PAGE工藝文件使用管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)工藝文件的管理，確保工藝文件的正確使用，保證產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性和一致性，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及工藝文件的部門(mén)、崗位及人員，包括但不限于研發(fā)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等。（三）工藝文件定義工藝文件是指指導(dǎo)產(chǎn)品加工制造過(guò)程的各種技術(shù)文件，包括工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)規(guī)范等，是確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)和客戶要求的重要依據(jù)。（四）管理原則1.合法性原則：工藝文件的制定、使用和管理必須符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：工藝文件應(yīng)準(zhǔn)確反映產(chǎn)品加工制造過(guò)程的各項(xiàng)技術(shù)要求和操作規(guī)范，確保其內(nèi)容真實(shí)、可靠。3.完整性原則：工藝文件應(yīng)涵蓋產(chǎn)品加工制造過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、質(zhì)量檢驗(yàn)、成品包裝等，確保文件體系完整。4.及時(shí)性原則：工藝文件應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更、工藝改進(jìn)、設(shè)備更新等情況及時(shí)進(jìn)行修訂和更新，確保其時(shí)效性。5.受控性原則：工藝文件應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的受控管理，確保其發(fā)放、使用、回收等環(huán)節(jié)均得到有效控制，防止文件的丟失、損壞和擅自修改。二、工藝文件的制定與修訂（一）制定流程1.需求提出：由研發(fā)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)根據(jù)產(chǎn)品設(shè)計(jì)要求、生產(chǎn)實(shí)際情況等提出工藝文件制定需求。2.任務(wù)下達(dá)：由工藝管理部門(mén)根據(jù)需求下達(dá)工藝文件制定任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。3.編制起草：責(zé)任人按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行工藝文件的編制起草工作，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。4.審核會(huì)簽：工藝文件編制完成后，需提交相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核會(huì)簽，審核內(nèi)容包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、可行性等。審核通過(guò)后，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.批準(zhǔn)發(fā)布：工藝文件經(jīng)審核會(huì)簽通過(guò)后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布，并加蓋受控章。（二）修訂流程1.修訂申請(qǐng)：當(dāng)產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更、工藝改進(jìn)要求、設(shè)備更新、質(zhì)量反饋等情況發(fā)生時(shí)，由相關(guān)部門(mén)提出工藝文件修訂申請(qǐng)。2.評(píng)估審批：工藝管理部門(mén)對(duì)修訂申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，確定修訂的必要性和可行性。如需修訂，下達(dá)修訂任務(wù)，明確責(zé)任人和完成時(shí)間，并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.修訂實(shí)施：責(zé)任人按照審批意見(jiàn)進(jìn)行工藝文件的修訂工作，修訂完成后提交審核會(huì)簽。4.審核會(huì)簽：同制定流程中的審核會(huì)簽環(huán)節(jié)。5.更新發(fā)布：工藝文件修訂審核通過(guò)后，進(jìn)行更新發(fā)布，同時(shí)收回舊版文件，并做好記錄。（三）工藝文件編號(hào)規(guī)則工藝文件應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便于識(shí)別、管理和查詢。編號(hào)規(guī)則如下：[公司簡(jiǎn)稱][工藝文件類(lèi)別代碼][年份][流水號(hào)]例如：[ABC][GY][2023][001]其中，[公司簡(jiǎn)稱]為公司名稱縮寫(xiě)；[工藝文件類(lèi)別代碼]根據(jù)工藝文件的類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)編碼，如工藝流程圖為“LC”，工藝卡片為“KP”等；[年份]為工藝文件制定或修訂的年份；[流水號(hào)]為工藝文件的順序編號(hào)。（四）工藝文件格式規(guī)范工藝文件應(yīng)采用統(tǒng)一的格式進(jìn)行編制，以保證文件的規(guī)范性和可讀性。格式要求如下：1.頁(yè)面設(shè)置：采用A4紙，頁(yè)邊距上下左右均為2.5cm。2.字體字號(hào)：標(biāo)題采用二號(hào)黑體，正文采用四號(hào)宋體，行間距為1.5倍行距。3.編號(hào)排版：工藝文件編號(hào)位于頁(yè)面右上角，采用五號(hào)宋體。4.頁(yè)眉頁(yè)腳：頁(yè)眉內(nèi)容為公司名稱，頁(yè)腳內(nèi)容為頁(yè)碼。5.圖表繪制：工藝流程圖、工藝卡片等圖表應(yīng)繪制清晰、準(zhǔn)確，標(biāo)注完整，圖表編號(hào)應(yīng)與正文對(duì)應(yīng)。三、工藝文件的發(fā)放與使用（一）發(fā)放范圍工藝文件應(yīng)發(fā)放至與產(chǎn)品加工制造過(guò)程相關(guān)的部門(mén)和崗位，包括但不限于研發(fā)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)、設(shè)備維護(hù)部門(mén)等。（二）發(fā)放方式1.紙質(zhì)文件發(fā)放：對(duì)于需要紙質(zhì)工藝文件的部門(mén)和崗位，由工藝管理部門(mén)統(tǒng)一打印并發(fā)放，發(fā)放時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，記錄文件名稱、編號(hào)、發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人等信息。