會議記錄與會議紀(jì)要撰寫工具模板一、適用范圍與常見應(yīng)用場景二、會議記錄與紀(jì)要撰寫全流程步驟（一）會前準(zhǔn)備：奠定高效記錄基礎(chǔ)明確會議核心信息提前與會議組織者（如主持人、發(fā)起人）確認(rèn)會議目的、核心議題、預(yù)期成果及時間安排，避免記錄偏離主題。若會議有議程表，提前獲取并熟悉，標(biāo)注需重點(diǎn)關(guān)注或決策的環(huán)節(jié)。梳理參會人員信息確認(rèn)主持人、記錄人（通常為指定人員或會議秘書）、核心參會人及列席人員名單，記錄其職務(wù)（如“*總監(jiān)”“主管”“專員”），便于后續(xù)紀(jì)要中明確責(zé)任主體。提前知曉參會人員背景（如所屬部門、負(fù)責(zé)領(lǐng)域），有助于準(zhǔn)確記錄其發(fā)言觀點(diǎn)。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會議類型選擇記錄工具：常規(guī)會議可使用電子文檔（如Word、Excel）或會議紀(jì)要模板；線上會議可結(jié)合協(xié)作工具（如騰訊文檔、飛書）實(shí)時同步記錄。打印或打開本模板“會議紀(jì)要模板表格”（見第三部分），提前填寫“會議基本信息”欄（如會議名稱、時間、地點(diǎn)等）。（二）會中記錄：保證信息全面準(zhǔn)確記錄基本信息實(shí)時填寫會議時間（精確到分鐘，如“2023年10月26日14:00-16:30”）、地點(diǎn)（線下會議室編號/線上會議）、主持人及記錄人姓名（用號代替，如“經(jīng)理”）。標(biāo)注參會人員簽到情況：實(shí)到人員（含職務(wù)）、請假人員（注明原因，如“*主管因出差請假”）。按議程記錄核心內(nèi)容議題討論：按議程順序逐項(xiàng)記錄，每個議題下需包含：討論背景（如“Q3項(xiàng)目進(jìn)度滯后原因分析”）；主要發(fā)言觀點(diǎn)（記錄關(guān)鍵人核心觀點(diǎn)，避免逐字復(fù)述，如“*技術(shù)部提出：開發(fā)資源不足是主因，需增派2名開發(fā)人員”）；不同意見或爭議點(diǎn)（如“*市場部認(rèn)為：需求變更頻繁導(dǎo)致返工，需優(yōu)化需求流程”）。決策事項(xiàng)：明確標(biāo)注“決議”字樣，記錄最終結(jié)論（如“決議：優(yōu)先保障核心模塊開發(fā)，需求變更需提交書面申請”）。聚焦行動項(xiàng)（關(guān)鍵環(huán)節(jié)）對會議確定的待辦任務(wù)，單獨(dú)記錄“行動項(xiàng)清單”，包含：任務(wù)內(nèi)容（如“完成需求變更流程文檔”）；負(fù)責(zé)人（明確到具體人，如“*專員”）；完成時間（精確到日期，如“2023年10月30日前”）；所需支持（如“需*經(jīng)理協(xié)調(diào)法務(wù)部審核流程”）。記錄輔助信息附件清單（如會議中提及的《項(xiàng)目進(jìn)度表》《需求文檔V2.0》）；下次會議安排（如有，明確時間、議題及初步方向）。（三）會后整理：提煉規(guī)范紀(jì)要文檔核對與補(bǔ)充信息會議結(jié)束后1小時內(nèi)，根據(jù)記錄初稿核對關(guān)鍵信息：決議事項(xiàng)、行動項(xiàng)負(fù)責(zé)人及時間是否準(zhǔn)確，與參會人員（尤其是主持人）確認(rèn)模糊表述，避免遺漏。提煉與結(jié)構(gòu)化紀(jì)要按“會議基本信息-會議議程與討論-決議事項(xiàng)-行動項(xiàng)-附件-后續(xù)安排”結(jié)構(gòu)整理，去除冗余內(nèi)容，突出“決策結(jié)果”和“待辦任務(wù)”。語言需簡潔、客觀，避免主觀評價（如“部門的方案不合理”改為“部門提出方案，需進(jìn)一步評估可行性”）。審核與分發(fā)紀(jì)要初稿完成后，提交主持人審核，確認(rèn)無誤后標(biāo)注“最終版”及“簽發(fā)日期”（如“2023年10月26日簽發(fā)”）。通過郵件或協(xié)作工具分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)方，抄送上級領(lǐng)導(dǎo)（如需），并提醒行動項(xiàng)負(fù)責(zé)人按時反饋進(jìn)度。