PAGE辦公采購制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，確保公司辦公物資的及時(shí)供應(yīng)和質(zhì)量，特制定本制度及流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因辦公需要進(jìn)行的各類物資采購活動(dòng)，包括辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、維修材料等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格執(zhí)行公司預(yù)算管理制度，采購費(fèi)用不得超出預(yù)算范圍。3.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、符合公司需求的產(chǎn)品和服務(wù)。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。5.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，降低采購成本，提高采購效益。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司辦公采購管理制度及流程規(guī)范。2.匯總各部門采購需求，編制采購計(jì)劃。3.組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。4.負(fù)責(zé)采購物資的驗(yàn)收、入庫、付款等工作。5.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效。（二）需求部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，及時(shí)向采購部門提交采購需求申請(qǐng)。2.參與采購過程，提供技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)要求。3.負(fù)責(zé)采購物資的使用、保管和維護(hù)。4.協(xié)助采購部門進(jìn)行驗(yàn)收工作。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.審核采購預(yù)算，確保采購費(fèi)用合理。2.負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理。3.監(jiān)督采購資金的使用情況。（四）審計(jì)部門職責(zé)1.對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性和采購結(jié)果的合理性。2.對(duì)采購合同進(jìn)行審查，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。三）采購計(jì)劃管理（一）采購需求收集1.各部門應(yīng)定期（每月[具體日期]前）向采購部門提交下月采購需求申請(qǐng)表，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急采購需求，應(yīng)及時(shí)填寫《緊急采購申請(qǐng)表》，說明需求原因和預(yù)計(jì)到貨時(shí)間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交采購部門。（二）采購計(jì)劃編制1.采購部門收到各部門采購需求后，進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合庫存情況進(jìn)行分析。2.根據(jù)分析結(jié)果，編制月度采購計(jì)劃，明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。3.采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。（三）采購計(jì)劃調(diào)整1.如因工作需要或其他原因需調(diào)整采購計(jì)劃，需求部門應(yīng)填寫《采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容。2.采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交采購部門，采購部門審核后報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃并組織實(shí)施。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購物資的類別和特點(diǎn)，制定供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。3.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核，評(píng)估其綜合實(shí)力。4.采購部門組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)審，選擇合格的供應(yīng)商列入公司合格供應(yīng)商名錄。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購部門定期（每季度）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等方面。2.采購部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。3.對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商合作與溝通1.采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解采購物資的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量情況等，及時(shí)協(xié)調(diào)解決問題。3.對(duì)于供應(yīng)商的投訴和建議，采購部門應(yīng)及時(shí)處理和反饋，維護(hù)良好的合作關(guān)系。五、采購流程（一）采購申請(qǐng)審批1.需求部門填寫采購需求申請(qǐng)表或緊急采購申請(qǐng)表，詳細(xì)說明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.采購需求申請(qǐng)表或緊急采購申請(qǐng)表提交采購部門，采購部門審核后報(bào)采購部門負(fù)責(zé)人審批。3.采購部門負(fù)責(zé)人根據(jù)采購計(jì)劃和實(shí)際情況進(jìn)行審批，對(duì)于超出預(yù)算或不符合采購規(guī)定的申請(qǐng)，予以退回并說明原因。4.經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審批通過的采購申請(qǐng)，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）采購實(shí)施1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)后的采購申請(qǐng)，在合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，并簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。（三）驗(yàn)收入庫1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和倉庫管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.采購物資到貨后，由倉庫管理部門會(huì)同需求部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面。3.驗(yàn)收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單；驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商補(bǔ)貨或換貨，直至驗(yàn)收合格為止。（四）付款結(jié)算1.采購物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時(shí)整理采購發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證，并提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行付款審核。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和相關(guān)規(guī)定，對(duì)采購發(fā)票、入庫單等憑證進(jìn)行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。3.采購部門應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對(duì)采購款項(xiàng)的支付情況，確保付款及時(shí)、準(zhǔn)確。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購部門根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)考慮風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，采用定性或定量的方法進(jìn)行評(píng)估。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，包括風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.采購部門應(yīng)定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)措施，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。（二）外部監(jiān)督1.采購活動(dòng)應(yīng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.采購部門應(yīng)積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和