ISO9001-2026質(zhì)量管理體系模板文件之27：顧客和外部供方的財(cái)產(chǎn)管理程序相關(guān)記錄見《顧客和外部供方的財(cái)產(chǎn)管理程序》記錄清單《顧客和外部供方的財(cái)產(chǎn)管理程序》記錄清單記錄編號(hào)記錄名稱對(duì)應(yīng)流程記錄形式/格式/載體電子記錄所屬系統(tǒng)及模塊記錄內(nèi)容要點(diǎn)保存期限填寫/歸口部門QP-8.5.3-007知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用授權(quán)確認(rèn)書策劃(P)-策劃與準(zhǔn)備-紙質(zhì)媒介：確認(rèn)書原件、雙方簽字蓋章頁(yè)；

-電子媒介：PDF版確認(rèn)書、電子簽章文件。法務(wù)管理系統(tǒng)-授權(quán)模塊授權(quán)范圍、期限、使用限制、雙方簽字、日期授權(quán)結(jié)束后5年法務(wù)部QP-8.5.3-008個(gè)人信息處理合規(guī)聲明策劃(P)-策劃與準(zhǔn)備-紙質(zhì)媒介：聲明原件、負(fù)責(zé)人簽字頁(yè)；

-電子媒介：系統(tǒng)備案記錄、PDF版聲明文件。信息安全管理系統(tǒng)-合規(guī)模塊收集依據(jù)、使用目的、存儲(chǔ)期限、去標(biāo)識(shí)化措施、合規(guī)承諾合規(guī)義務(wù)終止后3年法務(wù)部、IT部QP-8.5.3-016財(cái)產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇評(píng)估與控制表策劃(P)-策劃與準(zhǔn)備-紙質(zhì)媒介：評(píng)估表原件、參與部門會(huì)簽頁(yè)；

-電子媒介：Excel/數(shù)據(jù)庫(kù)版評(píng)估表、PDF版評(píng)審結(jié)論。質(zhì)量管理系統(tǒng)-風(fēng)險(xiǎn)管理模塊風(fēng)險(xiǎn)描述、等級(jí)、防控措施、責(zé)任人、更新日期5年質(zhì)量管理部QP-8.5.3-001顧客或外部供方財(cái)產(chǎn)臺(tái)賬實(shí)施(D)-財(cái)產(chǎn)接收與識(shí)別-紙質(zhì)媒介：臺(tái)賬打印頁(yè)、負(fù)責(zé)人簽字頁(yè)；

-電子媒介：數(shù)據(jù)庫(kù)記錄、Excel/PDF版導(dǎo)出文件。財(cái)產(chǎn)管理系統(tǒng)-臺(tái)賬模塊財(cái)產(chǎn)唯一標(biāo)識(shí)、權(quán)屬信息、技術(shù)參數(shù)、存放位置、責(zé)任人、狀態(tài)、流轉(zhuǎn)記錄合同終止后5年倉(cāng)儲(chǔ)部（有形）、IT部（無形）QP-8.5.3-002財(cái)產(chǎn)接收登記表實(shí)施(D)-財(cái)產(chǎn)接收與識(shí)別-紙質(zhì)媒介：登記表原件、交接雙方簽字頁(yè)；

-電子媒介：系統(tǒng)表單記錄、掃描件/照片附件。采購(gòu)管理系統(tǒng)-接收模塊財(cái)產(chǎn)名稱、數(shù)量、規(guī)格、權(quán)屬證明文件、接收日期、接收人、初始狀態(tài)照片/截圖合同終止后3年采購(gòu)部QP-8.5.3-003財(cái)產(chǎn)驗(yàn)證報(bào)告實(shí)施(D)-財(cái)產(chǎn)驗(yàn)證-紙質(zhì)媒介：報(bào)告原件、驗(yàn)證人及授權(quán)人簽字頁(yè)；

-電子媒介：PDF版報(bào)告、系統(tǒng)審批流程記錄。質(zhì)量管理系統(tǒng)-驗(yàn)證模塊驗(yàn)證項(xiàng)目、方法、結(jié)果、不合格描述、驗(yàn)證人、日期合同終止后5年質(zhì)量管理部QP-8.5.3-004防護(hù)措施執(zhí)行記錄表實(shí)施(D)-財(cái)產(chǎn)存儲(chǔ)與防護(hù)-紙質(zhì)媒介：記錄表原件、檢查人簽字頁(yè)；

