PAGE人民醫(yī)院辦公室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)人民醫(yī)院辦公室的管理，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作規(guī)范、有序、高效運(yùn)行，為醫(yī)院的整體發(fā)展提供有力支持，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于人民醫(yī)院辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保辦公室各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.高效協(xié)作原則：優(yōu)化工作流程，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，提高工作效率，及時(shí)、準(zhǔn)確地完成各項(xiàng)任務(wù)。3.服務(wù)至上原則：以醫(yī)院整體利益為出發(fā)點(diǎn)，以臨床一線和患者需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.保密安全原則：嚴(yán)格保守醫(yī)院機(jī)密信息，確保醫(yī)院信息安全，防止信息泄露。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)辦公室的行政管理工作，制定辦公室工作計(jì)劃并組織實(shí)施，定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展情況。2.協(xié)調(diào)辦公室與醫(yī)院其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利銜接。3.組織辦公室人員完成醫(yī)院文件、通知的起草、審核、印發(fā)等工作，規(guī)范文件管理流程。4.負(fù)責(zé)醫(yī)院會(huì)議的組織安排，包括會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、會(huì)議記錄等，確保會(huì)議高效進(jìn)行。5.管理辦公室的固定資產(chǎn)和辦公用品，合理調(diào)配資源，降低行政成本。6.負(fù)責(zé)醫(yī)院對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作，接待來(lái)訪客人，協(xié)調(diào)處理對(duì)外事務(wù)。7.監(jiān)督檢查辦公室各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。8.完成醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（二）秘書職責(zé)1.協(xié)助辦公室主任起草醫(yī)院綜合性文件、報(bào)告等材料，負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。2.做好醫(yī)院會(huì)議的記錄工作，整理會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神。3.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類信息的收集、整理、分析和上報(bào)工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。4.協(xié)助辦公室主任安排醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的日常工作行程，做好相關(guān)協(xié)調(diào)服務(wù)工作。5.參與醫(yī)院重要活動(dòng)的策劃和組織工作，負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)的協(xié)調(diào)和服務(wù)。6.完成辦公室主任交辦的其他工作任務(wù)。（三）行政專員職責(zé)1.負(fù)責(zé)醫(yī)院辦公用品的采購(gòu)、保管和發(fā)放工作，建立辦公用品臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)。2.管理醫(yī)院的固定資產(chǎn)，做好資產(chǎn)登記、清查、維護(hù)等工作，確保資產(chǎn)安全完整。3.負(fù)責(zé)醫(yī)院辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，安排保潔人員定期打掃，保持辦公環(huán)境整潔。4.協(xié)助做好醫(yī)院車輛的調(diào)度和管理工作，保障車輛正常運(yùn)行，做好車輛維修、保養(yǎng)記錄。5.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類證照的辦理、年檢等工作，確保醫(yī)院合法合規(guī)運(yùn)營(yíng)。6.完成辦公室主任交辦的其他行政事務(wù)性工作。（四）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)醫(yī)院檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，建立健全檔案管理制度。2.按照檔案管理的規(guī)范要求，對(duì)醫(yī)院各類文件、資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.做好檔案的借閱登記工作，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和期限，確保檔案安全。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和清查，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。5.利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.完成辦公室主任交辦的其他檔案管理相關(guān)工作。三、工作流程與規(guī)范（一）文件管理1.文件起草各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和醫(yī)院相關(guān)政策要求，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、規(guī)范。重要文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交辦公室進(jìn)行統(tǒng)一審核。2.文件審核辦公室對(duì)提交的文件進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容的合法性、準(zhǔn)確性、完整性以及格式規(guī)范等。對(duì)于審核不通過(guò)的文件，及時(shí)反饋給起草部門進(jìn)行修改完善。3.文件印發(fā)審核通過(guò)的文件，由辦公室按照規(guī)定的格式進(jìn)行排版、編號(hào)，經(jīng)辦公室主任簽字后印發(fā)。