合同管理與審批電子化工具使用指南一、適用工作場景與角色需求本工具適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同的全生命周期管理，覆蓋合同起草、審批、簽署、歸檔、查詢等環(huán)節(jié)，滿足多角色協(xié)同需求：業(yè)務(wù)申請人（如銷售專員、采購經(jīng)理）：負(fù)責(zé)發(fā)起合同申請，填寫合同基礎(chǔ)信息并附件，跟蹤審批進(jìn)度。部門審批人（如部門總監(jiān)、分管領(lǐng)導(dǎo)）：對合同內(nèi)容、業(yè)務(wù)合規(guī)性進(jìn)行審核，確認(rèn)通過后提交下一環(huán)節(jié)。法務(wù)專員：審核合同條款合法性、風(fēng)險點(diǎn)，提出修改意見并跟蹤整改。財務(wù)專員：核對合同金額、付款方式、稅務(wù)條款等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容。系統(tǒng)管理員：維護(hù)合同模板庫、審批流程配置、用戶權(quán)限及數(shù)據(jù)安全。典型場景包括：銷售合同審批、采購合同簽訂、服務(wù)協(xié)議簽署、勞動合同管理、保密協(xié)議審批等，支持跨部門、跨地域協(xié)同，減少紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，提升效率。二、全流程操作步驟詳解1.合同發(fā)起與信息填寫操作主體：業(yè)務(wù)申請人步驟說明：（1）登錄系統(tǒng)，選擇“合同發(fā)起”模塊，根據(jù)合同類型（如“銷售合同”“采購合同”）選擇對應(yīng)模板。（2）填寫合同基礎(chǔ)信息，包括合同編號（系統(tǒng)自動或手動填寫，需唯一）、合同名稱（需體現(xiàn)雙方主體及核心內(nèi)容，如“公司與供應(yīng)商采購設(shè)備合同”）、甲方/乙方信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人等）、合同金額（大寫+小寫）、簽訂日期、履行期限、主要條款（如標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等）。（3）附件（如技術(shù)協(xié)議、報價單、資質(zhì)證明等），支持PDF、Word、Excel等格式，單個附件不超過10MB，總附件不超過50MB。（4）填寫完成后，“保存草稿”或“提交審批”，提交前需檢查信息完整性，保證必填項無遺漏。2.審批流程配置與執(zhí)行操作主體：系統(tǒng)管理員（首次配置）/業(yè)務(wù)申請人（發(fā)起時選擇）/各級審批人步驟說明：（1）審批流程配置（系統(tǒng)管理員操作）：登錄系統(tǒng)后臺，進(jìn)入“審批流程管理”，根據(jù)合同類型設(shè)置審批鏈（如“銷售合同”審批鏈為“業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人→法務(wù)專員→財務(wù)專員→分管領(lǐng)導(dǎo)”）。設(shè)置審批角色、審批方式（會簽或或簽）、審批時限（如每個環(huán)節(jié)不超過3個工作日），支持“條件審批”（如金額≥10萬元需分管領(lǐng)導(dǎo)審批，金額＜10萬元由部門負(fù)責(zé)人審批即可）。（2）審批執(zhí)行（各級審批人操作）：審批人收到待辦通知后，進(jìn)入“待辦審批”模塊查看合同詳情及附件。審批意見選擇：“通過”（直接進(jìn)入下一環(huán)節(jié)）、“駁回”（需填寫駁回理由，返回發(fā)起人修改）、“轉(zhuǎn)交”（可轉(zhuǎn)給其他審批人，需注明轉(zhuǎn)交原因）。審批時限內(nèi)未操作，系統(tǒng)自動提醒；超時未處理，系統(tǒng)自動提交至下一環(huán)節(jié)或觸發(fā)超時預(yù)警。3.法務(wù)與財務(wù)專項審核操作主體：法務(wù)專員、財務(wù)專員步驟說明：（1）法務(wù)審核：重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)、是否存在法律風(fēng)險（如違約責(zé)任是否明確、知識產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰）、主體資質(zhì)是否有效（如乙方是否具備相關(guān)經(jīng)營許可）。對存在問題的條款，在“審核意見”欄填寫具體修改建議（如“建議增加‘不可抗力’條款”“付款節(jié)點(diǎn)需與交付進(jìn)度掛鉤”），并退回發(fā)起人或標(biāo)記“待修改后重新提交”。（2）財務(wù)審核：核對合同金額與預(yù)算是否匹配、付款方式是否符合財務(wù)制度（如預(yù)付款比例≤30%）、開票信息（如發(fā)票類型、稅率）是否準(zhǔn)確、資金安排是否合理。審核通過后提交下一環(huán)節(jié)；不通過則說明原因（如“超出預(yù)算，需補(bǔ)充預(yù)算審批”），退回發(fā)起人。4.合同簽署與生效操作主體：業(yè)務(wù)申請人、雙方簽署人步驟說明：（1）審批通過后，系統(tǒng)自動“待簽署合同”，業(yè)務(wù)申請人確認(rèn)合同內(nèi)容無誤，“發(fā)起簽署”。（2）選擇簽署方式：電子簽署：通過系統(tǒng)對接的第三方電子簽章平臺（如e簽寶、法大大），發(fā)起雙方簽署。