PAGE公安局檔案制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強公安局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本局各部門及全體工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公安工作的歷史過程和實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理和保存各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門本局設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.做好檔案的安全保管，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和泄密。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。5.參與檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的留存與銷毀符合規(guī)定。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確一名檔案工作兼職人員，負責(zé)本部門檔案工作的日常聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公安業(yè)務(wù)工作中形成的各類文件、材料、記錄、報表等。2.重要會議、活動形成的文件、資料、照片、音像等。3.人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案等專門檔案。4.上級機關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示、批復(fù)等。5.本局對外交往中形成的文件、協(xié)議、信函等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門工作中形成的檔案材料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰工整，簽署完備。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等進行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、專門檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映本局主要職能活動和歷史面貌的重要檔案。3.長期保管的檔案期限為16年至50年。4.短期保管的檔案期限為15年以下。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理，并做好記錄。五、檔案的利用（一）查閱規(guī)定1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時應(yīng)愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱本局檔案的，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限，按時歸還。如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對檔案的安全和保密負責(zé)，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或泄露檔案內(nèi)容。(三)復(fù)制規(guī)定1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。3.復(fù)制的檔案應(yīng)注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息，并加蓋檔案管理部門印章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定和實際利用價值，對檔案進行鑒定。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將其歸檔保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和利用水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等功能的信息化管理。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行