PAGE廣告宣傳冊管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告宣傳冊的管理，規(guī)范廣告宣傳冊的設(shè)計(jì)、制作、發(fā)放、使用及存檔等流程，確保廣告宣傳冊內(nèi)容準(zhǔn)確、合法、有效，提升公司形象和宣傳效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有廣告宣傳冊的管理活動(dòng)，包括但不限于產(chǎn)品宣傳冊、企業(yè)形象宣傳冊、活動(dòng)宣傳冊等各類用于公司業(yè)務(wù)推廣、品牌傳播的宣傳資料。（三）基本原則1.合法性原則：廣告宣傳冊的內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得含有虛假、誤導(dǎo)、違法或侵犯他人權(quán)益的信息。2.準(zhǔn)確性原則：宣傳冊所傳達(dá)的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，與公司實(shí)際情況相符，避免夸大或不實(shí)宣傳。3.規(guī)范性原則：廣告宣傳冊的設(shè)計(jì)、排版、印刷等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保整體風(fēng)格一致，視覺效果良好。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等內(nèi)容的廣告宣傳冊，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、職責(zé)分工（一）市場部1.負(fù)責(zé)廣告宣傳冊需求的發(fā)起，根據(jù)公司業(yè)務(wù)目標(biāo)、市場推廣計(jì)劃等，提出宣傳冊的設(shè)計(jì)主題、內(nèi)容框架、風(fēng)格要求等。2.與設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)溝通協(xié)調(diào)，審核設(shè)計(jì)初稿，提出修改意見，確保設(shè)計(jì)方向符合公司宣傳策略和品牌形象。3.負(fù)責(zé)宣傳冊內(nèi)容的收集、整理、審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤、符合宣傳重點(diǎn)，并及時(shí)提供給設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行排版設(shè)計(jì)。4.跟蹤宣傳冊的制作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決制作過程中出現(xiàn)的問題，對制作完成的宣傳冊進(jìn)行最終審核，確認(rèn)無誤后提交發(fā)放申請。5.根據(jù)公司業(yè)務(wù)開展情況和市場反饋，定期評估宣傳冊的宣傳效果，提出改進(jìn)建議。（二）設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)1.根據(jù)市場部提出的需求和要求，進(jìn)行廣告宣傳冊的創(chuàng)意設(shè)計(jì)，包括封面、封底、內(nèi)頁排版、插圖繪制等，形成設(shè)計(jì)初稿。2.根據(jù)市場部的審核意見，對設(shè)計(jì)初稿進(jìn)行修改完善，直至設(shè)計(jì)方案通過審核。3.配合制作供應(yīng)商進(jìn)行宣傳冊的制作，提供技術(shù)支持和指導(dǎo)，確保制作質(zhì)量符合設(shè)計(jì)要求。（三）制作供應(yīng)商1.根據(jù)設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)提供的設(shè)計(jì)文件和制作要求，負(fù)責(zé)廣告宣傳冊的印刷、裝訂等制作工作。2.選用符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的紙張、油墨等原材料，確保宣傳冊的印刷質(zhì)量和耐用性。3.在制作過程中嚴(yán)格按照工藝流程進(jìn)行操作，保證制作進(jìn)度和質(zhì)量，按時(shí)交付制作完成的宣傳冊。（四）行政部1.負(fù)責(zé)廣告宣傳冊制作費(fèi)用的預(yù)算編制、審核和報(bào)銷工作。2.負(fù)責(zé)宣傳冊的統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放，建立宣傳冊發(fā)放臺賬，記錄發(fā)放時(shí)間、數(shù)量、領(lǐng)取人等信息。3.定期對庫存的宣傳冊進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（五）法務(wù)部1.參與廣告宣傳冊內(nèi)容的審核，從法律角度對宣傳冊內(nèi)容進(jìn)行把關(guān)，確保不涉及法律風(fēng)險(xiǎn)。2.對宣傳冊制作、發(fā)放、使用過程中涉及的法律問題提供咨詢和指導(dǎo)，防范法律糾紛。三、廣告宣傳冊設(shè)計(jì)管理（一）設(shè)計(jì)需求提出市場部應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要、產(chǎn)品特點(diǎn)、目標(biāo)客戶群體等因素，提前規(guī)劃廣告宣傳冊的設(shè)計(jì)需求。需求提出時(shí)應(yīng)明確宣傳冊的主題、用途、目標(biāo)受眾、內(nèi)容框架、風(fēng)格要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等關(guān)鍵信息，并填寫《廣告宣傳冊設(shè)計(jì)需求申請表》，提交部門負(fù)責(zé)人審核。（二）設(shè)計(jì)方案審核1.設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)在收到設(shè)計(jì)需求后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成設(shè)計(jì)初稿，并提交給市場部審核。市場部應(yīng)組織相關(guān)人員對設(shè)計(jì)初稿進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合公司品牌形象和宣傳策略，設(shè)計(jì)風(fēng)格是否合適，排版是否合理等。2.審核人員應(yīng)詳細(xì)填寫《廣告宣傳冊設(shè)計(jì)審核意見表》，提出具體的修改意見和建議。設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善，直至設(shè)計(jì)方案通過審核。（三）設(shè)計(jì)變更管理如在設(shè)計(jì)過程中需要對設(shè)計(jì)方案進(jìn)行變更，市場部應(yīng)填寫《廣告宣傳冊設(shè)計(jì)變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等，提交部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)根據(jù)變更要求進(jìn)行修改，并重新提交審核。四、廣告宣傳冊制作管理（一）制作供應(yīng)商選擇1.行政部應(yīng)通過招標(biāo)、比價(jià)、詢價(jià)等方式，選擇具有良好信譽(yù)、專業(yè)資質(zhì)和制作能力的供應(yīng)商承擔(dān)廣告宣傳冊的制作工作。2.