企業(yè)日常采購流程規(guī)范手冊前言為規(guī)范企業(yè)日常采購行為，保證采購活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和效率性，降低采購成本，保障生產(chǎn)經(jīng)營物資及時(shí)供應(yīng)，特制定本手冊。本手冊依據(jù)企業(yè)內(nèi)部管理制度及行業(yè)實(shí)踐編制，適用于企業(yè)各部門的日常采購活動(dòng)，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。一、適用范圍與背景本手冊適用于企業(yè)各部門因生產(chǎn)經(jīng)營需要開展的各類日常采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、生產(chǎn)輔料、設(shè)備配件、服務(wù)類采購（如保潔、維修）等。背景在于：企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大，采購活動(dòng)頻次增加，需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程明確職責(zé)分工、規(guī)范操作環(huán)節(jié)，避免采購過程中的資源浪費(fèi)、效率低下及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，保證采購資金使用效益最大化。二、各部門職責(zé)分工（一）需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，提出采購需求，填寫《采購申請(qǐng)表》，明確物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)算及到貨時(shí)間等關(guān)鍵信息。參與采購需求的技術(shù)參數(shù)確認(rèn)、樣品驗(yàn)收及到貨質(zhì)量驗(yàn)收。配合采購部門完成供應(yīng)商調(diào)研（如涉及專業(yè)設(shè)備）。（二）采購部門匯總各部門采購需求，審核需求的合理性及完整性。根據(jù)采購金額及物品類型，組織開展詢價(jià)、比價(jià)或招標(biāo)工作，選擇合格供應(yīng)商。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商談判、簽訂采購合同，跟進(jìn)訂單執(zhí)行進(jìn)度，保證按時(shí)到貨。建立供應(yīng)商檔案，定期評(píng)估供應(yīng)商履約能力。（三）財(cái)務(wù)部門審核采購預(yù)算的合規(guī)性，控制采購支出不超預(yù)算。核對(duì)采購發(fā)票、驗(yàn)收單等單據(jù)的匹配性，辦理付款手續(xù)。參與采購成本的統(tǒng)計(jì)分析，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）倉儲(chǔ)管理部門（如涉及）負(fù)責(zé)采購物資的入庫驗(yàn)收、登記及保管。根據(jù)出庫需求辦理物資領(lǐng)用手續(xù)，定期盤點(diǎn)庫存。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)審批關(guān)鍵環(huán)節(jié)的采購申請(qǐng)（如超預(yù)算采購、大額采購）。協(xié)調(diào)解決采購過程中的跨部門爭議。三、采購全流程操作指引（一）需求提報(bào)與初審需求發(fā)起：需求部門填寫《采購申請(qǐng)表》（見表1），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購部門。如為緊急采購，需在表單中注明“緊急”及原因，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批后優(yōu)先處理。需求初審：采購部門收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)完成初審，重點(diǎn)核查：需求描述是否清晰（名稱、規(guī)格、數(shù)量等）；預(yù)算是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)；是否存在重復(fù)采購或可替代方案。初審不通過的，退回需求部門補(bǔ)充完善。（二）采購方式確定與供應(yīng)商選擇根據(jù)采購金額及物品類型，按以下方式確定采購方式：采購類型金額標(biāo)準(zhǔn)采購方式辦公用品、低值易耗品≤5000元詢價(jià)比價(jià)（至少3家供應(yīng)商）生產(chǎn)輔料、設(shè)備配件5000-50000元比價(jià)議價(jià)（至少2家供應(yīng)商）大額采購/服務(wù)類采購＞50000元招標(biāo)或?qū)ｍ?xiàng)評(píng)審操作步驟：采購部門通過企業(yè)合格供應(yīng)商庫、公開市場渠道或推薦方式收集供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提供資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證等）。向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，明確需求、報(bào)價(jià)要求及截止時(shí)間。收集報(bào)價(jià)后，組織相關(guān)部門（如需求部門、財(cái)務(wù)部門）進(jìn)行價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)綜合評(píng)審，形成《供應(yīng)商比價(jià)表》（見表2）。評(píng)審結(jié)果報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批，確定最終供應(yīng)商。（三）訂單下達(dá)與合同簽訂對(duì)于小額采購，采購部門根據(jù)審批結(jié)果向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》（見表3），明確物品信息、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等。