-電子媒介：系統(tǒng)日志記錄、電子表格導(dǎo)出文件。倉(cāng)儲(chǔ)管理系統(tǒng)-防護(hù)模塊財(cái)產(chǎn)標(biāo)識(shí)、防護(hù)措施、環(huán)境參數(shù)、檢查人、日期合同終止后3年倉(cāng)儲(chǔ)部、IT部QP-8.5.3-015保密承諾書實(shí)施(D)-財(cái)產(chǎn)存儲(chǔ)與防護(hù)-紙質(zhì)媒介：承諾書原件、員工親筆簽字頁(yè)；

-電子媒介：HR系統(tǒng)電子檔案、PDF掃描件。人力資源系統(tǒng)-合規(guī)檔案模塊涉密人員信息、保密義務(wù)、違約責(zé)任、簽字日期離職后5年人力資源部QP-8.5.3-010日常檢查記錄表檢查(C)-過程監(jiān)視（日常檢查）-紙質(zhì)媒介：記錄表原件、檢查人每日簽字頁(yè)；

-電子媒介：移動(dòng)端打卡記錄、系統(tǒng)日志數(shù)據(jù)。質(zhì)量管理系統(tǒng)-監(jiān)控模塊檢查項(xiàng)目、結(jié)果、異常說明、檢查人、日期3年責(zé)任崗位QP-8.5.3-011定期檢查報(bào)告檢查(C)-定期檢查-紙質(zhì)媒介：報(bào)告原件、檢查人及審核人簽字頁(yè)；

-電子媒介：PDF版報(bào)告、系統(tǒng)生成的分析圖表。質(zhì)量管理系統(tǒng)-審核模塊檢查范圍、方法、結(jié)果、不符合項(xiàng)、整改建議、日期5年質(zhì)量管理部QP-8.5.3-012財(cái)產(chǎn)管理績(jī)效分析報(bào)告檢查(C)-績(jī)效測(cè)量-紙質(zhì)媒介：報(bào)告打印頁(yè)、管理層簽閱頁(yè)；

-電子媒介：BI系統(tǒng)分析報(bào)告、PPT演示文稿。質(zhì)量管理系統(tǒng)-績(jī)效模塊KPI統(tǒng)計(jì)、趨勢(shì)分析、偏差原因、改進(jìn)建議5年質(zhì)量管理部QP-8.5.3-013合規(guī)檢查記錄表檢查(C)-合規(guī)檢查-紙質(zhì)媒介：記錄表原件、檢查人及法務(wù)審核簽字頁(yè)；

-電子媒介：系統(tǒng)檢查清單記錄、PDF版存檔。法務(wù)管理系統(tǒng)-合規(guī)審計(jì)模塊檢查項(xiàng)、法規(guī)依據(jù)、結(jié)果、違規(guī)項(xiàng)、整改要求5年法務(wù)部QP-8.5.3-005財(cái)產(chǎn)異常事件報(bào)告處置(A)-異常處置-紙質(zhì)媒介：報(bào)告原件、報(bào)告人及審批人簽字頁(yè)；

-電子媒介：系統(tǒng)提報(bào)記錄、PDF版報(bào)告及溝通記錄。質(zhì)量管理系統(tǒng)-異常處理模塊異常類型、發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、原因、應(yīng)急措施、報(bào)告人、接收方確認(rèn)合同終止后5年責(zé)任部門QP-8.5.3-006財(cái)產(chǎn)交接憑證處置(A)-返還與處置-紙質(zhì)媒介：交接單原件、雙方簽字蓋章頁(yè)；

-電子媒介：系統(tǒng)流轉(zhuǎn)憑證、電子簽章文件。財(cái)產(chǎn)管理系統(tǒng)-流轉(zhuǎn)模塊財(cái)產(chǎn)信息、交接雙方、狀態(tài)確認(rèn)、簽字蓋章、日期合同終止后5年采購(gòu)部QP-8.5.3-009財(cái)產(chǎn)處置審批表處置(A)-返還與處置-紙質(zhì)媒介：審批表原件、各級(jí)審批簽字頁(yè)；

-電子媒介：系統(tǒng)審批流程記錄、PDF版掃描件。財(cái)產(chǎn)管理系統(tǒng)-處置模塊財(cái)產(chǎn)信息、處置原因、方式、授權(quán)文件、審批人、日期合同終止后5年倉(cāng)儲(chǔ)部、IT部QP-8.5.3-014糾正/預(yù)防措施報(bào)告處置(A)-糾正與預(yù)防措施-紙質(zhì)媒介：報(bào)告原件、責(zé)任部門及驗(yàn)證人簽字頁(yè)；

