企業(yè)辦公文件存檔與管理制度一、總則為規(guī)范企業(yè)辦公文件的形成、收集、整理、歸檔與利用工作，保證文件的安全、完整與高效流轉(zhuǎn)，提高管理效率，依據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案管理規(guī)定及企業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。本制度適用于企業(yè)各部門(mén)及全體員工在辦公活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)紙質(zhì)文件和電子文件的存檔管理。二、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本制度適用于企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中各類(lèi)具有保存價(jià)值的文件管理，典型應(yīng)用場(chǎng)景包括：日常辦公類(lèi)：各部門(mén)收發(fā)的正式文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示報(bào)告、內(nèi)部通知等；項(xiàng)目管理類(lèi)：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、合同協(xié)議、過(guò)程記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果材料等；人事管理類(lèi)：?jiǎn)T工入職檔案、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)材料、薪資調(diào)整文件等；財(cái)務(wù)管理類(lèi)：預(yù)算報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)材料等（涉及發(fā)票等財(cái)務(wù)憑證需按財(cái)務(wù)專項(xiàng)規(guī)定管理）；合同管理類(lèi)：業(yè)務(wù)合同、采購(gòu)合同、服務(wù)協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議及相關(guān)的審批文件、履行記錄等；年度總結(jié)類(lèi)：企業(yè)年度工作總結(jié)、部門(mén)年度報(bào)告、大事記、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；特殊載體類(lèi)：具有保存價(jià)值的電子文檔（如郵件、掃描件、設(shè)計(jì)圖紙）、音像資料（如會(huì)議錄音、活動(dòng)照片）等。三、文件分類(lèi)與歸檔范圍（一）文件分類(lèi)按層級(jí)分類(lèi)：企業(yè)級(jí)文件（如戰(zhàn)略規(guī)劃、管理制度）、部門(mén)級(jí)文件（如部門(mén)工作計(jì)劃、內(nèi)部流程）、專項(xiàng)文件（如項(xiàng)目文件、合同文件）；按性質(zhì)分類(lèi)：行政類(lèi)文件、業(yè)務(wù)類(lèi)文件、人事類(lèi)文件、財(cái)務(wù)類(lèi)文件、法務(wù)類(lèi)文件等；按載體分類(lèi)：紙質(zhì)文件、電子文件（含文檔、表格、圖片、音視頻等）。（二）歸檔范圍凡反映企業(yè)主要職能活動(dòng)、具有歷史查考價(jià)值、利用價(jià)值的文件材料，均需歸檔，包括：上級(jí)單位發(fā)來(lái)的需辦理的文件、企業(yè)上報(bào)的文件；企業(yè)內(nèi)部形成的各類(lèi)正式文件（含審批稿、定稿、附件）；反映企業(yè)業(yè)務(wù)活動(dòng)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目材料；員工招聘、培訓(xùn)、考核、離職等人事材料；財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、憑證等財(cái)務(wù)材料；會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)資料等具有保存價(jià)值的其他材料。四、文件存檔管理全流程操作指南（一）文件收集與整理責(zé)任主體：各部門(mén)文件由部門(mén)指定專人（如部門(mén)文員）負(fù)責(zé)收集，檔案管理員統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。操作步驟：（1）文件收集：文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦人將文件正本（含電子版）提交至部門(mén)收集人，保證文件齊全（含審批簽字、附件等）；（2）分類(lèi)排序：收集人按文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)（層級(jí)、性質(zhì)、載體）對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)，按時(shí)間順序或邏輯順序排序；（3）編頁(yè)與裝訂：紙質(zhì)文件逐頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)碼（采用阿拉伯?dāng)?shù)字，正面右下角、背面左下角），去除金屬夾，使用線繩或裝訂器裝訂成冊(cè)；電子文件按“部門(mén)-年份-文件類(lèi)別”命名（如“行政部-2023-會(huì)議紀(jì)要-001”），存儲(chǔ)于指定服務(wù)器文件夾。（二）文件鑒定與價(jià)值判定責(zé)任主體：部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理員組成鑒定小組。操作步驟：（1）價(jià)值判定：每季度末，鑒定小組對(duì)收集的文件進(jìn)行價(jià)值評(píng)估，區(qū)分“永久保存”“長(zhǎng)期保存（10-30年）”“短期保存（3-10年）”三類(lèi)；（2）保管期限確定：根據(jù)文件重要性及利用需求，參照《企業(yè)文件保管期限表》（見(jiàn)模板1）確定保管期限，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的文件按規(guī)定銷(xiāo)毀。（三）文件歸檔移交責(zé)任主體：部門(mén)收集人、檔案管理員*。操作步驟：（1）歸檔時(shí)間：次年1月31日前，各部門(mén)完成上一年度文件歸檔；項(xiàng)目文件在項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。（2）移交手續(xù)：紙質(zhì)文件：填寫(xiě)《文件歸檔移交清單》（見(jiàn)模板2），一式兩份，部門(mén)與檔案室各執(zhí)一份，雙方簽字確認(rèn)后移交；電子文件：刻錄光盤(pán)或至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，填寫(xiě)《電子文件歸檔登記表》（見(jiàn)模板3），注明存儲(chǔ)路徑、文件數(shù)量、校驗(yàn)碼等信息，由檔案管理員*核對(duì)無(wú)誤后簽收。（四）檔案保管與維護(hù)責(zé)任主體：檔案管理員*。操作步驟：（1）存放要求：紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜，庫(kù)房保持通風(fēng)、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），防火、防蟲(chóng)、防潮、防盜；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，定期（每月）進(jìn)行備份，異地備份介質(zhì)（如移動(dòng)硬盤(pán)）存放在安全地點(diǎn)。