PAGE國企提示函制度規(guī)范要求一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范國企內(nèi)部提示函的使用，確保信息傳遞的及時性、準(zhǔn)確性和有效性，加強(qiáng)內(nèi)部管理與溝通協(xié)調(diào)，防范風(fēng)險，保障企業(yè)各項(xiàng)工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于[公司/組織名稱]及其所屬各部門、各分支機(jī)構(gòu)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則提示函的發(fā)出與接收應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確及時原則確保提示函所傳達(dá)的信息準(zhǔn)確無誤，并在規(guī)定的時間內(nèi)送達(dá)相關(guān)人員或部門，避免因信息延誤或錯誤導(dǎo)致工作失誤。3.明確責(zé)任原則明確提示函的發(fā)送方、接收方以及相關(guān)責(zé)任人，確保各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到位。4.存檔備查原則對發(fā)出和接收的提示函進(jìn)行妥善存檔，以備后續(xù)查閱和審計。二、提示函的分類與適用情形（一）工作進(jìn)展提示函1.適用情形主要用于對各項(xiàng)工作任務(wù)的進(jìn)展情況進(jìn)行跟蹤和督促。當(dāng)某項(xiàng)工作未能按照預(yù)定計劃推進(jìn)時，相關(guān)部門應(yīng)及時發(fā)出工作進(jìn)展提示函，向責(zé)任部門或責(zé)任人通報工作進(jìn)度滯后的情況，并要求其說明原因及提出改進(jìn)措施。2.示例[具體部門名稱]：截至[具體日期]，[工作任務(wù)名稱]的進(jìn)展情況如下：[詳細(xì)描述已完成的工作內(nèi)容及未完成的部分]。按照工作計劃，該任務(wù)應(yīng)于[計劃完成日期]完成，目前已滯后[X]天。請你部門于[回復(fù)日期]前提交書面說明，闡述工作滯后的原因以及后續(xù)的工作計劃和預(yù)計完成時間。（二）風(fēng)險預(yù)警提示函1.適用情形針對企業(yè)面臨的各類內(nèi)外部風(fēng)險，如市場風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險、合規(guī)風(fēng)險等，及時發(fā)出風(fēng)險預(yù)警提示函。提示函應(yīng)分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因、可能造成的影響，并提出相應(yīng)的防范措施和建議。2.示例[具體部門名稱]：近期，由于[風(fēng)險因素描述]，公司面臨[風(fēng)險類型]風(fēng)險。經(jīng)評估，該風(fēng)險可能對公司[具體方面，如財務(wù)狀況、業(yè)務(wù)拓展等]產(chǎn)生[具體影響]。請你部門高度重視，立即采取以下措施進(jìn)行防范：[詳細(xì)列出防范措施]。同時，密切關(guān)注風(fēng)險動態(tài)，及時向[相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)]匯報。（三）決策建議提示函1.適用情形在企業(yè)進(jìn)行重大決策時，相關(guān)部門或人員根據(jù)所掌握的信息和專業(yè)知識，對決策事項(xiàng)提出建議和意見，以提示函的形式提交給決策層。提示函應(yīng)包括決策事項(xiàng)的背景、現(xiàn)狀分析、可供選擇的方案以及各方案的利弊等內(nèi)容。2.示例[具體部門名稱]：關(guān)于[決策事項(xiàng)名稱]，經(jīng)我們分析研究，現(xiàn)將相關(guān)情況及建議提示如下：一、背景與現(xiàn)狀[詳細(xì)闡述決策事項(xiàng)的背景信息以及目前的實(shí)際情況]二、可供選擇的方案1.方案一：[具體內(nèi)容]優(yōu)點(diǎn)：[列出優(yōu)點(diǎn)]缺點(diǎn)：[列出缺點(diǎn)]2.方案二：[具體內(nèi)容]……三、建議綜合考慮各方面因素，我們建議選擇[推薦方案]，理由如下：[詳細(xì)說明推薦理由]（四）其他提示函根據(jù)企業(yè)實(shí)際工作需要，還可發(fā)出其他類型的提示函，如政策法規(guī)解讀提示函、重要事項(xiàng)通知提示函等。具體內(nèi)容和格式可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。三、提示函的格式與內(nèi)容要求（一）格式1.標(biāo)題一般應(yīng)簡潔明了地概括提示函的主題，如“關(guān)于[具體事項(xiàng)]的提示函”。2.編號為便于管理和查詢，提示函應(yīng)進(jìn)行編號，編號格式為：[年份][序號]，如[20XX][00X]。3.主送部門/人員明確提示函的接收對象，寫清部門名稱或人員姓名。4.正文正文應(yīng)條理清晰，內(nèi)容完整。開頭部分簡要說明發(fā)出提示函的目的和依據(jù)；中間部分詳細(xì)闡述提示的事項(xiàng)、要求及相關(guān)背景信息；結(jié)尾部分明確要求接收方的回復(fù)期限和方式等。5.落款注明提示函的發(fā)送部門名稱，并加蓋部門公章。