PAGE檔案館制度規(guī)范建設(shè)標準一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度規(guī)范建設(shè)標準。（二）適用范圍本標準適用于本公司/組織檔案館的各項工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌。2.完整性原則：全面收集公司/組織在各個階段形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進行科學(xué)分類、整理和編目，保持檔案的系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，積極開發(fā)利用檔案資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)、經(jīng)營等提供有效支持。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、審計檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)、項目管理等業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。3.基本建設(shè)類：涉及公司/組織的基本建設(shè)項目，如新建、擴建、改建工程，包括項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收資料等。4.科研開發(fā)類：包括科研項目立項申請書、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定材料、專利證書等。5.外事活動類：有關(guān)公司/組織對外交往、合作交流等活動中形成的文件、協(xié)議、備忘錄、出訪報告等。6.聲像電子類：照片、錄音、錄像、電子文件、數(shù)據(jù)庫等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時、準確地收集本部門形成的各類檔案，并定期移交至檔案館。2.檔案形成部門應(yīng)確保檔案的質(zhì)量，做到字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，同時應(yīng)注明檔案的形成日期、來源、保管期限等信息。3.對于重要的、具有保存價值的檔案，應(yīng)進行原件收集；對于無法收集原件的，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明復(fù)制情況。4.在檔案收集過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、字跡模糊等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性和可讀性。（三）收集程序1.檔案形成部門收集：各部門按照檔案收集范圍，定期對本部門形成的檔案進行整理、分類，填寫檔案移交清單，將檔案移交至檔案館。2.檔案館接收：檔案館對各部門移交的檔案進行核對、清點，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與檔案形成部門溝通，要求其補充或更正。3.登記入庫：經(jīng)核對無誤后，檔案館對接收的檔案進行登記，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并將檔案入庫保管。三、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照國家有關(guān)檔案分類標準和本公司/組織的實際情況，對檔案進行科學(xué)分類。3.分類應(yīng)具有邏輯性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和查詢。（二）分類方法1.年度分類法：將檔案按年度進行劃分，不同年度的檔案分別整理。2.機構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，對檔案進行分類，同一機構(gòu)形成的檔案集中在一起。3.問題分類法：按照檔案所反映的問題，對檔案進行分類，將同一問題的檔案歸為一類。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：將公司/組織形成的檔案與其他單位或個人形成的檔案區(qū)分開來，建立獨立的全宗。2.分類：根據(jù)選定的分類方法，對檔案進行分類，形成一級類目、二級類目等。3.編號：為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號，以便于管理和檢索。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，以便于查找和利用檔案。5.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜、防蟲、防鼠等條件。2.庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備消防器材和安全報警裝置，確保檔案的安全。（二）保管設(shè)備1.檔案架（柜）：應(yīng)選用堅固耐用、便于存放和查找檔案的檔案架（柜），并根據(jù)檔案的分類和編號進行合理排列。2.溫濕度測量設(shè)備：定期對庫房內(nèi)的溫濕度進行測量，記錄溫濕度數(shù)據(jù)，以便及時調(diào)整庫房環(huán)境。3.防火、防盜設(shè)備：安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。4.防蟲、防鼠設(shè)備：在庫房內(nèi)放置防蟲、防鼠藥品，定期進行檢查和更換，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序存放，同一全宗的檔案應(yīng)集中存放。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，如紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。3.對于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（四）檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（五）檔案清查1.檔案館應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保管中存在的問題。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、利用情況等。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題提出處理意見和改進措施。五、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.服務(wù)優(yōu)先原則：以服務(wù)公司/組織各項工作為出發(fā)點，積極為利用者提供檔案信息服務(wù)。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應(yīng)確保檔案的安全和保密，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)后進行查閱。2.外單位因工作需要查閱檔案并符合相關(guān)規(guī)定的，經(jīng)公司/組織批準后，可查閱有關(guān)檔案。3.涉及個人權(quán)益的檔案，個人可按照規(guī)定查閱本人的檔案。（三）利用程序1.提出申請：利用者應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等信息，并提交所在部門負責人審核。2.審核批準：檔案管理部門對查閱申請表進行審核，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.查閱登記：利用者憑批準的查閱申請表到檔案館辦理查閱登記手續(xù)，檔案館工作人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案。4.查閱利用：利用者在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案館。查閱過程中應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損毀、丟失檔案。5.歸還檔案：查閱結(jié)束后，利用者應(yīng)及時將檔案歸還檔案館，檔案館工作人員對歸還的檔案進行核對、清點，確保檔案的完整無損。（四）檔案復(fù)制1.利用者因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制申請手續(xù)，經(jīng)審核批準后，由檔案館工作人員進行復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)保證復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案館印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。3.復(fù)制檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)利用者的實際需要確定，不得隨意擴大復(fù)制范圍。（五）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，經(jīng)審核批準后，方可借閱檔案。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自摘錄、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱結(jié)束后，應(yīng)按時歸還檔案。六、檔案鑒定（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素。2.客觀公正原則：鑒定工作應(yīng)客觀、公正，不受任何主觀因素的影響。3.動態(tài)調(diào)整原則：根據(jù)公司/組織的發(fā)展變化和檔案的實際情況，適時調(diào)整檔案的保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案工作人員等組成。鑒定小組負責對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進行逐件審查，根據(jù)檔案的價值確定其保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較分析，判斷其價值大小。3.效益評估法：評估檔案對公司/組織的經(jīng)濟效益、社會效益和歷史文化價值，確定其保管期限。（四）鑒定程序1.準備階段：檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，制定鑒定工作計劃，明確鑒定的范圍、方法、步驟等。2.初步鑒定：鑒定小組對檔案進行初步審查，提出初步鑒定意見，確定需要繼續(xù)保存的檔案和需要銷毀的檔案。3.復(fù)查審核：對初步鑒定意見進行復(fù)查審核，確保鑒定結(jié)果的準確性和公正性。4.審批備案：將鑒定結(jié)果報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報上級檔案行政管理部門備案。七、檔案銷毀（一）銷毀原則1.嚴格審批原則：檔案銷毀必須經(jīng)過嚴格的審批程序，未經(jīng)批準不得擅自銷毀檔案。2.確保安全原則：銷毀檔案應(yīng)采取安全可靠的方式，防止檔案信息的泄露和擴散。3.記錄完整原則：對檔案銷毀過程進行詳細記錄，確保銷毀工作的可追溯性。（二）銷毀范圍1.已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.經(jīng)過鑒定確定為無保存價值的檔案。3.因保管不善等原因造成損壞、變質(zhì)，無法修復(fù)且無利用價值的檔案。（三）銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案管理部門根據(jù)鑒定結(jié)果，編制檔案銷毀清冊，詳細列出擬銷毀檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等信息。2.審批銷毀：將檔案銷毀清冊報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準后，方可進行檔案銷毀。3.實施銷毀：檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進行，采用焚燒、粉碎