文件印發(fā)后，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好文件發(fā)放記錄。4.文件傳閱對(duì)于需要傳閱的文件，辦公室按照規(guī)定的傳閱范圍進(jìn)行傳閱，并做好傳閱登記。傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將文件閱畢并簽字，如有意見或建議可在文件上注明。5.文件歸檔文件辦理完畢后，由承辦部門負(fù)責(zé)將文件原件及相關(guān)資料整理后交檔案管理員歸檔。檔案管理員按照檔案管理規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，妥善保管。（二）會(huì)議管理1.會(huì)議計(jì)劃辦公室根據(jù)醫(yī)院工作安排，制定年度會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等。會(huì)議計(jì)劃需經(jīng)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.會(huì)議通知根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，辦公室提前發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議的相關(guān)信息，確保參會(huì)人員按時(shí)參加會(huì)議。重要會(huì)議需提前提醒參會(huì)人員做好準(zhǔn)備工作。3.會(huì)議組織會(huì)議組織人員提前到達(dá)會(huì)議場(chǎng)地，做好場(chǎng)地布置、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作。會(huì)議期間，負(fù)責(zé)做好會(huì)議記錄，準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容、討論情況和決議事項(xiàng)。4.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織人員及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)辦公室主任審核后印發(fā)給參會(huì)人員和相關(guān)部門。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確會(huì)議的主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)以及責(zé)任分工等。5.會(huì)議決議執(zhí)行跟蹤辦公室負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)決議執(zhí)行進(jìn)展情況。對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時(shí)解決，確保會(huì)議決議得到有效落實(shí)。（三）辦公用品管理1.需求申報(bào)各部門根據(jù)工作需要，定期向行政專員申報(bào)辦公用品需求計(jì)劃，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。2.采購(gòu)審批行政專員對(duì)各部門申報(bào)的辦公用品需求計(jì)劃進(jìn)行匯總整理，根據(jù)庫(kù)存情況提出采購(gòu)建議，報(bào)辦公室主任審批。對(duì)于金額較大的辦公用品采購(gòu)，需按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)或履行其他審批程序。3.采購(gòu)實(shí)施根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，行政專員選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，確保所采購(gòu)的辦公用品質(zhì)量符合要求。采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，做好采購(gòu)記錄，包括采購(gòu)日期、供應(yīng)商名稱、采購(gòu)物品明細(xì)、金額等。4.驗(yàn)收保管辦公用品采購(gòu)到貨后，行政專員組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格的辦公用品及時(shí)入庫(kù)保管，建立辦公用品臺(tái)賬，詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫(kù)情況。5.發(fā)放領(lǐng)用各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政專員處領(lǐng)取辦公用品。行政專員按照辦公用品臺(tái)賬進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄，確保辦公用品領(lǐng)用規(guī)范、合理。（四）固定資產(chǎn)管理1.資產(chǎn)購(gòu)置各部門根據(jù)工作需要提出固定資產(chǎn)購(gòu)置申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明購(gòu)置資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由辦公室按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)。2.資產(chǎn)驗(yàn)收固定資產(chǎn)購(gòu)置到貨后，辦公室組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)資產(chǎn)的型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)合同一致。驗(yàn)收合格的固定資產(chǎn)，由辦公室辦理資產(chǎn)入賬手續(xù)，建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄資產(chǎn)的基本信息、購(gòu)置時(shí)間、使用部門等。3.資產(chǎn)使用與維護(hù)固定資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)的日常使用和維護(hù)，定期對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保資產(chǎn)正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)出現(xiàn)故障或損壞，使用部門應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)告，辦公室安排維修人員進(jìn)行維修。4.資產(chǎn)清查辦公室定期組織對(duì)醫(yī)院固定資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)資產(chǎn)的實(shí)際情況，確保賬實(shí)相符。