PAGE檔案館收集征集制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案館的建設(shè)與管理，規(guī)范檔案收集征集工作，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及所屬單位形成的各類檔案的收集征集工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案收集征集工作合法合規(guī)。2.全面收集原則涵蓋公司/組織在各項活動中形成的各種載體的檔案，保證檔案的全面性和完整性。3.及時準確原則在檔案形成后及時進行收集征集，確保檔案信息的真實性和準確性。4.集中統(tǒng)一原則檔案由公司/組織檔案館集中統(tǒng)一管理，避免分散保存導(dǎo)致的檔案流失或管理混亂。二、收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等的申辦、變更及注銷材料。2.行政會議文件總經(jīng)理辦公會、董事會、黨委會等各類會議的通知、議程、決議、紀要等。3.行政管理規(guī)章制度公司/組織制定的各項行政管理規(guī)定、辦法、細則等。4.人事管理檔案員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)材料，如勞動合同、人事任免文件、績效考核表、培訓(xùn)記錄等。5.財務(wù)管理檔案財務(wù)預(yù)算、決算報告，會計憑證、賬簿、報表，審計報告，稅務(wù)申報材料等。6.法務(wù)文件合同協(xié)議、訴訟案件材料、知識產(chǎn)權(quán)文件等。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場營銷檔案市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶信息檔案等。2.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量控制文件、設(shè)備維護記錄等。3.研發(fā)創(chuàng)新檔案科研項目立項報告、研究成果報告、專利申請文件、技術(shù)資料等。4.物資采購檔案采購計劃、采購合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、物資驗收記錄等。5.銷售業(yè)務(wù)檔案銷售合同、銷售訂單、發(fā)貨記錄、售后服務(wù)檔案等。（三）項目建設(shè)類檔案1.項目前期文件項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目立項批復(fù)等。2.設(shè)計文件初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、設(shè)計變更文件等。3.工程管理文件項目招投標文件、工程承包合同、工程監(jiān)理文件、施工組織設(shè)計、工程進度報告等。4.竣工驗收文件工程竣工驗收報告、竣工決算審計報告、工程質(zhì)量評定文件等。（四）黨群工作類檔案1.黨組織建設(shè)文件黨委工作計劃、總結(jié)，黨支部工作記錄，黨員發(fā)展、教育、管理文件等。2.紀檢監(jiān)察文件黨風(fēng)廉政建設(shè)文件、違紀案件查處材料等。3.工會工作文件工會工作計劃、總結(jié)，職工代表大會文件，工會活動記錄等。4.共青團工作文件共青團工作計劃、總結(jié)，團員發(fā)展、教育、管理文件，青年活動記錄等。三、收集要求（一）文件材料齊全完整各部門及所屬單位應(yīng)確保提交的檔案材料齊全，能夠完整反映相關(guān)活動的全過程。對于重要文件的定稿、修改稿、審核意見等應(yīng)一并收集。（二）文件格式規(guī)范檔案材料應(yīng)采用規(guī)范的格式，如A4紙張打印或復(fù)印，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。電子文件應(yīng)符合通用的文件格式標準，并確保內(nèi)容可長期有效讀取。（三）分類準確按照本制度規(guī)定的收集范圍和分類標準，對檔案材料進行準確分類，便于整理、保管和利用。（四）標注清晰每份檔案材料應(yīng)標注明確的年度、保管期限、來源等信息，以便于識別和管理。四、征集范圍（一）歷史檔案反映本公司/組織發(fā)展歷程的早期文件、照片、實物等，包括成立初期的規(guī)劃、文件、領(lǐng)導(dǎo)人手跡等。（二）特色檔案具有本公司/組織特色的文件、資料、產(chǎn)品樣本、榮譽證書等，如獨特的技術(shù)工藝、知名品牌的發(fā)展歷程等相關(guān)檔案。（三）重要人物檔案與本公司/組織發(fā)展密切相關(guān)的重要人物的個人檔案，包括其在公司/組織工作期間的文件、事跡材料、照片等。（四）社會捐贈檔案接受社會各界捐贈的與公司/組織相關(guān)的檔案材料，如捐贈者提供的歷史資料、實物等。五、征集要求（一）真實性征集的檔案材料應(yīng)確保真實可靠，能夠準確反映歷史事實。對于捐贈的檔案，應(yīng)要求捐贈者提供相關(guān)證明材料，保證檔案來源合法。（二）完整性盡量征集檔案的完整版本，包括相關(guān)的附件、補充材料等，以全面展示檔案所反映的內(nèi)容。（三）合法性征集活動應(yīng)符合法律法規(guī)要求，對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行處理。六、收集征集流程（一）檔案形成部門1.各部門指定專人負責檔案的收集整理工作，按照檔案形成的時間順序和類別，定期將檔案材料進行初步分類整理。2.在檔案形成后[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案材料移交至公司/組織檔案室（或指定的檔案收集地點）。移交時應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。（二）檔案室接收1.檔案室收到檔案材料后，應(yīng)及時進行核對，檢查檔案材料是否齊全完整、格式是否規(guī)范、分類是否準確等。2.對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補充或更正相關(guān)材料。核對無誤后，將檔案材料按照規(guī)定的分類方法進行進一步整理，并錄入檔案管理系統(tǒng)。（三）征集工作流程1.發(fā)布征集公告通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、社交媒體、公告欄等渠道發(fā)布征集公告，明確征集的范圍、要求、方式等信息。征集公告應(yīng)注明聯(lián)系方式，以便社會各界人士咨詢和提供線索。2.線索收集與初步篩選對征集線索進行收集整理，由檔案管理人員對線索進行初步篩選，確定具有征集價值的線索。對于有價值的線索，及時與線索提供者取得聯(lián)系，進一步了解檔案的詳細情況。3.征集實施根據(jù)線索提供者提供的檔案信息，采取實地走訪、函件溝通、電話聯(lián)系等方式進行征集。對于捐贈的檔案，與捐贈者簽訂《檔案捐贈協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括檔案的所有權(quán)、使用權(quán)、保管責任等內(nèi)容。4.征集檔案整理與入庫對征集到的檔案進行整理，按照檔案管理的要求進行分類、編號、編目等工作。