合同信息管理及執(zhí)行狀況表工具指南一、適用場景與價值定位在企業(yè)運營中，合同管理是連接業(yè)務、法務、財務等環(huán)節(jié)的核心紐帶。本工具適用于以下場景：法務部門：集中監(jiān)控合同全生命周期，規(guī)避法律風險；項目部：跟蹤合同執(zhí)行進度，保證項目按約定推進；財務部門：關聯(lián)合同條款與付款節(jié)點，規(guī)范資金管理；業(yè)務部門：實時掌握合作方履約情況，輔助決策調整。通過系統(tǒng)化記錄合同信息與執(zhí)行動態(tài)，可實現(xiàn)“風險前置、進度可視、責任到人”，提升管理效率，減少因信息不對稱導致的糾紛或延誤。二、操作流程與實施步驟（1）前期準備：資料收集與工具初始化收集基礎資料：獲取合同文本、雙方主體信息（如公司名稱、統(tǒng)一社會信用代碼）、關鍵條款（金額、履行期限、違約責任等）；明確管理分工：指定合同負責人（如經(jīng)理）、執(zhí)行對接人（如專員）、財務審核人（如會計），保證各角色職責清晰；定制化調整模板：根據(jù)企業(yè)需求（如行業(yè)特性、合同類型），在模板中增減字段（如添加“驗收標準”“質保期”等）。（2）信息錄入：構建合同檔案庫填寫基礎信息：在表格中錄入合同編號（建議按“年份-部門-序號”規(guī)則編制）、合同名稱（需體現(xiàn)合作方與核心內容，如“公司與公司采購合同”）、簽訂日期、生效日期、合同金額（含大寫）、合作方全稱及聯(lián)系人（某公司，聯(lián)系人某經(jīng)理）；錄入核心條款：明確履行期限（起始/結束日期）、主要交付物（如“設備10臺”“服務期12個月”）、付款節(jié)點（如“預付30%到貨付60%質保10%”）、違約責任摘要（如“逾期付款按日0.05%支付違約金”）；關聯(lián)附件索引：標注合同掃描件、補充協(xié)議、技術參數(shù)表等附件的存儲路徑（如“企業(yè)云盤-合同庫-2024-采購-001”）。（3）執(zhí)行跟蹤：動態(tài)監(jiān)控履約進展設置關鍵節(jié)點：根據(jù)合同條款拆解執(zhí)行里程碑（如“預付款支付到貨驗收最終驗收付款”），明確各節(jié)點負責人及計劃完成時間；定期更新狀態(tài)：執(zhí)行對接人每周/每月更新節(jié)點進展（如“2024-03-15：預付款已支付，狀態(tài)‘已完成’；2024-04-20：到貨驗收中，狀態(tài)‘進行中’”），并記錄實際完成時間與計劃時間的偏差；記錄異常情況：若出現(xiàn)延遲、違約或爭議，需詳細說明原因（如“供應商生產(chǎn)延誤，到貨日期延后7天”）、影響評估（如“項目整體進度順延，已啟動違約條款協(xié)商”）及應對措施（如“與供應商簽訂補充協(xié)議，調整交付時間”）。（4）變更與歸檔：保證信息閉環(huán)合同變更管理：若發(fā)生條款修改（如金額、履行期限），需填寫“變更記錄”模塊，注明變更內容、審批流程（如“法務審核-總經(jīng)理批準-雙方蓋章”）、生效日期，并關聯(lián)原合同編號；歸檔與總結：合同履行完畢或終止后，更新狀態(tài)為“已歸檔”，并附執(zhí)行總結（如“按期完成，無違約情況”“存在爭議，已通過訴訟解決”），最終移交檔案管理部門存儲。三、模板表格結構與字段說明合同信息管理及執(zhí)行狀況表模塊字段名稱填寫說明示例基礎信息合同編號企業(yè)唯一編碼，按規(guī)則編制CG-2024-采購-001合同名稱?體現(xiàn)合作方與核心內容公司與公司設備采購合同簽訂日期合同簽署的年月日2024-01-15生效日期合同開始具備法律效力的日期2024-01-20合同金額（元）含大寫金額，明確幣種1,000,000.00（壹佰萬元整）合作方信息全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、聯(lián)系人、聯(lián)系方式（僅工作電話）科技有限公司，聯(lián)系人經(jīng)理，電話010-xxxx核心條款履行期限起始至結束日期，或關鍵節(jié)點時間2024-02-01至2024-08-31主要交付物/服務內容簡述合同標的物或服務范圍交付型號設備10臺，含安裝調試付款節(jié)點分階段付款比例及條件預付30%到貨付60%質保10%違約責任摘要關鍵違約條款簡要記錄逾期交貨按日0.1%支付違約金執(zhí)行跟蹤當前執(zhí)行階段待執(zhí)行/進行中/已完成/已終止進行中關鍵節(jié)點計劃/實際完成時間按里程碑記錄計劃與實際日期計劃到貨：2024-04-10；實際到貨：2024-04-18節(jié)點負責人每個節(jié)點的對接人到貨驗收：專員進展說明正常進展需簡述狀態(tài)，異常需說明原因及措施設備已到貨，正在調試，延遲8天因供應商物流問題風險提示潛在風險（如對方履約能力不足、政策變化）及應對建議對方近期資金緊張，建議縮短付款周期變更記錄變更日期合同條款修改的生效日期2024-05-10變更內容摘要修改的具體條款（如金額、期限）履行期限延長至2024-09-30審批流程內部審批環(huán)節(jié)（如法務-財務-總經(jīng)理）法務審核通過，總經(jīng)理批準關聯(lián)附件變更協(xié)議、審批單等文件存儲路徑企業(yè)云盤-合同變更-2024-采購-001-補充協(xié)議.pdf歸檔信息歸檔日期合同履行完畢或終止后的歸檔時間2024-10-01執(zhí)行總結整體履約情況、爭議結果、經(jīng)驗教訓按期完成，無重大爭議，需加強供應商交期管理檔案編號企業(yè)檔案管理部門歸檔編號DA-2024-001四、使用規(guī)范與風險提示信息準確性原則合同編號、金額、日期等關鍵信息需與合同文本完全一致，避免因錄入錯誤導致管理偏差；合作方信息需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實，保證主體合法。動態(tài)更新要求執(zhí)行進展需至少每月更新一次，重大項目（如金額超50萬元或履行超6個月）需每周跟蹤，保證信息實時性；合同變更后24小時內完成表格更新，同步通知法務、財務等相關部門。權限與保密管理根據(jù)角色設置查看/編輯權限（如業(yè)務部門可查看本部門合同，法務部門可全權編輯），避免信息泄露；涉及商業(yè)秘密的合同（如核心技術合作），需在“備注”欄標注“保密”，僅限授權人員查閱。風險防控要點對“逾期未完成”“違約提示”等異常狀態(tài)，合同負責人需在3個工作日內發(fā)起風險預警，上報分管領導；定期（每季度）對執(zhí)行狀況表進行復盤，分析高頻問題（如延遲交付、付款爭議），優(yōu)化合同模板或審批流程。歸檔合規(guī)性電子檔案需備份