PAGE檔案館業(yè)務(wù)制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的業(yè)務(wù)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門形成的各類檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案業(yè)務(wù)工作。2.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立統(tǒng)一的檔案館，對(duì)各類檔案實(shí)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.全程管理原則：對(duì)檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理，保證檔案工作的連續(xù)性。4.服務(wù)利用原則：以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，充分開發(fā)利用檔案資源，提高檔案的利用價(jià)值。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)、質(zhì)量管理、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、數(shù)據(jù)等。3.基本建設(shè)類檔案：有關(guān)公司/組織基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等過程中形成的文件、圖紙、資料等。4.科研項(xiàng)目類檔案：公司/組織開展的科研項(xiàng)目的研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、成果鑒定等材料。5.設(shè)備儀器類檔案：設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、維修、報(bào)廢等過程中形成的文件、資料、圖紙等。6.聲像電子類檔案：照片、錄音、錄像、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交至檔案館。2.檔案收集應(yīng)做到全面、完整，確保反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)面貌。對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。4.對(duì)電子文件的收集，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，同時(shí)做好數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）收集程序1.各部門檔案收集人員在文件材料形成或辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，對(duì)符合歸檔要求的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等初步處理。2.填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。3.將整理好的檔案連同移交清單一并移交至檔案館。檔案館接收人員應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（二）分類方法1.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，采用年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限分類法。年度：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分。機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為若干類別。保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（30年）、短期（10年）。2.對(duì)于聲像電子類檔案，可按照內(nèi)容、載體形式等進(jìn)行分類，如照片可按年度、專題分類，電子文檔可按文件類型、業(yè)務(wù)類別分類等。（三）整理要求1.紙質(zhì)檔案的整理去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。對(duì)破損的文件進(jìn)行修復(fù)，字跡模糊或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行復(fù)制或字跡加固處理。按照分類方案，對(duì)文件進(jìn)行排序、編號(hào)、編目等。編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰，編目應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的內(nèi)容和排列順序。裝訂應(yīng)整齊、牢固，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂方式，避免壓字。2.聲像電子類檔案的整理照片應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，并沖印或掃描成清晰的圖像文件保存。錄音、錄像資料應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，注明錄制時(shí)間、內(nèi)容、地點(diǎn)等信息，并轉(zhuǎn)換成通用的音頻、視頻格式保存。電子文檔應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件存儲(chǔ)規(guī)范、有序。同時(shí)，應(yīng)編制電子文件目錄，記錄文件的名稱、大小、格式、存儲(chǔ)位置等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換。（三）檔案保管要求1.按照檔案的分類方案和編號(hào)順序，將檔案排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、完整，如有丟失或損壞應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的措施。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可用性。5.對(duì)聲像檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如對(duì)照片、底片應(yīng)分別存放，對(duì)錄音、錄像帶應(yīng)定期進(jìn)行轉(zhuǎn)錄，防止載體老化和損壞。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。2.保密原則：在提供檔案利用服務(wù)過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露。3.高效服務(wù)原則：以滿足利用者需求為出發(fā)點(diǎn)，簡化利用手續(xù)，提高服務(wù)效率。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)查閱、借閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱、借閱檔案。（三）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、保管期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說明查閱、借閱的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核批準(zhǔn)后，方可到檔案館辦理手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)的法律文書或行政公文，經(jīng)公司/組織審核同意后，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。4.檔案館工作人員應(yīng)對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，對(duì)符合條件的申請(qǐng)，應(yīng)按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，并做好利用登記工作。利用登記應(yīng)包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。（四）利用方式1.查閱：利用者可在檔案館指定的場所查閱檔案，檔案館工作人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：對(duì)于確需借出檔案的利用者，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對(duì)借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，借閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.價(jià)值評(píng)估原則：根據(jù)檔案對(duì)公司/組織工作的歷史查考價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和未來研究價(jià)值，綜合評(píng)估檔案的保存價(jià)值。3.動(dòng)態(tài)調(diào)整原則：隨著公司/組織的發(fā)展和工作重點(diǎn)的變化，及時(shí)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整和鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、各部門業(yè)務(wù)骨干等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其保存價(jià)值，確定保管期限。2.綜合評(píng)估法：結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容重要性、利用頻率等因素，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值。（四）鑒定程序1.定期鑒定：每年對(duì)到期檔案進(jìn)行一次鑒定。檔案館工作人員按照鑒定小組確定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)到期檔案進(jìn)行初步審查，提出鑒定意見。2.小組審議：鑒定小組對(duì)初步審查意見進(jìn)行審議，根據(jù)檔案的實(shí)際情況，確定檔案的存毀或調(diào)整保管期限。3.審批備案：鑒定結(jié)果經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)檔案管理部門備案，并按照規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處理。對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)批準(zhǔn)后予以銷毀；對(duì)保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案的查閱人次、借閱人次、利用檔案的主要內(nèi)容等。3.檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)：記錄檔案鑒定的時(shí)間、數(shù)量、存毀情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)量、利用情況、鑒定情況等進(jìn)行記錄。2.利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的基本情況、存在問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、管理、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化采集1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰、完整。2.對(duì)聲像電子類檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)整理，使其符合信息化管理系統(tǒng)的要求。（三）系統(tǒng)建設(shè)1.選用適合公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定等功能模塊。2.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（四）利用與共享1.利用信息化管理系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部人員提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。2.按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的要求，逐步推進(jìn)檔案信息的對(duì)外共享，提高檔案信息的社會(huì)利用價(jià)值。九、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案館負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的業(yè)務(wù)管理工作，制定檔案工作計(jì)劃和規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.組織檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等業(yè)務(wù)活動(dòng)，確保檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案工作人員的培訓(xùn)、考核和管理，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。4.協(xié)調(diào)與公司/組織內(nèi)部各部門的關(guān)系，爭取各方對(duì)檔案工作的支持和配合。5.定期向上級(jí)檔案管理部門匯報(bào)檔案工作情況，接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度和工作流程操作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊有序和便于查