對(duì)于大額采購或服務(wù)類采購，需簽訂正式《采購合同》（合同模板需由法務(wù)部門*審核），合同需包含以下核心條款：標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；交貨時(shí)間、地點(diǎn)及驗(yàn)收方式；金額、付款條件及違約責(zé)任；保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款（如適用）。（四）訂單執(zhí)行與跟催采購部門下達(dá)訂單后，指定專人負(fù)責(zé)跟催供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按約定時(shí)間交貨。如遇供應(yīng)商可能延期交貨，需提前3個(gè)工作日通知需求部門及分管領(lǐng)導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決方案（如調(diào)整交期、更換供應(yīng)商）。物資發(fā)出前，供應(yīng)商需提供《發(fā)貨清單》，采購部門核對(duì)無誤后安排收貨。（五）到貨驗(yàn)收收貨核對(duì)：物資送達(dá)后，倉儲(chǔ)管理部門（需求部門）根據(jù)《采購訂單》《發(fā)貨清單》核對(duì)實(shí)物名稱、規(guī)格、數(shù)量是否一致，外包裝是否完好。如有異常，立即通知采購部門與供應(yīng)商溝通處理。質(zhì)量驗(yàn)收：辦公用品、低值易耗品：由需求部門現(xiàn)場驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在《到貨驗(yàn)收單》（見表4）簽字確認(rèn)。生產(chǎn)輔料、設(shè)備配件：需由需求部門技術(shù)人員進(jìn)行質(zhì)量檢測，出具驗(yàn)收意見；必要時(shí)可送第三方檢測機(jī)構(gòu)檢測。服務(wù)類采購：由需求部門根據(jù)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收，形成《服務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。入庫登記：驗(yàn)收合格的物資，由倉儲(chǔ)管理部門辦理入庫手續(xù)，登記臺(tái)賬，更新庫存信息；不合格物資由采購部門負(fù)責(zé)退換貨或索賠。（六）付款結(jié)算供應(yīng)商開具合規(guī)票據(jù)（如增值稅發(fā)票），發(fā)票抬頭、稅號(hào)等信息需與企業(yè)一致。采購部門匯總《采購訂單》《到貨驗(yàn)收單》《發(fā)票》等單據(jù)，提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門核對(duì)單據(jù)信息無誤后，按合同約定付款方式（如預(yù)付款、貨到付款、分期付款）辦理付款手續(xù)，付款需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。付款完成后，財(cái)務(wù)部門將付款憑證反饋至采購部門存檔。四、標(biāo)準(zhǔn)化表單模板表1：采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)日期申請(qǐng)人物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位用途說明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間是否緊急采購部門審核意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批表2：供應(yīng)商比價(jià)表采購項(xiàng)目名稱需求日期采購部門序號(hào)供應(yīng)商名稱聯(lián)系人——————————–————123綜合評(píng)審意見審批人日期表3：采購訂單訂單編號(hào)下單日期采購部門供應(yīng)商名稱收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系方式交貨時(shí)間——————————–————————序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位——————————–————————12訂單總金額大寫：小寫：采購部門簽字供應(yīng)商簽字表4：到貨驗(yàn)收單驗(yàn)收日期驗(yàn)收地點(diǎn)驗(yàn)收部門供應(yīng)商名稱訂單編號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)單位——————————–————————質(zhì)量驗(yàn)收情況驗(yàn)收結(jié)論□合格□不合格（請(qǐng)注明原因：）驗(yàn)收人簽字日期采購部門處理意見五、執(zhí)行關(guān)鍵要點(diǎn)（一）預(yù)算控制所有采購活動(dòng)需在年度預(yù)算范圍內(nèi)執(zhí)行，超預(yù)算采購需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)總經(jīng)理*審批后方可實(shí)施。采購部門每月匯總各部門采購支出，分析預(yù)算執(zhí)行情況，對(duì)超預(yù)算部門及時(shí)預(yù)警。（二）供應(yīng)商管理建立《供應(yīng)商檔案庫》，記錄供應(yīng)商資質(zhì)、報(bào)價(jià)歷史、履約評(píng)價(jià)等信息，定期更新（每季度一次）。每年對(duì)核心供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估（包括質(zhì)量、交期、價(jià)格、服務(wù)），評(píng)估結(jié)果作為后續(xù)合作的重要依據(jù)。（三）廉潔規(guī)范采購人員需遵守廉潔從業(yè)規(guī)定，不得收受供應(yīng)商回扣、禮品或接受宴請(qǐng)，嚴(yán)禁泄露采購機(jī)密。供應(yīng)商選擇過程需保證公開、公平、公正，關(guān)鍵環(huán)節(jié)需留存書面記錄，可追溯。（四）資料留存采購全過程資料（申請(qǐng)表、比價(jià)表、訂單、驗(yàn)收單、合同、發(fā)票等）需分類整理，保存期限不少于3年。電子資料需定期備份，保證數(shù)據(jù)安全。（五）應(yīng)急處理緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障急需配件）可簡化審批流程，但需事后補(bǔ)辦手續(xù)，說明緊急原因。驗(yàn)收不合格物資需在24小時(shí)內(nèi)通知供應(yīng)商，要求48小時(shí)