同時，寫明發(fā)出日期。（二）內(nèi)容要求1.準(zhǔn)確性提示函所傳達(dá)的信息必須準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過核實(shí)。2.完整性全面涵蓋提示事項(xiàng)的各個方面，避免遺漏重要信息。3.邏輯性內(nèi)容應(yīng)符合邏輯，層次分明，便于接收方理解和執(zhí)行。4.語言規(guī)范使用規(guī)范、簡潔、易懂的語言，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。四、提示函的發(fā)送與接收流程（一）發(fā)送流程1.起草由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要起草提示函，確保內(nèi)容符合格式與內(nèi)容要求。2.審核起草完成后，提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括提示函的準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性以及是否符合相關(guān)規(guī)定等。審核通過后，在提示函上簽字確認(rèn)。3.編號與蓋章將審核通過的提示函進(jìn)行編號，并加蓋部門公章。4.發(fā)送通過正式的公文流轉(zhuǎn)渠道，如郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等，將提示函發(fā)送給主送部門/人員。發(fā)送時應(yīng)確保接收方能夠及時收到，并記錄發(fā)送時間和方式。（二）接收流程1.簽收主送部門/人員收到提示函后，應(yīng)及時進(jìn)行簽收。簽收方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇在郵件或內(nèi)部辦公系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)，或在紙質(zhì)提示函上簽字蓋章后反饋給發(fā)送部門。2.傳閱與處理接收方應(yīng)將提示函及時傳閱給相關(guān)人員，并按照提示函的要求進(jìn)行處理。對于需要回復(fù)的提示函，應(yīng)在規(guī)定的回復(fù)期限內(nèi)起草回復(fù)文件，并按照發(fā)送流程進(jìn)行審核、編號、蓋章后發(fā)送給發(fā)送部門。3.存檔接收方和發(fā)送方均應(yīng)將提示函及其相關(guān)回復(fù)文件進(jìn)行妥善存檔，以備后續(xù)查閱。五、提示函的跟蹤與反饋（一）跟蹤發(fā)送部門應(yīng)建立提示函跟蹤臺賬，對發(fā)出的提示函進(jìn)行實(shí)時跟蹤，了解接收方的處理進(jìn)度和結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)接收方未按照要求及時處理或回復(fù)，應(yīng)及時進(jìn)行催促。（二）反饋接收方應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將提示函的處理情況和結(jié)果反饋給發(fā)送部門。反饋內(nèi)容應(yīng)包括對提示事項(xiàng)的落實(shí)情況、采取的措施、取得的成效以及存在的問題等。發(fā)送部門對接收方的反饋進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題或需要進(jìn)一步溝通的事項(xiàng)，應(yīng)及時與接收方進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部審計部門或相關(guān)監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)對提示函制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括提示函的起草、審核、發(fā)送、接收、跟蹤與反饋等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求，以及提示函的使用效果等。（二）考核將提示函制度的執(zhí)行情況納入部門和個人的績效考核體系。對于嚴(yán)格按照制度要求執(zhí)行，提示函使用效果良好，對企業(yè)工作起到積極推動作用的部門和個人，給予適當(dāng)?shù)莫剟睿粚τ谶`反制度規(guī)定，導(dǎo)致工作出現(xiàn)失誤或延誤的，進(jìn)行相應(yīng)的處罰。具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：1.提示函起草及時、內(nèi)容準(zhǔn)確完整、格式規(guī)范的，每次加[X]分。2.接收提示函后能夠按時、高質(zhì)量回復(fù)，且處理結(jié)果達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的，每次加[X]分。3.對提示函跟蹤到位，及時協(xié)調(diào)解決問題，并將相關(guān)情況準(zhǔn)確反饋的，每次加[X]分。4.未按照制度要求起草、審核、發(fā)送提示函，或接收提示函后未按時處理、回復(fù)導(dǎo)致工作延誤或失誤的，每次扣[X]分。情節(jié)嚴(yán)重的，按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、附則（一）解