整理完成后，將征集檔案妥善保管在檔案室，并錄入檔案管理系統(tǒng)。七、檔案整理（一）分類標準按照本制度規(guī)定的收集范圍，采用年度機構(gòu)問題分類法對檔案進行分類。即先按年度劃分，再按形成檔案的部門或機構(gòu)進行區(qū)分，最后按照問題或事項進行細分。例如：20XX年行政部人事管理、20XX年財務(wù)部財務(wù)管理等。（二）編號規(guī)則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”四級編號方式。1.全宗號由公司/組織統(tǒng)一編制，用于標識整個公司/組織的檔案全宗。2.目錄號根據(jù)檔案分類情況，按類別編制目錄號，如行政管理類檔案目錄號為01，業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案目錄號為02等。3.案卷號在每個目錄下，按檔案的排列順序依次編制案卷號。4.件號對于卷內(nèi)文件，按順序編制件號。（三）編目要求1.編制案卷目錄案卷目錄應(yīng)包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等信息。題名應(yīng)準確概括案卷內(nèi)容，年度填寫檔案形成年度，保管期限按照規(guī)定填寫，頁數(shù)統(tǒng)計案卷內(nèi)文件的總頁數(shù)，備注可填寫特殊說明事項。2.編制卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括順序號、文號、責任者、題名、日期、頁號、備注等信息。順序號為文件在卷內(nèi)的排列順序，文號填寫文件的發(fā)文字號，責任者為文件的形成部門或個人，題名應(yīng)與文件標題一致，日期填寫文件形成日期，頁號填寫文件所在頁碼，備注可填寫文件的特殊情況說明。3.編制備考表備考表應(yīng)置于案卷尾頁，說明本卷檔案的整理情況，包括文件數(shù)量、缺損情況、整理人、檢查人、日期等信息。八、檔案保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)具備適宜的保管條件，保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案室應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。3.檔案架應(yīng)牢固、整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架應(yīng)按照檔案分類順序排列，標識清晰。（二）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。1.永久保管檔案凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要會議記錄、重要人事任免文件、財務(wù)審計報告等。2.長期保管檔案對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。如一般行政管理文件、業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中的一般性文件等。3.短期保管檔案對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年以下。如臨時性的通知、一般性的報表等。（三）檔案保管制度1.定期檢查制度檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、有無損壞等情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。2.安全保密制度嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案室。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案管理系統(tǒng)的賬號和密碼，防止檔案信息泄露。對于涉及機密的檔案，應(yīng)按照保密要求進行單獨保管，并嚴格限制查閱范圍。3.檔案修復(fù)與保護制度對破損、褪色、霉變等有問題的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)和保護。修復(fù)檔案應(yīng)采用專業(yè)的方法和材料，確保檔案的原始信息不受損害。對于重要檔案，可采取復(fù)制備份等方式進行保護，防止檔案原件丟失或損壞。九、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進行查閱。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及個人權(quán)益的檔案，本人可按照規(guī)定申請查閱。（二）利用手續(xù)1.填寫申請表查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并由申請人簽字。2.審批流程申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案室負責人審批。對于涉及重要檔案或機密檔案的查閱申請，還需報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱登記審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，進行檔案查找和提供。查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字登記，注明查閱時間、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.查閱限制查閱檔案應(yīng)在檔案室指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、污損、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用反饋1.檔案利用結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上注明歸還時間。2.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行跟蹤反饋，了解查閱人對檔案的使用效果，收集查閱人的意見和建議，以便不斷改進檔案管理工作。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案收集征集、整理保管、利用等工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司/組織內(nèi)部相關(guān)部門人員組成，負責對檔案管理工作進行全面監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、方式、時間等要求。檢查過程中應(yīng)詳細記錄發(fā)現(xiàn)的問題，并及時向檔案管理部門反饋。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)監(jiān)督小組反饋的問題，及時進行整改，并將整改情況報告監(jiān)督小組。（二）考核辦法1.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入公司/組織各部門績效考核體系?？己藘?nèi)容包括檔案收集征集的及時性、完整性