-電子媒介：系統(tǒng)改進(jìn)任務(wù)單、PDF版報(bào)告及驗(yàn)證記錄。質(zhì)量管理系統(tǒng)-改進(jìn)模塊問題描述、原因分析、措施計(jì)劃、責(zé)任人、完成時(shí)間、驗(yàn)證結(jié)果5年質(zhì)量管理部附件附件A：顧客和外部供方的財(cái)產(chǎn)管理工作流程表附件A：顧客和外部供方的財(cái)產(chǎn)管理工作流程表PDCA階段一級(jí)流程二級(jí)流程三級(jí)流程（關(guān)鍵活動(dòng)步驟）責(zé)任部門流程輸入流程輸出主要風(fēng)險(xiǎn)描述流程績(jī)效控制和檢查點(diǎn)P（策劃）策劃與準(zhǔn)備界定過程邊界與職責(zé)分工明確過程總負(fù)責(zé)人及各部門職責(zé)；

制定職責(zé)分工矩陣表。質(zhì)量管理部組織戰(zhàn)略、質(zhì)量目標(biāo)、顧客/供方協(xié)議。職責(zé)分工矩陣表/過程接口關(guān)系圖。職責(zé)不清、接口混亂導(dǎo)致推諉。-職責(zé)矩陣經(jīng)管理層審批；

-接口關(guān)系圖中明確信息流與責(zé)任鏈。制定管理目標(biāo)與KPI設(shè)定財(cái)產(chǎn)完好率、異常報(bào)告及時(shí)率等量化指標(biāo)。質(zhì)量管理部組織績(jī)效目標(biāo)、過往管理數(shù)據(jù)/顧客/供方合同要求。財(cái)產(chǎn)管理績(jī)效指標(biāo)表/KPI目標(biāo)值。指標(biāo)不可測(cè)量、脫離實(shí)際。-KPI設(shè)定符合SMART原則；

-目標(biāo)值經(jīng)評(píng)審確認(rèn)。開展風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇評(píng)估識(shí)別財(cái)產(chǎn)在各環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)；

制定防控措施。質(zhì)量管理部牽頭，多部門參與財(cái)產(chǎn)類型與特性/歷史異常案例、法規(guī)要求。顧客或外部供方財(cái)產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇評(píng)估與控制表。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不全、防控措施無效。-使用FMEA等工具進(jìn)行評(píng)估；

-高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)制定專項(xiàng)控制計(jì)劃。設(shè)計(jì)管理流程與表單繪制全生命周期管理流程圖；

設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化表單模板。質(zhì)量管理部流程設(shè)計(jì)原則、表單歷史版本/法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)要求。管理流程圖/財(cái)產(chǎn)接收登記表等表單模板。流程缺失關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、表單不實(shí)用。-流程圖經(jīng)跨部門評(píng)審；

-表單模板試用后定稿。配置資源與制定防護(hù)規(guī)范配置倉(cāng)儲(chǔ)、監(jiān)控、加密等資源；

制定差異化防護(hù)規(guī)范。質(zhì)量管理部牽頭，倉(cāng)儲(chǔ)部、IT部、法務(wù)部配合財(cái)產(chǎn)特性與風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)/資源配置計(jì)劃。資源配置清單/財(cái)產(chǎn)防護(hù)規(guī)范。資源不足、防護(hù)措施與風(fēng)險(xiǎn)不匹配。-資源配置計(jì)劃經(jīng)批準(zhǔn)；

-防護(hù)規(guī)范覆蓋所有財(cái)產(chǎn)類型。明確合規(guī)管理要求制定個(gè)人信息、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、跨境數(shù)據(jù)等合規(guī)細(xì)則。法務(wù)部個(gè)人信息保護(hù)法數(shù)據(jù)安全法等法規(guī)/合規(guī)管理細(xì)則/知識(shí)產(chǎn)權(quán)使用授權(quán)確認(rèn)書。合規(guī)要求遺漏、執(zhí)行偏差。-合規(guī)細(xì)則經(jīng)法務(wù)審核；

-定期更新法規(guī)清單。D（實(shí)施）實(shí)施與執(zhí)行財(cái)產(chǎn)接收與識(shí)別接收核對(duì)、權(quán)屬標(biāo)識(shí)、信息登記。采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、IT部顧客/供方交付財(cái)產(chǎn)及清單/權(quán)屬證明文件。財(cái)產(chǎn)接收登記表/顧客或外部供方財(cái)產(chǎn)臺(tái)賬。接收遺漏、權(quán)屬標(biāo)識(shí)不清。-接收核對(duì)雙人確認(rèn)；

