PAGE公章備案規(guī)范管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：公章的使用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準。2.審慎負責原則：使用公章應進行嚴格審核，確保用印事項真實、合法、有效。3.登記備案原則：對公章的刻制、啟用、變更、注銷及使用情況進行詳細登記備案。二、公章的種類及用途（一）公司公章1.用途：代表公司對外行使權力，如簽訂合同、協(xié)議、授權委托書等重要文件。2.適用范圍：適用于公司各類重大經濟活動、法律事務及其他需要以公司名義對外進行的活動。（二）法定代表人章1.用途：用于特定的財務事項、人事任免文件等。2.適用范圍：根據公司實際情況確定具體適用場景。（三）財務專用章1.用途：用于公司財務結算、票據開具等財務活動。2.適用范圍：僅限于公司財務部門辦理相關財務業(yè)務時使用。（四）合同專用章1.用途：專門用于簽訂各類合同。2.適用范圍：公司各業(yè)務部門簽訂合同文本時使用。（五）部門章1.用途：用于本部門內部文件、通知、報表等的蓋章確認。2.適用范圍：僅限于本部門業(yè)務范圍內的相關文件。三、公章的刻制與啟用（一）刻制1.需刻制公章時，由使用部門提出書面申請，詳細說明刻制公章的名稱、用途、數量等信息。2.申請經公司領導審批同意后，由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.行政部門應選擇具有合法資質的印章制作單位進行刻制，確保公章質量符合國家標準。（二）啟用1.新刻制的公章在正式啟用前，行政部門應進行登記備案，記錄公章的名稱、編號、刻制日期、啟用日期等信息。2.啟用時，行政部門應將公章的印模留存一份，交檔案室存檔，并通知各部門知曉。3.各部門在收到新公章啟用通知后，應及時將舊公章交回行政部門統(tǒng)一保管或銷毀。四、公章的保管（一）保管責任1.公司公章由行政部門指定專人負責保管，法定代表人章由法定代表人或其授權人保管，財務專用章由財務部門負責人保管，合同專用章由合同管理部門負責人保管，部門章由各部門負責人指定專人保管。2.保管人應妥善保管公章，確保公章存放安全，防止公章被盜、遺失或損壞。（二）保管要求1.公章應存放在安全可靠的保險柜或其他專門的保管設備中，鑰匙由保管人妥善保管，不得隨意交予他人。2.公章保管場所應具備防火、防盜、防潮等安全條件，確保公章存放環(huán)境適宜。3.保管人應定期對公章進行檢查，如發(fā)現公章有損壞、變形等情況，應及時報告并申請更換。五、公章的使用（一）使用流程1.用印申請：使用部門或個人需填寫《公章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、用印份數、用印日期等信息，并簽字確認。2.審核審批：申請表經部門負責人審核后，根據用印事項的性質和重要程度，分別報公司領導審批。涉及重大經濟合同、對外投資、融資擔保等重要事項的用印，需經總經理審批。使用法定代表人章、財務專用章、合同專用章等重要印章的，需經相關負責人審批。部門章的使用，由部門負責人審批。3.用印登記：經審批同意后，保管人應對用印情況進行詳細登記，包括用印日期、用印部門、用印事項、文件名稱、文號、用印份數、審批人等信息。4.蓋章操作：保管人應在審核無誤后，按照規(guī)定的格式和位置在文件上加蓋公章，并確保印章清晰、端正。5.用印文件存檔：用印完畢后，保管人應將《公章使用申請表》及用印文件復印件一并存檔，以備查閱。（二）使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。2.未經公司領導批準，不得擅自將公章攜帶外出使用。如因特殊情況確需攜帶外出的，應經公司領導批準，并辦理相關借用手續(xù)，確保公章使用安全。3.公章使用應嚴格按照規(guī)定的用途和范圍進行，不得超越權限使用公章。六、公章的變更與注銷（一）變更1.因公司名稱變更、法定代表人變更、經營范圍變更等原因需要變更公章的，由行政部門提出申請，經公司領導審批同意后，按照公章刻制與啟用的相關規(guī)定辦理變更手續(xù)。2.變更后的公章啟用后，原公章應及時交回行政部門統(tǒng)一保管或銷毀，并做好相關登記備案工作。（二）注銷1.公司因合并、分立、解散、破產等原因需要注銷公章的，由行政部門負責辦理注銷手續(xù)。2.注銷公章時，行政部門應將公章交回原刻制單位銷毀，并取得銷毀證明。同時，應在公司內部發(fā)布公告，告知各部門及相關人員公章已注銷。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司審計部門應定期對公章的使用情況進行審計監(jiān)督，檢查用印審批手續(xù)是否齊全、用印登記是否規(guī)范、公章保管是否安全等。針對審計中發(fā)現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.行政部門應加強對公章保管和使用情況的日常檢查，發(fā)現問題及時糾正，并向公司領導報告。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極配合相關政府部門、監(jiān)管機構的監(jiān)督檢查，如實提供公章使用情況等相關資料。2.對于違反法律法規(guī)或公司規(guī)定使用公章的行為，公司應依法承擔相應的法律責任，并接受相關部門的處罰。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經審批擅自使用公章。2.在空白紙張、空白合同等上加蓋公章。3.超越權限使用公章。4.因保管不善導致公章被盜、遺失或損壞。5.其他違反公章管理規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違規(guī)使用