簽署人需實(shí)名認(rèn)證（如人臉識別、銀行卡驗證），在指定位置（如甲方蓋章處、法定代表人簽字處）完成電子簽章。線下簽署：如需紙質(zhì)合同，系統(tǒng)可打印版PDF，由雙方線下簽字蓋章后，由業(yè)務(wù)申請人掃描至系統(tǒng)，時需簽署頁與頁合并為一個PDF文件。（3）簽署完成后，系統(tǒng)自動將合同狀態(tài)更新為“已生效”，并通過消息通知發(fā)送給相關(guān)方。5.歸檔與查詢管理操作主體：系統(tǒng)管理員、業(yè)務(wù)申請人步驟說明：（1）自動歸檔：合同生效后，系統(tǒng)自動將合同信息、審批記錄、簽署文件等數(shù)據(jù)歸檔至“合同檔案庫”，按合同編號、類型、生效時間等維度分類存儲。（2）手動歸檔：如需補(bǔ)充歸檔（如線下簽署的紙質(zhì)合同掃描件），業(yè)務(wù)申請人可進(jìn)入“合同歸檔”模塊附件，并填寫歸檔說明。（3）查詢與統(tǒng)計：支持按合同編號、合同名稱、甲方/乙方名稱、簽署日期、審批狀態(tài)等條件進(jìn)行模糊查詢或精確查詢，可查看合同詳情、審批流程軌跡、簽署文件等。提供統(tǒng)計功能，如“按合同類型統(tǒng)計數(shù)量”“按部門統(tǒng)計審批耗時”“按月份統(tǒng)計合同金額”等，可視化報表（如柱狀圖、折線圖），輔助管理決策。三、核心數(shù)據(jù)記錄模板1.合同基本信息表字段名稱填寫要求示例合同編號系統(tǒng)自動或按規(guī)則手動填寫（如“CG-2024-001”），需唯一CG-2024-001合同名稱需體現(xiàn)雙方主體及核心內(nèi)容，簡潔明確科技有限公司與商貿(mào)有限公司采購合同合同類型單選：銷售合同/采購合同/服務(wù)合同/勞動合同/其他采購合同甲方信息填寫單位全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系方式科技有限公司；91110108；北京市區(qū)路號；；乙方信息同甲方信息商貿(mào)有限公司；91110109；上海市區(qū)路號；；1395678合同金額（大寫）中文大寫，后加“整”字（如“人民幣壹萬元整”）人民幣壹萬元整合同金額（小寫）阿拉伯?dāng)?shù)字，保留兩位小數(shù)10,000.00履行期限起止日期或具體期限（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）2024年1月1日至2024年12月31日主要條款摘要簡述標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等核心內(nèi)容（不超過200字）采購辦公設(shè)備100臺，質(zhì)量符合國家標(biāo)準(zhǔn)，分三期付款，簽約付30%附件清單列出的文件名稱及數(shù)量報價單1份、技術(shù)協(xié)議1份2.合同審批流程表審批環(huán)節(jié)審批角色審批人審批意見審批時間審批狀態(tài)備注（如駁回原因）發(fā)起申請業(yè)務(wù)申請人-2024-01-1009:00待審批部門審核部門負(fù)責(zé)人趙六通過2024-01-1014:30已通過法務(wù)審核法務(wù)專員周七待修改后重新提交2024-01-1110:15待修改“違約責(zé)任條款需補(bǔ)充具體賠償比例”業(yè)務(wù)修改業(yè)務(wù)申請人已修改2024-01-1116:00待審批修改后重新提交法務(wù)審核法務(wù)專員周七通過2024-01-1209:30已通過財務(wù)審核財務(wù)專員吳八通過2024-01-1211:00已通過最終審批分管領(lǐng)導(dǎo)鄭九通過2024-01-1215:00已通過3.合同變更記錄表變更合同編號變更內(nèi)容摘要變更申請人變更申請時間審批結(jié)果生效日期變更后附件名稱CG-2024-001履行期限延長3個月2024-03-01通過2024-03-05變更協(xié)議1份CG-2024-002合同金額增加2萬元2024-04-10駁回-（駁回原因：超出預(yù)算）四、使用過程中的關(guān)鍵提示信息準(zhǔn)確性要求：合同編號、雙方主體信息、金額等關(guān)鍵內(nèi)容需與實(shí)際業(yè)務(wù)一致，避免因信息錯誤導(dǎo)致法律風(fēng)險；統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶等資質(zhì)信息需定期核對，保證有效性。審批流程規(guī)范：審批人需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核，嚴(yán)禁超時未處理或“先簽字后補(bǔ)流程”；駁回合同時需明確具體原因，發(fā)起人根據(jù)意見修改后需重新提交審批，不得跳過環(huán)節(jié)。合同安全管理：電子簽章需由本人通過實(shí)名認(rèn)證操作，嚴(yán)禁代簽；合同檔案庫數(shù)據(jù)需定期備份（建議每月備份一次），系統(tǒng)管理員需定期檢查訪問日志，防止數(shù)據(jù)泄露或篡改。變更與終止管理：合同內(nèi)容變更需通過“變更申請”流程發(fā)起，經(jīng)審批通過后簽署變更協(xié)議，原合同同時失效；合同終止需填寫終止原因（如“履行完畢”“協(xié)商解除”），并附相關(guān)證明材料（如雙方確認(rèn)的終止函）。歸檔與查詢規(guī)范：線下簽署的紙質(zhì)合同需在簽署后5個工作日內(nèi)完成掃描，保證電子