PAGE工程文件規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程文件的規(guī)范化管理，確保工程文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和可追溯性，提高工程管理效率，保障工程質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項(xiàng)目從項(xiàng)目策劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收至交付使用全過程中形成的各類文件的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家及地方有關(guān)工程建設(shè)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保工程文件管理合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：工程文件應(yīng)如實(shí)反映工程建設(shè)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得弄虛作假。3.及時(shí)歸檔原則：工程文件形成后應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，確保文件的時(shí)效性和連貫性。4.便于查詢原則：文件的分類、編號、存儲(chǔ)等應(yīng)便于檢索和查閱，提高工作效率。二、工程文件分類及內(nèi)容（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)等。2.環(huán)境影響評價(jià)文件：環(huán)境影響報(bào)告書、報(bào)告表或登記表及批復(fù)文件。3.建設(shè)用地文件：土地出讓合同、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、土地使用證等。4.工程規(guī)劃文件：建設(shè)工程規(guī)劃許可證、規(guī)劃設(shè)計(jì)條件等。（二）設(shè)計(jì)文件1.初步設(shè)計(jì)文件：設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)圖紙、工程概算等。2.施工圖設(shè)計(jì)文件：詳細(xì)的施工圖紙、設(shè)計(jì)變更通知、圖紙會(huì)審記錄等。（三）施工文件1.施工組織設(shè)計(jì)：工程總體施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案等。2.施工技術(shù)交底：各分項(xiàng)工程技術(shù)交底記錄。3.工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄：檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄，隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。4.施工記錄：工程定位測量記錄、施工日志、材料設(shè)備檢驗(yàn)記錄等。5.工程變更文件：工程變更申請、變更審批文件、變更后的圖紙及說明等。（四）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃：監(jiān)理工作總體規(guī)劃。2.監(jiān)理實(shí)施細(xì)則：針對各專業(yè)工程制定的監(jiān)理細(xì)則。3.監(jiān)理月報(bào)：每月工程進(jìn)展、質(zhì)量、安全等情況報(bào)告。4.監(jiān)理通知單：對施工單位違規(guī)行為或質(zhì)量安全問題發(fā)出的整改通知。5.工程質(zhì)量評估報(bào)告：工程竣工預(yù)驗(yàn)收后出具的質(zhì)量評估報(bào)告。（五）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收報(bào)告：建設(shè)單位組織各參建單位對工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收后形成的報(bào)告。2.工程竣工備案文件：包括竣工驗(yàn)收備案表、工程竣工驗(yàn)收備案書等，用于向建設(shè)行政主管部門備案。3.工程質(zhì)量保修書：明確工程質(zhì)量保修范圍、期限和責(zé)任等內(nèi)容。（六）其他文件1.工程合同文件：工程總承包合同、勘察設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同等。2.工程結(jié)算文件：工程竣工結(jié)算書、結(jié)算審核報(bào)告等。3.工程聲像及電子文件：工程建設(shè)過程中的照片、錄像、電子文檔等資料。三、工程文件管理職責(zé)（一）建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)建立健全工程文件管理體系，明確管理部門和人員職責(zé)。2.組織、協(xié)調(diào)各參建單位的工程文件管理工作。3.對工程文件的形成、收集、整理、歸檔等工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.負(fù)責(zé)工程文件的最終歸檔和保管，并按規(guī)定向有關(guān)部門移交。（二）勘察設(shè)計(jì)單位職責(zé)1.按照合同要求和相關(guān)規(guī)范，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供勘察設(shè)計(jì)文件，并對文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.在工程建設(shè)過程中，根據(jù)工程變更情況及時(shí)提供相應(yīng)的設(shè)計(jì)變更文件。3.協(xié)助建設(shè)單位做好工程文件的整理和歸檔工作。（三）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位施工過程中形成的各類文件的收集、整理、編制和歸檔工作，確保文件真實(shí)、完整、有效。2.按照建設(shè)單位和監(jiān)理單位的要求，及時(shí)提交工程文件，并配合做好文件的審核和整理工作。3.對工程文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，不得擅自修改、偽造工程文件。（四）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對工程文件的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.審核施工單位提交的工程文件，簽署審核意見，并督促施工單位整改不符合要求的文件。3.負(fù)責(zé)收集、整理監(jiān)理過程中形成的文件，編制監(jiān)理檔案，并向建設(shè)單位移交。四、工程文件的形成與收集（一）文件形成要求1.工程文件應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。2.文件內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，簽字蓋章齊全，日期準(zhǔn)確。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期保存和有效讀取，并按照規(guī)定進(jìn)行備份。（二）文件收集范圍各參建單位應(yīng)按照職責(zé)范圍，全面收集本單位在工程建設(shè)過程中形成的各類文件，包括但不限于上述分類中的各項(xiàng)文件。（三）收集時(shí)間要求1.