2.電子文件發(fā)放：對(duì)于需要電子工藝文件的部門(mén)和崗位，工藝管理部門(mén)應(yīng)將文件上傳至公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)或指定的電子文檔管理系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。領(lǐng)取人應(yīng)通過(guò)規(guī)定的方式獲取電子文件，并進(jìn)行妥善保存。（三）使用要求1.各部門(mén)和崗位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)工藝文件的管理和使用，確保文件的妥善保管和正確使用。2.使用人員應(yīng)熟悉工藝文件的內(nèi)容和要求，嚴(yán)格按照工藝文件進(jìn)行操作，不得擅自更改工藝文件的內(nèi)容。3.在產(chǎn)品加工制造過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)工藝文件存在問(wèn)題或不適用的情況，應(yīng)及時(shí)向工藝管理部門(mén)反饋，不得自行處理。4.工藝文件應(yīng)放置在工作現(xiàn)場(chǎng)易于查閱的位置，不得隨意丟棄或損壞。5.對(duì)于涉及保密的工藝文件，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。四、工藝文件的受控管理（一）受控標(biāo)識(shí)工藝文件應(yīng)加蓋受控章，并在文件首頁(yè)注明受控狀態(tài)、文件編號(hào)、版本號(hào)、編制人、審核人、批準(zhǔn)人、發(fā)布日期等信息。（二）發(fā)放登記工藝文件發(fā)放時(shí)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，記錄文件名稱、編號(hào)、發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取部門(mén)、領(lǐng)取人等信息。發(fā)放登記表應(yīng)妥善保存，以備查詢。（三）回收管理1.當(dāng)工藝文件修訂或作廢時(shí)，工藝管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)收回舊版文件，并進(jìn)行登記。2.對(duì)于不再使用的工藝文件，使用部門(mén)應(yīng)將文件交回工藝管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。3.回收的工藝文件應(yīng)進(jìn)行妥善保管，防止文件丟失或損壞。（四）借閱管理1.因工作需要借閱工藝文件的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到工藝管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.工藝管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后發(fā)放工藝文件，并做好借閱登記。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的工藝文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、涂改或損壞文件。如需延長(zhǎng)借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還工藝文件時(shí)，工藝管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。五、工藝文件的培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃工藝管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和員工技能水平，制定工藝文件培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.工藝文件培訓(xùn)可采用集中培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)、在線培訓(xùn)等多種方式進(jìn)行，確保培訓(xùn)效果。2.培訓(xùn)講師應(yīng)由熟悉工藝文件內(nèi)容和生產(chǎn)實(shí)際情況的人員擔(dān)任，培訓(xùn)過(guò)程中應(yīng)注重與學(xué)員的互動(dòng)交流，解答學(xué)員的疑問(wèn)。3.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)學(xué)員進(jìn)行考核，考核方式可采用理論考試、實(shí)際操作考核等多種形式，確保學(xué)員掌握工藝文件的相關(guān)知識(shí)和技能。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.對(duì)于考核合格的學(xué)員，頒發(fā)工藝文件培訓(xùn)合格證書(shū)，并將考核結(jié)果記錄在員工培訓(xùn)檔案中。2.對(duì)于考核不合格的學(xué)員，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或重新培訓(xùn)，直至考核合格為止。3.工藝文件培訓(xùn)考核結(jié)果將作為員工崗位晉升、績(jī)效評(píng)定等的重要依據(jù)之一。六、工藝文件的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.工藝管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)工藝文件的制定、修訂、發(fā)放、使用、受控管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)工藝文件在生產(chǎn)過(guò)程中的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合工藝文件要求。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)工藝文件的使用和管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.工藝文件的制定、修訂是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求，是否及時(shí)、準(zhǔn)確。2.工藝文件的發(fā)放是否規(guī)范，發(fā)放記錄是否完整。3.工藝文件的使用是否正確，是否存在擅自更改工藝文件內(nèi)容的情況。4.工藝文件的受控管理是否有效，是否存在文件丟失、損壞、擅自復(fù)印等情況。5.工藝文件培訓(xùn)計(jì)劃是否落實(shí)，培訓(xùn)效果是否達(dá)到要求。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和整改期限。2.