會(huì)議室設(shè)備，遵守設(shè)備保管制度規(guī)范。（三）使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用會(huì)議室設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置和參數(shù)。2.使用前檢查設(shè)備是否正常，使用后及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，清理設(shè)備表面。3.妥善保管設(shè)備附件和資料，不得遺失或損壞。4.發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，及時(shí)報(bào)告使用部門(mén)負(fù)責(zé)人或行政部門(mén)。三、設(shè)備采購(gòu)與驗(yàn)收（一）采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)會(huì)議室設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、用途等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門(mén)。（二）采購(gòu)審批行政部門(mén)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)表進(jìn)行匯總整理，根據(jù)公司預(yù)算和實(shí)際需求進(jìn)行審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購(gòu)實(shí)施行政部門(mén)按照審批后的采購(gòu)申請(qǐng)表，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保設(shè)備質(zhì)量和交貨期。（四）驗(yàn)收設(shè)備到貨后，行政部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀、性能等。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)設(shè)備驗(yàn)收單，辦理入庫(kù)手續(xù)。四、設(shè)備登記與編號(hào)（一）登記行政部門(mén)對(duì)驗(yàn)收合格的會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，內(nèi)容包括設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、購(gòu)置日期、供應(yīng)商、使用部門(mén)等。（二）編號(hào)為便于設(shè)備管理和識(shí)別，行政部門(mén)對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、實(shí)用性原則，編號(hào)格式為：[公司簡(jiǎn)稱][會(huì)議室編號(hào)][設(shè)備類(lèi)別][序號(hào)]。例如：[ABC公司][01][投影儀][001]。五、設(shè)備調(diào)配（一）調(diào)配申請(qǐng)各部門(mén)因工作需要，可向行政部門(mén)提出會(huì)議室設(shè)備調(diào)配申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容包括設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、調(diào)出部門(mén)、調(diào)入部門(mén)、調(diào)配原因等。（二）調(diào)配審批行政部門(mén)對(duì)調(diào)配申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)設(shè)備使用情況和公司實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)配。調(diào)配申請(qǐng)經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。（三）調(diào)配實(shí)施行政部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行設(shè)備調(diào)配，確保設(shè)備在調(diào)配過(guò)程中不受損壞。調(diào)配完成后，及時(shí)更新設(shè)備登記信息。六、設(shè)備使用（一）使用申請(qǐng)各部門(mén)使用會(huì)議室設(shè)備前，需提前填寫(xiě)會(huì)議室設(shè)備使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明使用時(shí)間、使用會(huì)議室、設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、使用目的等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門(mén)。（二）使用預(yù)約行政部門(mén)根據(jù)各部門(mén)的使用申請(qǐng)，結(jié)合會(huì)議室設(shè)備的使用情況進(jìn)行統(tǒng)一安排。使用部門(mén)應(yīng)按照預(yù)約時(shí)間使用會(huì)議室設(shè)備，不得擅自更改。（三）使用培訓(xùn)對(duì)于新購(gòu)置或使用方法較為復(fù)雜的會(huì)議室設(shè)備，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行使用培訓(xùn)，確保使用人員熟悉設(shè)備的操作方法和注意事項(xiàng)。（四）使用規(guī)范1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用會(huì)議室設(shè)備，不得隨意拆卸、改裝設(shè)備。2.在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告使用部門(mén)負(fù)責(zé)人或行政部門(mén)。3.使用完畢后，使用人員應(yīng)及時(shí)關(guān)閉設(shè)備電源，清理設(shè)備表面，將設(shè)備附件和資料整理好。4.嚴(yán)禁在會(huì)議室設(shè)備上安裝與工作無(wú)關(guān)的軟件或游戲，不得利用設(shè)備進(jìn)行非法活動(dòng)。七、設(shè)備保管（一）保管環(huán)境會(huì)議室設(shè)備應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度適宜的環(huán)境中，避免設(shè)備受潮、受熱、受灰塵等影響。（二）保管方式1.對(duì)于常用的會(huì)議室設(shè)備，如投影儀、音響設(shè)備等，應(yīng)存放在專門(mén)的設(shè)備保管室或機(jī)柜中，分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰。2.對(duì)于不常用的會(huì)議室設(shè)備，如攝像機(jī)、麥克風(fēng)等，應(yīng)進(jìn)行包裝后存放在倉(cāng)庫(kù)中，并定期進(jìn)行檢查。3.設(shè)備保管室或機(jī)柜應(yīng)配備必要的消防、防盜設(shè)施，確保設(shè)備安全。（三）保管責(zé)任使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)使用的會(huì)議室設(shè)備的日常保管工作，指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的保管和維護(hù)。行政部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備的保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。八、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)（一）維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃行政部門(mén)根據(jù)會(huì)議室設(shè)備的使用情況和使用壽命，制定年度設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃。維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)包括維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)人員等。（二）維護(hù)保養(yǎng)實(shí)施1.定期維護(hù)保養(yǎng)。行政部門(mén)按照維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，組織專業(yè)人員對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)，包括設(shè)備清潔、檢查、調(diào)試、更換零部件等。2.故障維修。設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)及時(shí)報(bào)告行政部門(mén)，行政部門(mén)組織專業(yè)人員進(jìn)行故障診斷和維修。對(duì)于無(wú)法現(xiàn)場(chǎng)維修的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。3.軟件升級(jí)。對(duì)于需要軟件升級(jí)的會(huì)議室設(shè)備，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織專業(yè)人員進(jìn)行軟件升級(jí)，確保設(shè)備的性能和安全性。（三）維護(hù)保養(yǎng)記錄行政部門(mén)建立會(huì)議室設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄檔案，詳細(xì)記錄設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容、維修情況等。維護(hù)保養(yǎng)記錄檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。九、設(shè)備報(bào)廢與處置（一）報(bào)廢申請(qǐng)會(huì)議室設(shè)備因損壞嚴(yán)重、技術(shù)落后、使用年限過(guò)長(zhǎng)等原因無(wú)法繼續(xù)使用時(shí)，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明設(shè)備名稱、型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)置日期、報(bào)廢原因等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門(mén)。（二）報(bào)廢鑒定行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行鑒定，根據(jù)設(shè)備的實(shí)際情況確定是否報(bào)廢。對(duì)于價(jià)值較高的設(shè)備，應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估。（三）報(bào)廢審批設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)鑒定通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，行政部門(mén)辦理設(shè)備報(bào)廢手續(xù)。（四）處置方式1.對(duì)于可回收利用的設(shè)備零部件，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行回收利用，降低公司成本。2.對(duì)于不可回收利用的設(shè)備，行政部門(mén)應(yīng)聯(lián)系專業(yè)的報(bào)廢處理機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理，確保環(huán)保要求。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議室設(shè)備保管制度規(guī)范的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.設(shè)備的使用情況，包括使用申請(qǐng)、預(yù)約、使用規(guī)范等。2.設(shè)備的保管情況，包括保管環(huán)境、保管方式、保管責(zé)任等。3.設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)情況，包括維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)保養(yǎng)實(shí)施、維護(hù)保養(yǎng)記錄等。（三）檢查頻率行政部門(mén)定期對(duì)會(huì)議室設(shè)備進(jìn)行檢查，每月至少檢查一次。對(duì)于重點(diǎn)設(shè)備或使用頻繁的設(shè)備，應(yīng)增加檢查頻率。（四）檢查結(jié)果處理行政部門(mén)對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行記錄，并下達(dá)整改通知書(shū)