清查盤點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)盤盈、盤虧或毀損等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，按照規(guī)定進(jìn)行處理，并調(diào)整固定資產(chǎn)臺(tái)賬。5.資產(chǎn)處置對(duì)于閑置、報(bào)廢的固定資產(chǎn)，使用部門提出處置申請(qǐng)，經(jīng)辦公室審核后，報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處置，處置收入上繳醫(yī)院財(cái)務(wù)部門。（五）檔案管理1.檔案收集各部門在工作過(guò)程中形成的各類文件、資料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)整理后移交檔案管理員。檔案管理員定期到各部門收集檔案資料，確保檔案收集的完整性。2.檔案整理檔案管理員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等整理工作。整理過(guò)程中，要確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)不符合要求的檔案進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.檔案歸檔整理好的檔案按照年度、類別等進(jìn)行歸檔，建立檔案目錄索引，便于查詢和利用。檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放安全、有序。4.檔案借閱因工作需要借閱檔案的人員，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。檔案管理員按照規(guī)定的借閱范圍和期限進(jìn)行借閱登記，并嚴(yán)格控制檔案的借閱數(shù)量和時(shí)間。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。5.檔案保管與保護(hù)檔案管理員負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火等。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，對(duì)破損、變質(zhì)的檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，確保檔案的安全和完整。四、工作紀(jì)律與行為規(guī)范（一）考勤制度1.辦公室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守醫(yī)院的考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.如需請(qǐng)假，應(yīng)提前按照醫(yī)院規(guī)定辦理請(qǐng)假手續(xù)，填寫請(qǐng)假申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離開工作崗位。請(qǐng)假期間應(yīng)保持通訊暢通，以便及時(shí)聯(lián)系工作。3.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)工作人員的考勤情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，每月公布考勤結(jié)果。對(duì)于違反考勤制度的人員，按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）工作紀(jì)律1.遵守醫(yī)院的各項(xiàng)規(guī)章制度，嚴(yán)格按照工作流程和規(guī)范開展工作，不得擅自簡(jiǎn)化或變更工作程序。2.工作時(shí)間內(nèi)不得從事與工作無(wú)關(guān)的事情，如上網(wǎng)聊天、玩游戲、炒股等。3.保守醫(yī)院機(jī)密信息，不得泄露醫(yī)院的商業(yè)秘密、患者隱私等信息。嚴(yán)禁在未經(jīng)授權(quán)的情況下，將醫(yī)院信息提供給外部人員。4.對(duì)待工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，積極主動(dòng)，不得推諉扯皮、敷衍塞責(zé)。對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)，不得隱瞞不報(bào)。5.加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，相互支持，相互配合，不得搬弄是非、制造矛盾。在工作中要尊重他人，禮貌待人，樹立良好的職業(yè)形象。（三）廉潔自律1.嚴(yán)格遵守廉潔自律的各項(xiàng)規(guī)定，不得利用職務(wù)之便謀取私利。嚴(yán)禁接受供應(yīng)商、合作單位等的賄賂、回扣、禮品等。2.在辦公用品采購(gòu)、固定資產(chǎn)購(gòu)置、項(xiàng)目招標(biāo)等工作中，要堅(jiān)持公平、公正、公開的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定程序操作，不得為個(gè)人或小團(tuán)體謀取不正當(dāng)利益。3.自覺(jué)抵制各種形式的不正之風(fēng)，發(fā)現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為要及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。五、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.辦公室根據(jù)醫(yī)院發(fā)展需求和工作人員的業(yè)務(wù)能力狀況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)對(duì)象等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括醫(yī)院規(guī)章制度、業(yè)務(wù)知識(shí)、辦公技能、溝通技巧等方面，以提高工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，組織開展各類培訓(xùn)活動(dòng)。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)地考察等多種形式。2.內(nèi)部培訓(xùn)由辦公室工作人員或邀請(qǐng)醫(yī)院相關(guān)專家進(jìn)行授課，外部培訓(xùn)可選派工作人員參加專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的培訓(xùn)班。3.在培訓(xùn)過(guò)程中，要做好培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員、培訓(xùn)效果等，以便對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)。（三）考核評(píng)價(jià)1.