PAGE檔案局檔案管理規(guī)范制度一、總則1.目的本制度旨在加強(qiáng)檔案局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為檔案局各項(xiàng)工作的開展提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于檔案局各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動(dòng)。3.基本原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。檔案局成立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)；各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交等工作，接受檔案局檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性原則。在檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，要確保檔案內(nèi)容真實(shí)反映檔案局的工作實(shí)際，避免虛假、遺漏或錯(cuò)誤信息。便于利用原則。檔案管理工作要以方便檔案查閱和利用為出發(fā)點(diǎn)，科學(xué)分類、合理編號(hào)，建立完善的檢索工具，提高檔案利用效率。安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責(zé)分工1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)全局檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行培訓(xùn)和考核。集中統(tǒng)一管理本局各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。建立健全檔案管理工作臺(tái)賬，定期向上級(jí)檔案行政管理部門報(bào)送檔案工作情況。負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門各類檔案的形成、積累和整理工作，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案資料的及時(shí)收集和齊全完整。按照檔案局檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。在檔案形成過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案質(zhì)量，積極配合檔案管理部門開展檔案管理相關(guān)工作。負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記工作，對(duì)查閱、借閱檔案的人員進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和規(guī)范使用。三、檔案的收集與整理1.收集范圍文書檔案：包括本局制發(fā)的各類文件、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等；上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件、指示等；本局與其他單位往來的函件、合同、協(xié)議等。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)本局不同業(yè)務(wù)工作特點(diǎn)，分別收集業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案，如檔案接收登記冊(cè)、檔案查閱登記表、檔案鑒定銷毀清冊(cè)、檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、檔案整理工作記錄等。聲像檔案：本局工作中形成的照片、錄音、錄像等資料，如重要會(huì)議、重大活動(dòng)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、項(xiàng)目驗(yàn)收等的影像記錄。電子檔案：本局在辦公自動(dòng)化過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括各類辦公軟件生成的文檔、電子郵件、數(shù)據(jù)庫文件等。2.收集要求各部門要指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。檔案收集過程中，要注意保持檔案的原始性和真實(shí)性，不得擅自修改、涂抹或偽造檔案內(nèi)容。對(duì)于重要的檔案資料，要及時(shí)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案要按照一定的順序排列編號(hào)。整理后的檔案要做到目錄清晰、裝訂整齊、編目準(zhǔn)確，便于查閱和檢索。4.整理方法文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理。先將檔案按年度分開，再根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，然后在每個(gè)保管期限內(nèi)按機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行排列編號(hào)。業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的分類方案進(jìn)行整理。如檔案接收登記冊(cè)按照檔案來源、接收時(shí)間等進(jìn)行分類；檔案查閱登記表按照查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等進(jìn)行整理。聲像檔案：按照照片、錄音、錄像等不同載體進(jìn)行分類，對(duì)每張照片、每段錄音錄像進(jìn)行編號(hào)，并注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝（錄制）人等信息。電子檔案：按照電子文件的類別、年度進(jìn)行分類，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子文件進(jìn)行命名和編號(hào)，確保電子檔案的存儲(chǔ)和管理規(guī)范有序。四、檔案的保管1.檔案庫房管理檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的房間，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備。庫房?jī)?nèi)要安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。檔案架排列應(yīng)整齊有序，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案要分開存放。庫房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，不得存放易燃、易爆、腐蝕性物品。2.檔案裝具管理檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，選用質(zhì)量可靠、堅(jiān)固耐用的檔案柜、檔案盒等。檔案盒應(yīng)按照檔案整理要求進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)內(nèi)容應(yīng)包括檔案類別、年度、保管期限、順序號(hào)等。定期對(duì)檔案裝具進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)更換或修復(fù)，確保檔案裝具的安全和完好。3.檔案保管期限劃分永久保管的檔案：反映本局主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本局工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)本局工作需要查考的檔案，保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)本局工作需要查考的檔案，保管期限一般為5年以下。4.檔案定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化、安全防護(hù)等情況。在檢查過程中，要詳細(xì)記錄檔案的檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。對(duì)于檔案損壞、霉變、蟲蛀等情況，要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和防治。根據(jù)檔案檢查結(jié)果，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善檔案管理制度和保管措施。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析檔案的價(jià)值，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，確保既不遺漏有保存價(jià)值的檔案，也不保留無保存必要的檔案。鑒定工作要以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案局檔案管理規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合本局工作實(shí)際，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素。2.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案局分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織開展檔案鑒定工作，對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。3.鑒定方法逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值，確定檔案的保管期限。參考檔案的形成背景、來源渠道、重要程度、時(shí)間跨度等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。對(duì)于一些具有爭(zhēng)議性的檔案，可組織相關(guān)專家進(jìn)行論證，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。4.銷毀程序經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)內(nèi)容應(yīng)包括檔案的題名、年度、保管期限、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)等詳細(xì)信息。檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案鑒定工作小組審核、檔案局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員要認(rèn)真核對(duì)銷毀檔案與銷毀清冊(cè)是否一致，確保銷毀工作徹底、無誤。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員要在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀情況報(bào)告檔案局分管領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用1.利用范圍本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案，以了解本局歷史工作情況、參考相關(guān)文件資料、開展業(yè)務(wù)研究等。外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本局相關(guān)檔案，如開展合作項(xiàng)目、進(jìn)行歷史研究、辦理行政復(fù)議等。2.利用方式查閱：本局工作人員可在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。借閱：因特殊工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還日期等。檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。4.利用監(jiān)督檔案管理部門要對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案利用過程符合規(guī)定要求。對(duì)于違反檔案利用規(guī)定的行為，要及時(shí)制止并進(jìn)行糾正。借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，要及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。七、檔案信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。通過信息化手段，加強(qiáng)檔案信息資源的整合和共享利用，為檔案局各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的信息支持。2.數(shù)字化加工對(duì)本局各類紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保數(shù)字化檔案的圖像清晰、完整，符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。在數(shù)字化加工過程中，要對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，建立準(zhǔn)確的電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檔案的檢索和利用。3.信息化系統(tǒng)管理選用功能完善、安全可靠的檔案信息化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行全面信息化管理。加強(qiáng)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)備份，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全和穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的用戶進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止信息泄露和非法操作。4.電子檔案管理嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)電子檔案管理的規(guī)定，對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)范管理。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份