PAGE復印機辦公室管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司復印機的管理，確保復印機的正常使用，提高工作效率，節(jié)約辦公成本，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有復印機的使用、維護及管理。（三）基本原則1.安全原則：確保復印機的操作安全，避免發(fā)生人員傷亡和設備損壞事故。2.高效原則：保證復印機的正常運行，滿足公司日常辦公的復印需求，提高工作效率。3.節(jié)約原則：倡導節(jié)約使用紙張、墨粉等耗材，降低辦公成本。4.規(guī)范原則：規(guī)范復印機的使用流程、維護保養(yǎng)及故障處理等工作，確保各項工作有序進行。二、復印機的使用管理（一）使用人員資格1.公司正式員工均有權使用復印機，但必須經(jīng)過相關培訓，熟悉復印機的操作方法和注意事項。2.嚴禁非公司員工使用公司復印機，如有特殊情況需經(jīng)部門負責人批準，并在專人陪同下使用。（二）使用流程1.復印前準備檢查復印機是否處于正常狀態(tài)，如紙張是否充足、墨粉是否需要更換等。根據(jù)復印內容的要求，調整復印機的參數(shù)，如紙張尺寸、復印份數(shù)、顏色模式等。2.放置原稿將原稿平整地放置在復印機的原稿臺上，注意原稿的方向和順序。3.選擇復印功能根據(jù)需要選擇復印、掃描、傳真等功能，并設置相應的參數(shù)。4.開始復印確認設置無誤后，按下復印按鈕，開始復印。5.整理復印件復印完成后，及時整理復印件，將原稿取出，關閉復印機電源。（三）復印份數(shù)限制1.一般情況下，每人每次復印份數(shù)不得超過[X]份。如有特殊情況需要大量復印，需提前向部門負責人申請。2.部門負責人應根據(jù)工作實際需求，合理控制復印份數(shù)，避免浪費。（四）紙張使用規(guī)范1.提倡雙面復印，減少紙張浪費。2.盡量使用公司內部的廢紙作為草稿紙，如無必要，不得隨意使用新紙張。3.對于重要文件或資料，如需單面復印，應優(yōu)先選擇單面已使用過的紙張。（五）特殊情況處理1.如復印機出現(xiàn)卡紙、墨粉不足等故障，應及時通知行政部門進行維修，不得自行拆卸或修理復印機。2.在復印過程中，如發(fā)現(xiàn)原稿有損壞或不清楚的地方，應及時與提供原稿的人員溝通，重新提供原稿。三、復印機的維護管理（一）日常維護1.清潔每天工作結束后，使用干凈的軟布擦拭復印機的機身，清除灰塵和污漬。定期清潔復印機的原稿臺、進紙口、出紙口等部位，防止灰塵和紙屑堆積。2.檢查每天檢查復印機的紙張供應情況，確保紙張充足。定期檢查復印機的墨粉盒、硒鼓等耗材的使用情況，如發(fā)現(xiàn)墨粉不足或硒鼓壽命到期，應及時更換。檢查復印機的各項功能是否正常，如復印、掃描、傳真等，如有異常應及時報修。（二）定期保養(yǎng)1.行政部門應定期聯(lián)系專業(yè)的復印機維修人員，對復印機進行全面的保養(yǎng)和維護，一般每[X]個月進行一次。2.保養(yǎng)內容包括清潔復印機內部的光學部件、機械部件，檢查各部件的磨損情況，更換老化的零部件等。（三）故障維修1.當復印機出現(xiàn)故障時，使用人員應及時填寫《復印機故障報修單》，詳細說明故障現(xiàn)象和發(fā)生時間，并提交給行政部門。2.行政部門接到報修單后，應及時安排維修人員進行維修，并跟蹤維修進度，確保復印機盡快恢復正常使用。3.維修完成后，維修人員應填寫《復印機維修記錄單》，記錄故障原因、維修方法和更換的零部件等信息，并由使用人員簽字確認。四、復印機耗材管理（一）耗材采購1.行政部門應根據(jù)復印機的使用情況和耗材的庫存情況，定期制定耗材采購計劃，報公司領導審批后進行采購。2.采購耗材時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保耗材的質量和性能符合復印機的要求。3.采購的耗材應妥善保管，防止受潮、變質等情況發(fā)生。（二）耗材領用1.使用人員如需領用復印機耗材，應填寫《復印機耗材領用申請表》，注明領用的耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交給行政部門。2.行政部門根據(jù)庫存情況和審批意見，為使用人員發(fā)放耗材，并在《復印機耗材領用登記表》上進行登記。3.使用人員應妥善保管領用的耗材，不得隨意丟棄或浪費。（三）耗材使用監(jiān)控1.行政部門應定期統(tǒng)計復印機耗材的使用情況，分析耗材的消耗規(guī)律，評估使用人員的耗材使用合理性。2.對于耗材使用量異常的情況，行政部門應及時與相關使用人員溝通，了解原因，并采取相應的措施進行控制。五、復印機的安全管理（一）操作安全1.使用人員在操作復印機時，應嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得違規(guī)操作。2.嚴禁在復印機周圍放置易燃、易爆物品，保持復印機周圍環(huán)境整潔、通風良好。3.在復印機運行過程中，不得觸摸復印機的內部部件，以免發(fā)生觸電事故。（二）用電安全1.復印機應使用專用的電源插座，不得與其他大功率電器共用一個插座，以免發(fā)生過載現(xiàn)象。2.定期檢查復印機的電源線是否破損、老化等，如有問題應及時更換。3.在復印機長時間不使用時，應關閉電源開關，拔掉電源線插頭，防止發(fā)生火災等安全事故。（三）防火安全1.復印機應配備滅火設備，如滅火器、滅火砂等，并定期檢查其有效性。2.嚴禁在復印機內使用明火或加熱物品，防止發(fā)生火災。3.如發(fā)現(xiàn)復印機冒煙、起火等異常情況，應立即切斷電源，使用滅火設備進行滅火，并及時通知相關部門。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)培訓擅自使用復印機。2.違反復印份數(shù)限制，大量復印與工作無關的資料。3.浪費紙張，不按規(guī)定使用雙面復印。4.故意損壞復印機或其部件。5.私自拆卸、修理復印機。6.未經(jīng)批準將復印機借給非公司人員使用。7.未按規(guī)定填寫相關申請表或登記表。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)的員工，給予口頭警告，并責令其改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，將視情況給予書面警告、罰款、暫停使用復印機直至解除勞動合同等處理措施。3.因違規(guī)行為給公司造成