PAGE教師辦公室文書制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)教師辦公室文書管理，確保文書處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各教師辦公室及相關(guān)工作人員在文書處理過程中的各項活動。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，格式符合規(guī)定要求，語言表達(dá)清晰、規(guī)范。2.及時高效原則：及時處理各類文書，提高工作效率，確保信息傳遞的及時性和有效性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，確保文書信息的安全，防止泄露。4.精簡實用原則：簡化文書處理程序，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高工作效益。二、文書種類及定義（一）文件1.上級文件：指上級教育主管部門、政府部門等下發(fā)的各類文件，包括通知、決定、規(guī)定、辦法等。2.本校文件：指學(xué)校以正式文件形式發(fā)布的各類規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、通知等。（二）函件1.公函：學(xué)校與其他單位、部門之間進(jìn)行公務(wù)聯(lián)系時使用的正式函件。2.便函：學(xué)校內(nèi)部各部門之間進(jìn)行一般性事務(wù)聯(lián)系時使用的函件。（三）會議紀(jì)要記錄學(xué)校各類會議主要內(nèi)容、決議和工作安排的文件。（四）報告1.工作報告：教師向上級領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報工作進(jìn)展、存在問題及下一步工作計劃的文件。2.情況報告：針對學(xué)校發(fā)生的重大事件、突發(fā)事件等向上級報告情況的文件。（五）請示教師就工作中遇到的問題、需要上級批準(zhǔn)的事項等向上級提出請求的文件。（六）批復(fù)上級對下級請示事項作出答復(fù)的文件。（七）計劃教師個人或團(tuán)隊制定的工作規(guī)劃、學(xué)習(xí)計劃等。（八）總結(jié)教師對一段時間內(nèi)工作進(jìn)行回顧、分析和總結(jié)的文件。（九）記錄教師辦公室日常工作記錄、會議記錄、活動記錄等。三、文書處理流程（一）收文處理1.簽收學(xué)校收發(fā)室收到文件后，應(yīng)及時進(jìn)行簽收登記，注明文件名稱、文號、來文單位、日期等信息，并填寫《收文登記表》。2.登記將簽收的文件按照類別、文號等進(jìn)行詳細(xì)登記，建立收文臺賬。3.分發(fā)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。屬于一般性文件的，由辦公室工作人員直接分發(fā)；屬于重要文件或需領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，應(yīng)及時呈送學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)。4.傳閱領(lǐng)導(dǎo)批示后的文件，按照批示意見進(jìn)行傳閱。傳閱時應(yīng)填寫《文件傳閱單》，注明傳閱時間、傳閱人等信息，確保文件傳閱的及時性和準(zhǔn)確性。5.承辦承辦部門或人員接到文件后，應(yīng)按照文件要求及時辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。對于需要多個部門協(xié)同辦理的文件，辦公室應(yīng)做好協(xié)調(diào)工作。6.催辦辦公室對承辦部門或人員的文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件按時辦理完畢。對于逾期未辦的，應(yīng)及時了解原因，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）發(fā)文處理1.擬稿由相關(guān)部門或人員根據(jù)工作需要擬寫文件初稿。擬稿應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語言規(guī)范，符合國家法律法規(guī)和學(xué)校相關(guān)規(guī)定。2.審核擬稿完成后，應(yīng)送部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)、是否與學(xué)校整體工作協(xié)調(diào)一致、語言表達(dá)是否準(zhǔn)確規(guī)范等。審核通過后，在《發(fā)文稿紙》上簽署意見。3.會簽涉及多個部門的文件，應(yīng)進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在《發(fā)文稿紙》上簽署同意或不同意的意見。4.簽發(fā)經(jīng)審核與會簽后的文件，由學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見。5.編號辦公室對簽發(fā)后的文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)按照學(xué)校規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行，確保文件編號的唯一性和連續(xù)性。6.印制根據(jù)文件簽發(fā)意見和編號，辦公室安排專人進(jìn)行文件印制。印制應(yīng)確保文件格式規(guī)范、字跡清晰、排版整齊。7.校對印制完成后的文件，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真校對。校對人員應(yīng)逐字逐句核對文件內(nèi)容，確保文件無錯漏。校對無誤后，在《發(fā)文稿紙》上簽署校對人姓名。8.蓋章校對后的文件，經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審核后，加蓋學(xué)校公章。蓋章應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。9.分發(fā)文件蓋章后，由辦公室按照文件要求及時分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)文登記。（三）文件歸檔1.定期歸檔各部門應(yīng)在每年年底將本年度形成的各類文件進(jìn)行整理歸檔。歸檔文件應(yīng)分類準(zhǔn)確、排列有序、編目清晰。2.歸檔范圍歸檔文件包括上級文件、本校文件、函件、會議紀(jì)要、報告、請示、批復(fù)、計劃、總結(jié)、記錄等各類文書。3.歸檔要求歸檔文件應(yīng)齊全完整，原件與復(fù)印件一并歸檔。歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄。四、文書格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張大?。阂话悴捎肁4紙。2.頁邊距：上、下、左、右邊距均為2.5厘米。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用二號宋體字，加粗，居中排列。2.正文：一般用三號仿宋體字。3.一級標(biāo)題：用三號黑體字，序號用“一、”。4.二級標(biāo)題：用三號楷體字，序號用“（一）”。5.三級標(biāo)題：用三號仿宋體字，序號用“1.”。（三）行距一般采用1.5倍行距。（四）頁碼頁碼一般用四號宋體字，居下居中排列，位于頁面底部。（五）落款落款應(yīng)包括發(fā)文單位名稱、發(fā)文日期等信息。發(fā)文單位名稱應(yīng)使用全稱，發(fā)文日期應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，并加蓋單位公章。五、文書保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及學(xué)校機(jī)密信息的文件、資料，如招生計劃、教學(xué)改革方案、財務(wù)數(shù)據(jù)等。2.尚未公開的學(xué)校重大決策、工作部署等。3.其他需要保密的文書信息。（二）保密措施1.設(shè)立專門的保密檔案室或文件柜，對保密文書進(jìn)行集中存放，并配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.嚴(yán)格限制保密文書的傳閱范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大傳閱人員。3.對涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)在文件上加蓋“秘密”“機(jī)密”“絕密”等保密標(biāo)識。4.工作人員在處理保密文書時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自復(fù)印、摘抄、傳播保密文書內(nèi)容。5.對保密文書的借閱、歸還等應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，確保保密文書的安全。（三）保密責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門保密工作的第一責(zé)任人，應(yīng)加強(qiáng)對本部門工作人員的保密教育和管理，確保保密制度的落實。2.工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對因工作失誤或故意泄露保密文書內(nèi)容的，應(yīng)依法依規(guī)追究責(zé)任。六、文書保管期限（一）永久保管1.學(xué)校重要的規(guī)章制度、歷史沿革等文件。2.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本校主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件。3.本校制定的重要工作計劃、總結(jié)、報告等。（二）長期保管1.本校一般的規(guī)章制度、工作文件等。2.上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本校主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的一般性文件。3.本校與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。（三）短期保管1.本校一般性事務(wù)文件、臨時性通知等。2.本校內(nèi)部使用的會議記錄、工作記錄等。七、文書查閱與借閱（一）查閱1.本校人員查閱文書，應(yīng)填寫《文書查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室查閱。2.外單位人員查閱本校文書，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《文書查閱申請表》，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，應(yīng)在辦公室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文書帶出。（二）借閱1.本校人員借閱文書，應(yīng)填寫《文書借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱本校文書，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《文書借閱申請表》，經(jīng)學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]