PAGE檔案室規(guī)范管理工作制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，有效發(fā)揮檔案在各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司/組織的檔案由檔案室集中統一管理，各部門不得擅自分散保存。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況。3.完整性原則：確保檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.準確性原則：檔案的整理、分類、編號等應準確無誤，便于查找和利用。5.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案室設置公司/組織設立專門的檔案室，配備必要的檔案管理人員和檔案保管設施設備。（二）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實施本公司/組織的檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對失去保存價值的檔案進行處理。5.積極為公司/組織各項工作提供檔案信息服務，做好檔案的借閱、查閱登記等工作。6.定期對檔案管理工作進行總結、分析，不斷改進檔案管理方法和手段，提高檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程。2.負責檔案的日常收集、整理、歸檔、保管等具體工作，確保檔案工作的規(guī)范化、標準化。3.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，保守檔案機密，防止檔案信息泄露。4.積極開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織決策提供參考依據。5.協助各部門做好檔案的整理、移交等工作，并提供業(yè)務指導。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等不同形式和載體的材料。2.上級機關下發(fā)的與本公司/組織有關的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對外簽訂的合同、協議、章程、紀要等文件。4.各部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告、統計報表等。5.公司/組織的重要會議記錄、紀要、決議等。6.反映公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要活動的照片、錄像、錄音等聲像檔案。7.知識產權相關檔案，如專利證書、商標注冊文件等。8.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.收集的檔案材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應符合耐久性要求。3.對于電子文件，應按照規(guī)定格式和要求進行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.項目檔案應在項目結束后三個月內完成歸檔。3.設備儀器檔案應在設備儀器開箱驗收或安裝調試完畢后及時歸檔。4.聲像檔案應在活動結束后一個月內整理歸檔。（四）歸檔程序1.各部門收集整理好的檔案材料，應按照檔案分類方案進行初步分類、編號，編制檔案目錄。2.將初步整理好的檔案材料移交至檔案室，檔案室進行審核、檢查，對不符合要求的檔案材料退回原部門補充完善。3.檔案室對審核合格的檔案材料進行統一編號、編目，建立檔案實體分類存放秩序，完成歸檔工作。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.文書檔案采用年度機構（問題）保管期限分類法。即先按年度分開，再按內部機構或問題分類，最后按保管期限劃分。2.科技檔案按照項目、專業(yè)、時間等進行分類。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行分類。4.聲像檔案按照載體形式、內容主題等進行分類。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應具有唯一性和系統性，便于識別和管理。2.文書檔案編號格式為：年度+機構代碼+保管期限代碼+流水號。例如：20230110001，表示2023年度某機構的永久保管文書檔案第1號。3.科技檔案編號按照項目編號規(guī)則進行編制，確保與項目管理相銜接。4.會計檔案編號根據會計檔案管理要求進行設置。5.聲像檔案編號應包含形成時間、內容主題等關鍵信息，如：20230501公司年會。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等。2.檔案目錄應準確反映檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查找和核對。3.卷內文件目錄應逐份填寫文件題名、文號、日期、頁號等內容，確保文件信息的完整記錄。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.檔案室應選擇干燥、通風、防火防盜、防蟲防鼠的房間作為檔案保管場所。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲防鼠設施等。（二）保管方式1.檔案應按照分類方案進行上架排列，存放有序，便于查找。2.不同載體的檔案應分別存放，如紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.對重要、珍貴的檔案應采取特殊的保管措施，如專柜存放、復制備份等。（三）溫濕度控制1.檔案庫房的溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。2.定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄，采取相應的調節(jié)措施，確保溫濕度符合要求。（四）安全防護1.加強檔案室的安全保衛(wèi)工作，設置門禁系統，限制無關人員進入。2.安裝防盜報警裝置、監(jiān)控設備等，確保檔案實體安全。3.對電子檔案要采取數據備份、加密存儲等措施，防止數據丟失和泄露。4.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現問題及時處理，并做好記錄。（五）檔案的修復與搶救1.對破損、褪色、霉變等有損壞的檔案，應及時進行修復和搶救。2.修復檔案應遵循保持原貌、最小干預的原則，采用科學合理的修復方法和技術。3.建立檔案修復記錄，詳細記錄修復的檔案名稱、修復原因、修復方法、修復時間等信息。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應遵守國家法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.服務為本原則：積極為公司/組織各項工作和員工提供檔案信息服務。3.嚴格審批原則：對檔案利用申請進行嚴格審批，確保檔案利用的合理性和安全性。（二）利用范圍1.公司/組織內部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作聯系，按照規(guī)定程序查閱本公司/組織相關檔案。3.司法機關、行政機關依法查閱公司/組織檔案。（三）利用程序1.公司/組織內部人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、數量等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交檔案室。2.檔案室對申請進行審核，符合要求的予以批準，并按照規(guī)定提供檔案。3.外單位查閱檔案，需持有單位介紹信，經公司/組織相關部門負責人審核同意后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。司法機關、行政機關依法查閱檔案，應出具相關法律文書，按照規(guī)定程序進行查閱。4.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。5.利用檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等，嚴禁擅自復制、轉借檔案。（四）利用登記1.檔案室應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、數量、歸還時間等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：每年對檔案進行一次全面鑒定，確定檔案的存毀價值。2.價值評估原則：根據檔案的內容、來源、時間、形式等因素，綜合評估檔案的保存價值。3.集體鑒定原則：成立檔案鑒定小組，由檔案室人員、相關部門負責人及專業(yè)人員組成，對檔案進行集體鑒定。（二）鑒定標準1.具有重要歷史價值、科學研究價值、經濟價值和憑證作用的檔案，應永久保存。2.在一定時期內具有查考利用價值的檔案，可定為長期或短期保存。長期保存期限一般為15年至50年，短期保存期限一般為5年至15年。3.已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核批準后，予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案室提出檔案鑒定意見，編制檔案鑒定清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等內容。2.檔案鑒定小組對鑒定清冊進行審核，召開鑒定會議，對檔案的存毀價值進行集體討論，形成鑒定結論。3.對確定銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，經公司/組織主管領導批準后，進行銷毀。（四）銷毀方法1.紙質檔案應采用焚燒或粉碎等方法進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.電子檔案應進行數據刪除或格式化處理，并對存儲