與選定的供應(yīng)商簽訂制作合同，明確制作內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等條款，確保雙方權(quán)益得到保障。（二）制作過程監(jiān)控1.市場部應(yīng)指定專人跟蹤廣告宣傳冊的制作進(jìn)度，定期與制作供應(yīng)商溝通，了解制作進(jìn)展情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決制作過程中出現(xiàn)的問題。2.制作供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和工藝流程進(jìn)行制作，在制作過程中接受公司的監(jiān)督檢查。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或不符合要求的情況，公司有權(quán)要求供應(yīng)商及時(shí)整改或重新制作。（三）制作驗(yàn)收1.宣傳冊制作完成后，制作供應(yīng)商應(yīng)提交樣品供公司驗(yàn)收。市場部、設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)等相關(guān)人員應(yīng)按照設(shè)計(jì)要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對樣品進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤、印刷質(zhì)量是否達(dá)標(biāo)、裝訂是否牢固、外觀是否符合設(shè)計(jì)風(fēng)格等。2.驗(yàn)收合格后，填寫《廣告宣傳冊制作驗(yàn)收單》，雙方簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，制作供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收意見進(jìn)行整改，直至驗(yàn)收合格。五、廣告宣傳冊發(fā)放管理（一）發(fā)放申請市場部在宣傳冊制作驗(yàn)收合格后，應(yīng)填寫《廣告宣傳冊發(fā)放申請表》，注明發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、發(fā)放時(shí)間等信息，提交部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，將申請表提交給行政部。（二）發(fā)放登記與保管1.行政部根據(jù)發(fā)放申請表進(jìn)行宣傳冊的發(fā)放，并建立發(fā)放臺賬，詳細(xì)記錄發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、領(lǐng)取人簽字等信息。2.行政部應(yīng)妥善保管廣告宣傳冊，設(shè)置專門的存放區(qū)域，確保宣傳冊存放安全、整齊，便于查找和發(fā)放。（三）發(fā)放范圍與限制1.廣告宣傳冊的發(fā)放范圍應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和目標(biāo)客戶群體確定，原則上只發(fā)放給與公司有業(yè)務(wù)往來的客戶、合作伙伴、潛在客戶等相關(guān)人員。2.嚴(yán)禁將廣告宣傳冊發(fā)放給無關(guān)人員或用于非公司業(yè)務(wù)宣傳的目的。如因特殊情況需要向其他人員發(fā)放，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。六、廣告宣傳冊使用管理（一）使用規(guī)范1.公司員工在使用廣告宣傳冊時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行使用，不得擅自更改宣傳冊內(nèi)容或用于其他非法、違規(guī)目的。2.不得在廣告宣傳冊上隨意涂抹、粘貼、損壞，保持宣傳冊的整潔和完好。（二）信息更新如公司業(yè)務(wù)發(fā)生重大變化、產(chǎn)品信息更新、品牌形象調(diào)整等情況，市場部應(yīng)及時(shí)對廣告宣傳冊內(nèi)容進(jìn)行更新，并按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行設(shè)計(jì)、制作、審核和發(fā)放。（三）回收與銷毀1.對于已發(fā)放的廣告宣傳冊，如因業(yè)務(wù)調(diào)整、宣傳冊內(nèi)容過期等原因不再使用，行政部應(yīng)負(fù)責(zé)組織回收?；厥盏男麄鲀詰?yīng)進(jìn)行妥善保管，不得隨意丟棄。2.對于回收的廣告宣傳冊，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息。七、廣告宣傳冊存檔管理（一）存檔內(nèi)容1.廣告宣傳冊設(shè)計(jì)過程中的所有文件，包括設(shè)計(jì)需求申請表、設(shè)計(jì)初稿、審核意見表、設(shè)計(jì)變更申請表等。2.廣告宣傳冊制作過程中的相關(guān)文件，如制作合同、制作驗(yàn)收單、印刷樣稿等。3.廣告宣傳冊發(fā)放過程中的發(fā)放申請表、發(fā)放臺賬等。4.廣告宣傳冊的電子文檔和紙質(zhì)文檔。（二）存檔方式與期限1.廣告宣傳冊的存檔應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行。電子文檔應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存儲，紙質(zhì)文檔應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊，并在封面標(biāo)注存檔年份、宣傳冊名稱等信息。2.廣告宣傳冊的存檔期限為[X]年，存檔期滿后，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行銷毀或繼續(xù)保存。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱廣告宣傳冊存檔資料的，應(yīng)填寫《廣告宣傳冊存檔資料查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到行政部查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改或損壞存檔資料。2.因特殊情況需要借閱廣告宣傳冊存檔資料的，應(yīng)填寫《廣告宣傳冊存檔資料借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還所借閱資料，并確保資料完好無損。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對廣告宣傳冊的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)計(jì)、制作、發(fā)放、使用、存檔等各個(gè)環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.市場部、行政部等相關(guān)部門應(yīng)配合公司的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核與獎(jiǎng)懲1.對于在廣告宣傳冊管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致廣告宣傳冊出現(xiàn)質(zhì)量問題、信息泄露、違規(guī)使用等情況的部門和個(gè)人，公司將視情