PAGE工程建筑辦公室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程建筑辦公室管理，規(guī)范辦公秩序，提高工作效率，確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司工程建筑辦公室全體工作人員。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開(kāi)展工作。2.以服務(wù)工程建設(shè)為宗旨，提高工作質(zhì)量和效率。3.明確職責(zé)，分工協(xié)作，確保各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。4.注重信息安全與保密，保護(hù)公司和相關(guān)方的利益。二、辦公秩序規(guī)范（一）考勤制度1.員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司規(guī)定的工作時(shí)間，按時(shí)上下班，不得遲到、早退。2.如需請(qǐng)假，應(yīng)提前按照公司請(qǐng)假流程辦理請(qǐng)假手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可離崗。3.考勤記錄將作為員工績(jī)效考核的重要依據(jù)之一。（二）辦公環(huán)境維護(hù)1.保持辦公室整潔衛(wèi)生，每日上班前應(yīng)進(jìn)行簡(jiǎn)單清掃，下班時(shí)清理桌面，關(guān)閉電器設(shè)備。2.辦公用品擺放整齊有序，文件資料應(yīng)分類(lèi)存放，便于查找。3.愛(ài)護(hù)辦公設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修，不得故意破壞。（三）行為規(guī)范1.員工在辦公區(qū)域應(yīng)保持良好的行為舉止，文明禮貌，不得大聲喧嘩、爭(zhēng)吵。2.嚴(yán)禁在辦公室吸煙、吃零食，保持辦公環(huán)境的清新。3.不得在工作時(shí)間內(nèi)從事與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)，如玩游戲、瀏覽無(wú)關(guān)網(wǎng)站等。三、文件與檔案管理（一）文件收發(fā)1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件收發(fā)崗位，負(fù)責(zé)公司文件的接收、登記、傳閱、歸檔等工作。2.收到文件后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，注明文件名稱(chēng)、文號(hào)、發(fā)文部門(mén)、日期等信息，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳閱。3.對(duì)于重要文件，應(yīng)及時(shí)呈交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱，并跟蹤處理結(jié)果。（二）文件起草與審核1.各部門(mén)根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司政策和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.文件起草完成后，應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，重要文件還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)。3.審核通過(guò)的文件應(yīng)按照規(guī)定格式排版、編號(hào)，確保文件的規(guī)范性。（三）檔案管理1.建立健全公司檔案管理制度，明確檔案管理的職責(zé)和流程。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類(lèi)、歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.嚴(yán)格檔案查閱、借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案資料。四、會(huì)議管理（一）會(huì)議組織1.根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門(mén)或人員負(fù)責(zé)會(huì)議的組織籌備工作，包括確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等。2.提前通知參會(huì)人員會(huì)議相關(guān)信息，確保參會(huì)人員做好準(zhǔn)備。3.準(zhǔn)備好會(huì)議所需的資料、設(shè)備等，如投影儀、音響、會(huì)議資料等。（二）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退，如有特殊情況需提前請(qǐng)假。2.會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接聽(tīng)電話(huà)或離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。3.認(rèn)真聽(tīng)取會(huì)議內(nèi)容，積極參與討論，不得交頭接耳、做與會(huì)議無(wú)關(guān)的事情。（三）會(huì)議記錄與紀(jì)要1.安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)會(huì)議主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員。3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保會(huì)議決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。五、印章管理（一）印章種類(lèi)與保管1.公司設(shè)立的印章包括公章、合同章、財(cái)務(wù)章等，明確各類(lèi)印章的使用范圍和保管責(zé)任人。2.印章保管人應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得隨意將印章交予他人使用。3.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并設(shè)置必要的防盜、防潮、防火措施。（二）印章使用審批1.使用印章應(yīng)填寫(xiě)印章使用申請(qǐng)表，注明使用事由、使用部門(mén)、使用時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可到印章保管人處蓋章。3.嚴(yán)禁在空白紙張或文件上加蓋印章。（三）印章使用登記1.印章保管人應(yīng)建立印章使用登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章使用的時(shí)間、事由、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息。2.定期對(duì)印章使用登記臺(tái)賬進(jìn)行核對(duì)和整理，確保登記信息的準(zhǔn)確性和完整性。六、辦公用品管理（一）辦公用品采購(gòu)1.根據(jù)公司實(shí)際需求，制定辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，明確采購(gòu)的種類(lèi)、數(shù)量、規(guī)格等。2.選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，確保辦公用品的質(zhì)量和價(jià)格合理。3.采購(gòu)的辦公用品應(yīng)及時(shí)入庫(kù)，并進(jìn)行驗(yàn)收登記。（二）辦公用品發(fā)放1.員工根據(jù)工作需要填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄。3.對(duì)于限量使用的辦公用品，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放數(shù)量。（三）辦公用品使用與節(jié)約1.員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。2.鼓勵(lì)員工自帶水杯、筆等辦公用品，減少一次性用品的使用。3.定期對(duì)辦公用品的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。七、信息安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.加強(qiáng)公司網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全防護(hù)措施。2.員工不得隨意在公司網(wǎng)絡(luò)內(nèi)下載、安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件，不得訪(fǎng)問(wèn)非法網(wǎng)站。3.定期對(duì)公司網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。（二）數(shù)據(jù)安全1.建立健全數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上。2.嚴(yán)格數(shù)據(jù)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限管理，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪(fǎng)問(wèn)和處理相關(guān)數(shù)據(jù)。3.加強(qiáng)對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）信息保密1.全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司信息保密制度，不得泄露公司機(jī)密信息。2.在工作中涉及到公司機(jī)密信息的，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪(fǎng)問(wèn)等。3.如發(fā)現(xiàn)信息泄露事件，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取措施進(jìn)行處理。八、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)管理（一）報(bào)銷(xiāo)范圍1.明確公司工程建筑辦公室費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的范圍，包括辦公用品費(fèi)用、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。（二）報(bào)銷(xiāo)流程1.員工發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)發(fā)票、憑證等報(bào)銷(xiāo)資料，并按照公司報(bào)銷(xiāo)流程填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后予以報(bào)銷(xiāo)。（三）報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)1.制定各項(xiàng)