（2）定期檢查：每半年對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行抽樣檢查，查看有無(wú)霉變、蟲(chóng)蛀；每季度對(duì)電子檔案進(jìn)行備份有效性檢測(cè)，保證數(shù)據(jù)可讀。（五）檔案利用與借閱責(zé)任主體：借閱人、檔案管理員、部門(mén)負(fù)責(zé)人。操作步驟：（1）借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案時(shí)，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板4），注明檔案名稱、卷號(hào)、借閱用途、借閱期限，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人*審批后提交檔案室；（2）借閱管理：紙質(zhì)檔案：原則上僅限在檔案室查閱，確需借出須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)，借閱期限不超過(guò)5個(gè)工作日，逾期未歸還需續(xù)借；電子檔案：通過(guò)檔案管理系統(tǒng)在線查閱，敏感文件需經(jīng)審批，且不得外傳；（3）歸還與登記：借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理員*需核對(duì)文件完整性，無(wú)誤后在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（六）檔案鑒定與銷(xiāo)毀責(zé)任主體：檔案鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員、法務(wù)專員*組成）。操作步驟：（1）鑒定啟動(dòng)：達(dá)到保管期限的檔案，由檔案管理員*提出鑒定意見(jiàn)，報(bào)鑒定小組審核；（2）銷(xiāo)毀審批：對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀審批表》（見(jiàn)模板5），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀；（3）銷(xiāo)毀執(zhí)行：銷(xiāo)毀時(shí)需有兩名以上人員監(jiān)銷(xiāo)，紙質(zhì)檔案采用粉碎或焚燒方式，電子檔案進(jìn)行徹底刪除（不可恢復(fù)），監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)，銷(xiāo)毀記錄永久保存。五、常用管理工具模板模板1：企業(yè)文件保管期限表文件類(lèi)別具體內(nèi)容保管期限備注企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃類(lèi)企業(yè)中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃、年度工作計(jì)劃永久含審批稿及定稿管理制度類(lèi)各類(lèi)管理辦法、崗位職責(zé)、流程文件長(zhǎng)期（30年）最新版本有效，舊版作廢存檔會(huì)議文件類(lèi)董事會(huì)、辦公會(huì)等重要會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期（20年）含原始記錄及決議文件項(xiàng)目管理類(lèi)項(xiàng)目立項(xiàng)、驗(yàn)收、總結(jié)報(bào)告長(zhǎng)期（15年）含過(guò)程資料及合同人事管理類(lèi)員工勞動(dòng)合同、離職檔案長(zhǎng)期（10年）員工離職后存檔財(cái)務(wù)管理類(lèi)年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告長(zhǎng)期（30年）含憑證、賬簿合同協(xié)議類(lèi)業(yè)務(wù)合同、采購(gòu)合同合同終止后10年含履行記錄日常行政類(lèi)工作總結(jié)、通知、函件短期（5年）無(wú)需長(zhǎng)期保存的文件模板2：文件歸檔移交清單移交部門(mén)移交人接收人移交日期年度/項(xiàng)目名稱行政部張*李*2024-01-152023年度序號(hào)文件名稱文件編號(hào)份數(shù)頁(yè)數(shù)1年度工作總結(jié)XZ-2023-0011152會(huì)議紀(jì)要XZ-2023-00218……………部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：____________檔案室接收簽字：____________模板3：電子文件歸檔登記表歸檔部門(mén)歸檔人歸檔日期存儲(chǔ)方式存儲(chǔ)路徑市場(chǎng)部王*2024-01-20刻錄光盤(pán)服務(wù)器：D:\2023序號(hào)文件名稱文件類(lèi)型文件大小校驗(yàn)碼1項(xiàng)目可行性報(bào)告.docx2.5MBA3B5C8…2活動(dòng)照片集.zip156MB9F2E1D………………檔案管理員核對(duì)簽字：____________模板4：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人所在部門(mén)借閱日期歸還日期趙*財(cái)務(wù)部2024-02-202024-02-25檔案名稱卷號(hào)/編號(hào)借閱用途借閱方式2023年度財(cái)務(wù)報(bào)表CW-2023-005審計(jì)核查檔案室查閱部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：____________檔案管理員審批：____________模板5：檔案銷(xiāo)毀審批表檔案類(lèi)別銷(xiāo)毀卷數(shù)銷(xiāo)毀原因保管期限已達(dá)保管期限日常行政類(lèi)50卷無(wú)保存價(jià)值短期（5年）是鑒定小組意見(jiàn)：經(jīng)審核，該批檔案無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值，同意銷(xiāo)毀。簽字：____________（組長(zhǎng)）____________（成員）____________（成員）日期：2024-01-10分管領(lǐng)導(dǎo)審批：____________日期：2024-01-12監(jiān)銷(xiāo)人：____________銷(xiāo)毀人：____________日期：2024-01-15六、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避責(zé)任明確：各部門(mén)需指定專人負(fù)責(zé)文件收集與初步整理，檔案管理員*負(fù)責(zé)歸檔、保管與利用的全程監(jiān)督，保證責(zé)任到人；流程規(guī)范：嚴(yán)格按“收集-整理-鑒定-歸檔-保管-利用-銷(xiāo)毀”流程操作，杜絕文件漏歸、錯(cuò)歸；保密要求：涉密文件需按企業(yè)保密制度單獨(dú)管理，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*批準(zhǔn)，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、外傳；電子檔案安全：電子文件需定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失；重要電子文件需加密存儲(chǔ)，訪問(wèn)權(quán)限嚴(yán)格控制；時(shí)間節(jié)點(diǎn)：文件形成后3日內(nèi)收集，次年1月底前完成歸檔，項(xiàng)目結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔，保證及時(shí)