項(xiàng)目前期文件應(yīng)在項(xiàng)目審批、核準(zhǔn)或備案完成后及時(shí)收集歸檔。2.設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)階段按設(shè)計(jì)進(jìn)度及時(shí)提交，并在設(shè)計(jì)變更發(fā)生后及時(shí)補(bǔ)充相應(yīng)文件。3.施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步形成，每月底前施工單位應(yīng)將當(dāng)月形成的文件整理成冊提交監(jiān)理單位審核。4.監(jiān)理文件應(yīng)在監(jiān)理工作過程中及時(shí)形成，并定期向建設(shè)單位報(bào)送。5.竣工驗(yàn)收文件應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收合格后一個(gè)月內(nèi)完成收集整理并歸檔。五、工程文件的整理與編制（一）整理原則1.遵循工程建設(shè)程序和文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.分類科學(xué)、組卷合理，便于查找和利用。3.同一事項(xiàng)的文件應(yīng)集中整理，不同載體的文件應(yīng)分別整理。（二）整理方法1.項(xiàng)目前期文件：按照文件性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行整理，每類文件單獨(dú)成冊。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)文件和施工圖設(shè)計(jì)文件分別整理，設(shè)計(jì)變更文件應(yīng)與原設(shè)計(jì)文件對應(yīng)整理，并注明變更日期和變更內(nèi)容。3.施工文件：按單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程順序進(jìn)行分類整理，檢驗(yàn)批、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等應(yīng)按時(shí)間順序排列，隱蔽工程驗(yàn)收記錄應(yīng)與相應(yīng)的施工記錄配套整理。4.監(jiān)理文件：按照監(jiān)理工作流程和文件類別進(jìn)行整理，監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等應(yīng)按時(shí)間順序裝訂成冊。5.竣工驗(yàn)收文件：工程竣工驗(yàn)收報(bào)告、工程竣工備案文件及工程質(zhì)量保修書等應(yīng)統(tǒng)一整理歸檔。（三）編制要求1.工程文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括序號、文件題名、日期、頁號、備注等，序號應(yīng)從1開始依次標(biāo)注。2.卷內(nèi)文件應(yīng)編制頁碼，單面書寫的文件在右下角編寫頁碼，雙面書寫的文件正面在右下角，背面在左下角編寫頁碼。3.每卷文件應(yīng)編制卷內(nèi)備考表，注明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和保管過程中需要說明的問題。4.工程文件應(yīng)編制封面和脊背，封面上應(yīng)注明工程名稱、項(xiàng)目名稱、卷名、編制單位、編制日期等內(nèi)容。六、工程文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.工程文件應(yīng)在項(xiàng)目竣工后三個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作，歸檔時(shí)應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案保存，一份交建設(shè)單位備查。2.歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理和編制要求，載體應(yīng)完好無損。3.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔，并確保兩者內(nèi)容一致，電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在耐久性好的載體上，并進(jìn)行備份。（二）保管期限1.工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、監(jiān)理文件中的重要文件應(yīng)長期保管，一般文件保管期限為[X]年。2.施工文件和竣工驗(yàn)收文件應(yīng)根據(jù)工程性質(zhì)和重要程度確定保管期限，一般為長期或短期，短期保管期限為[X]年至[X]年。（三）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的工程文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。2.檔案室內(nèi)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行維護(hù)和備份，確保數(shù)據(jù)安全。七、工程文件的查閱與利用（一）查閱申請1.因工作需要查閱工程文件的單位或個(gè)人，應(yīng)填寫《工程文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、內(nèi)容、用途等信息。2.《工程文件查閱申請表》應(yīng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字同意，并加蓋單位公章后提交建設(shè)單位檔案管理部門。（二）查閱審批1.建設(shè)單位檔案管理部門收到查閱申請后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核，并根據(jù)文件的保管期限和保密要求決定是否批準(zhǔn)查閱。2.對于涉及工程機(jī)密或重要文件的查閱申請，應(yīng)經(jīng)建設(shè)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（三）查閱方式1.經(jīng)批準(zhǔn)查閱工程文件的單位或個(gè)人，應(yīng)在建設(shè)單位檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室。2.查閱時(shí)應(yīng)愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞或轉(zhuǎn)借他人。3.需要復(fù)印或復(fù)制工程文件的，應(yīng)經(jīng)建設(shè)單位檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）利用規(guī)定1.工程文件的查閱和利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，不得將文件用于與工作無關(guān)的目的。2.對于涉及工程知識產(chǎn)權(quán)或商業(yè)秘密的文件，查閱人員應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任，不得泄露給第三方。八、工程文件的銷毀（一）銷毀條件1.工程文件保管期限已滿，且經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е挛募p壞、丟失，無法修復(fù)且無備份的。3.法律法規(guī)規(guī)定需要銷毀的其他文件。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出工程文件銷毀清單，注明文件名稱、文號、日期、保管期限等信息。2.銷