-臺(tái)賬24小時(shí)內(nèi)錄入完畢。財(cái)產(chǎn)驗(yàn)證有形財(cái)產(chǎn)驗(yàn)證；

無形財(cái)產(chǎn)驗(yàn)證；

不合格處置。質(zhì)量管理部、法務(wù)部、IT部財(cái)產(chǎn)實(shí)物或載體/驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。財(cái)產(chǎn)驗(yàn)證報(bào)告/不合格品隔離記錄。驗(yàn)證不全、不合格品未隔離。-驗(yàn)證報(bào)告由授權(quán)人員簽字；

-不合格品立即標(biāo)識(shí)并通報(bào)。財(cái)產(chǎn)存儲(chǔ)與防護(hù)有形財(cái)產(chǎn)防護(hù)；

無形財(cái)產(chǎn)防護(hù)；

日常維護(hù)。倉(cāng)儲(chǔ)部、IT部、使用部門存儲(chǔ)環(huán)境要求、防護(hù)規(guī)范/維護(hù)計(jì)劃。環(huán)境監(jiān)控記錄/防護(hù)措施執(zhí)行記錄表。環(huán)境失控、訪問權(quán)限泄露。-環(huán)境參數(shù)每日記錄；

-權(quán)限變更日志每月審計(jì)。財(cái)產(chǎn)使用與流轉(zhuǎn)使用控制、跨部門流轉(zhuǎn)、動(dòng)態(tài)監(jiān)控。使用部門財(cái)產(chǎn)使用規(guī)范、流轉(zhuǎn)流程。財(cái)產(chǎn)使用日志/財(cái)產(chǎn)交接憑證。超范圍使用、流轉(zhuǎn)無記錄。-使用前核對(duì)權(quán)限與狀態(tài)；

-流轉(zhuǎn)必須書面交接。C（檢查）監(jiān)視與檢查日常監(jiān)視每日檢查存儲(chǔ)狀態(tài)、防護(hù)措施、訪問日志。責(zé)任崗位、使用部門日常檢查表模板/財(cái)產(chǎn)臺(tái)賬與狀態(tài)記錄。日常檢查記錄表。檢查流于形式、問題未上報(bào)。-檢查記錄每日提交；

-異常情況立即上報(bào)。定期檢查每月盤點(diǎn)有形財(cái)產(chǎn)；

每季度核查無形財(cái)產(chǎn)授權(quán)與防護(hù)。質(zhì)量管理部定期檢查計(jì)劃/財(cái)產(chǎn)臺(tái)賬與驗(yàn)證記錄。定期檢查報(bào)告。賬實(shí)不符、授權(quán)過期未發(fā)現(xiàn)。-檢查覆蓋率100%；

-報(bào)告經(jīng)管理層審閱?？?jī)效測(cè)量統(tǒng)計(jì)KPI達(dá)成情況，分析趨勢(shì)。質(zhì)量管理部績(jī)效數(shù)據(jù)、KPI目標(biāo)值。財(cái)產(chǎn)管理績(jī)效分析報(bào)告。數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤、未分析根本原因。-月度績(jī)效報(bào)告定期發(fā)布；

-偏差分析附糾正措施。合規(guī)檢查核查個(gè)人信息、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、跨境數(shù)據(jù)等合規(guī)性。法務(wù)部法律法規(guī)清單、合規(guī)細(xì)則/操作記錄與日志。合規(guī)檢查記錄表/整改通知書。合規(guī)漏洞、違規(guī)操作未糾正。-每半年全面核查一次；

-違規(guī)項(xiàng)限期整改并驗(yàn)證。A（處置）處置與改進(jìn)異常處置異常報(bào)告、原因分析、處置執(zhí)行。責(zé)任部門、質(zhì)量管理部、采購(gòu)部異常事件記錄、顧客/供方意見。異常報(bào)告函/異常原因分析報(bào)告。報(bào)告不及時(shí)、原因分析不透徹。-異常48小時(shí)內(nèi)報(bào)告；

-原因分析使用5Why/魚骨圖。糾正與預(yù)防措施制定并驗(yàn)證糾正措施；

更新風(fēng)險(xiǎn)控制表。質(zhì)量管理部、責(zé)任部門異常分析報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表。糾正/預(yù)防措施報(bào)告/更新后的風(fēng)險(xiǎn)控制表。措施無效、未舉一反三。-措施執(zhí)行后100%