三、標(biāo)準(zhǔn)化會議紀(jì)要模板表格會議基本信息會議名稱例：2023年Q4產(chǎn)品規(guī)劃推進(jìn)會會議時間例：2023年10月26日14:00-16:30會議地點(diǎn)例：公司3樓會議室A/線上會議（騰訊會議號：*–）主持人*總監(jiān)記錄人*助理參會人員（含職務(wù)）經(jīng)理（市場部）、主管（技術(shù)部）、專員（產(chǎn)品部）、主管（運(yùn)營部）缺席人員及原因*主管（客服部，因緊急客戶投訴處理請假）會議主題明確Q4產(chǎn)品核心功能優(yōu)先級及資源分配方案會議議程與討論記錄決議事項(xiàng)議程1：Q4產(chǎn)品功能優(yōu)先級討論討論背景：基于用戶調(diào)研反饋，需確定3個核心功能開發(fā)順序。-經(jīng)理（市場部）：用戶最關(guān)注“智能推薦”功能，建議優(yōu)先開發(fā)；-主管（技術(shù)部）：“智能推薦”開發(fā)周期長（約6周），建議先開發(fā)“用戶畫像”功能（周期2周），為后續(xù)推薦功能打基礎(chǔ)；-*專員（產(chǎn)品部）：“用戶畫像”需數(shù)據(jù)中臺支持，當(dāng)前數(shù)據(jù)不完整，建議同步推進(jìn)數(shù)據(jù)中臺搭建。決議：1.優(yōu)先開發(fā)“用戶畫像”功能，由技術(shù)部主管負(fù)責(zé)，10月30日前完成需求文檔；2.數(shù)據(jù)中臺搭建由運(yùn)營部主管牽頭，與產(chǎn)品部*專員對接，11月5日前提交初步方案。議程2：資源分配方案討論背景：現(xiàn)有開發(fā)人員8人，需同時支持3個功能開發(fā)。-主管（技術(shù)部）：需增派2名開發(fā)人員，否則無法按期完成；-經(jīng)理（市場部）：可從臨時項(xiàng)目組調(diào)配1人，另1名需人力資源部緊急招聘。決議：1.人力資源部*經(jīng)理負(fù)責(zé)緊急招聘1名開發(fā)工程師，11月10日前到崗；2.臨時項(xiàng)目組抽調(diào)1名開發(fā)人員支持技術(shù)部，11月1日前到位。行動項(xiàng)清單負(fù)責(zé)人完成時間所需支持備注完成“用戶畫像”功能需求文檔*主管2023年10月30日無需產(chǎn)品部*專員配合確認(rèn)需求數(shù)據(jù)中臺搭建方案提交*主管2023年11月5日需技術(shù)部提供數(shù)據(jù)接口文檔含數(shù)據(jù)清洗流程緊急招聘1名開發(fā)工程師*經(jīng)理2023年11月10日需財(cái)務(wù)部審批招聘預(yù)算薪資范圍面議臨時項(xiàng)目組抽調(diào)1名開發(fā)人員*經(jīng)理2023年11月1日需與臨時項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)抽調(diào)后需補(bǔ)齊臨時項(xiàng)目缺口附件清單后續(xù)會議安排1.《Q4用戶調(diào)研報(bào)告》2.《現(xiàn)有開發(fā)人員負(fù)荷表》下次會議時間：2023年11月2日14:00議題：數(shù)據(jù)中臺方案評審及“用戶畫像”需求確認(rèn)四、撰寫過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)記錄原則：客觀準(zhǔn)確，突出重點(diǎn)區(qū)分“事實(shí)陳述”與“個人觀點(diǎn)”，記錄時需標(biāo)注發(fā)言人身份（如“*技術(shù)部認(rèn)為”），避免混淆觀點(diǎn)與結(jié)論。優(yōu)先記錄“決策結(jié)果”“行動項(xiàng)”“爭議點(diǎn)”，減少對討論過程的冗長描述，保證紀(jì)要“結(jié)論導(dǎo)向”。行動項(xiàng)管理：明確責(zé)任與時間節(jié)點(diǎn)每個行動項(xiàng)需包含“具體任務(wù)+負(fù)責(zé)人+完成時間”，避免使用“盡快”“適時”等模糊表述，保證可執(zhí)行、可追溯。若行動項(xiàng)需多部門協(xié)作，需明確“牽頭人”及“配合人”，避免責(zé)任推諉。格式規(guī)范：統(tǒng)一結(jié)構(gòu)與語言風(fēng)格使用標(biāo)題、序號、加粗等方式區(qū)分層級（如“一、會議基本信息”“（一）議程1”），提升紀(jì)要可讀性。語言簡潔正式，避免口語化表達(dá)（如“搞定”“弄一下”改為“完成”“處理”），專業(yè)術(shù)語需準(zhǔn)確（如“需求文檔”“資源分配”）。時間管理：及時整理與分發(fā)會后24小時內(nèi)完成紀(jì)要