業(yè)務(wù)合同審批及管理工具使用指南一、適用業(yè)務(wù)場景本工具適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合同的規(guī)范化審批與全生命周期管理，具體場景包括但不限于：銷售場景：客戶采購合同、訂單協(xié)議、服務(wù)承諾書等，需明確銷售條款、交付標(biāo)準(zhǔn)及回款計(jì)劃；采購場景：供應(yīng)商供貨合同、服務(wù)外包協(xié)議、設(shè)備采購協(xié)議等，需規(guī)范采購流程、質(zhì)量驗(yàn)收及付款條件；合作場景：項(xiàng)目合作協(xié)議、聯(lián)營合同、授權(quán)代理協(xié)議等，需界定雙方權(quán)責(zé)、收益分配及風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)；內(nèi)部場景：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、內(nèi)部服務(wù)協(xié)議等，需保證合規(guī)性及員工權(quán)益保障。通過統(tǒng)一工具管理，可避免合同條款遺漏、審批流程混亂、歸檔不全等問題，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提升管理效率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（1）合同發(fā)起與信息錄入責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如銷售專員、采購專員）操作步驟：①登錄合同管理系統(tǒng)，選擇“合同發(fā)起”模塊，根據(jù)合同類型（銷售/采購/合作等）選擇對(duì)應(yīng)模板；②填寫合同核心信息，包括合同編號(hào)（規(guī)則：年份-部門代碼-序號(hào)，如2024-SALE-001）、合同名稱（需明確雙方主體及核心內(nèi)容，如“XX公司與XX公司設(shè)備采購合同”）、簽約主體信息（甲方/乙方名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人等）；③錄入合同標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額（含含稅價(jià)、稅率、總價(jià)）、履行期限（開始/結(jié)束日期）、交付/驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式（如預(yù)付款比例、節(jié)點(diǎn)、賬戶信息）、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款；④附件（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、資質(zhì)證明等），保證附件與合同內(nèi)容一致。（2）合同審核與修訂責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員、分管領(lǐng)導(dǎo)操作步驟：①業(yè)務(wù)初審：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容的真實(shí)性、完整性，重點(diǎn)核對(duì)業(yè)務(wù)需求與合同條款的匹配性（如銷售合同中的客戶需求與交付標(biāo)準(zhǔn)是否一致），審核通過后提交至下一環(huán)節(jié)；②法務(wù)審核：法務(wù)專員重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性，包括主體資格（對(duì)方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性、違約責(zé)任明確性、爭議解決方式（建議約定訴訟/仲裁及管轄地）等，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)條款提出修改意見，經(jīng)辦人根據(jù)意見修訂后重新提交；③財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)專員審核合同金額的準(zhǔn)確性、付款方式的合理性（如是否符合企業(yè)資金管理規(guī)定）、稅費(fèi)計(jì)算是否正確、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）及開票要求是否明確；④領(lǐng)導(dǎo)審批：根據(jù)合同金額及重要性，由分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理進(jìn)行最終審批（如金額超10萬元需總經(jīng)理審批），審批通過后進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。（3）合同簽署與用印責(zé)任人：行政專員、法定代表人/授權(quán)代表操作步驟：①審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)正式合同文本（PDF版），經(jīng)辦人核對(duì)無誤后提交至行政部；②行政專員根據(jù)合同審批流程，安排法定代表人或授權(quán)代表簽署（需提供授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍及期限），并加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）；③簽署完成后，掃描合同文本（PDF格式）至系統(tǒng)，保證電子版與紙質(zhì)版內(nèi)容一致。（4）合同履行與跟蹤責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人操作步驟：①合同生效后，業(yè)務(wù)部門建立《合同履行臺(tái)賬》，記錄履行進(jìn)度（如交付時(shí)間、驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)、付款申請(qǐng)?zhí)峤粫r(shí)間等）；②按合同約定履行義務(wù)（如按時(shí)交付貨物、提供服務(wù)），并督促對(duì)方履行（如催收貨款、配合驗(yàn)收）；③履行過程中若需變更（如金額、期限、履行方式等），需發(fā)起“合同變更流程”，重新履行審批程序，簽訂補(bǔ)充協(xié)議。（5）合同歸檔與查詢責(zé)任人：檔案管理員、業(yè)務(wù)部門操作步驟：①合同履行完畢或終止后，經(jīng)辦人將紙質(zhì)合同（正本+副本）、附件、履行記錄（如驗(yàn)收單、付款憑證）等整理成冊(cè)，提交至檔案部；②檔案管理員對(duì)合同進(jìn)行分類編號(hào)（按年份+類型+序號(hào)），錄入檔案管理系統(tǒng)，保證紙質(zhì)與電子檔案一一對(duì)應(yīng)；③建立合同查詢權(quán)限，業(yè)務(wù)部門可查詢本部門合同，法務(wù)、財(cái)務(wù)部門可查詢?nèi)竞贤?，便于后續(xù)查閱與統(tǒng)計(jì)分析。三、核心模板參考表1：業(yè)務(wù)合同基本信息表（發(fā)起階段填寫）字段名稱填寫要求示例合同編號(hào)按規(guī)則自動(dòng)或手動(dòng)填寫，保證唯一性2024-PUR-005合同名稱簡明扼要，體現(xiàn)簽約主體及核心內(nèi)容XX公司與XX材料供應(yīng)商供貨合同甲方（采購方/委托方）企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人及電話XX科技有限公司；9111XXXXXXX；北京市XX區(qū)XX路XX號(hào)；張三；XXXXXXXX乙方（銷售方/服務(wù)方）同上XX貿(mào)易有限公司；9131XXXXXXX；上海市XX區(qū)XX大廈；李四；139XXXXXXXX合同類型單選（銷售/采購/合作/服務(wù)/勞動(dòng)合同等）采購合同金額大小寫均需填寫，含稅價(jià)需注明稅率人民幣拾萬元整（￥100,000.00）；稅率：13%履行期限起止日期，或明確“自合同簽訂之日起XX日內(nèi)”2024年3月1日至2024年8月31日核心條款摘要簡述標(biāo)的物/服務(wù)內(nèi)容、付款方式、違約責(zé)任等（詳細(xì)內(nèi)容見附件）標(biāo)的：XX材料100件；付款：驗(yàn)收合格后30日內(nèi)付全款；違約：按日萬分之五支付違約金附件清單列出附件名稱及份數(shù)1.報(bào)價(jià)單（1份）；2.技術(shù)協(xié)議（1份）發(fā)起部門業(yè)務(wù)部門全稱采購部發(fā)起人經(jīng)辦人姓名及工號(hào)王五；P2024001發(fā)起日期提交系統(tǒng)日期2024-02-20表2：合同審批流程表（審核階段填寫）審核環(huán)節(jié)審核人審核意見審核時(shí)間審核狀態(tài)（通過/駁回/修改后重審）業(yè)務(wù)初審趙六（采購部經(jīng)理）同意提交法務(wù)審核2024-02-21通過法務(wù)審核周七（法務(wù)專員）第5條違約責(zé)任需明確具體計(jì)算方式，修改后重審2024-02-22修改后重審業(yè)務(wù)修訂王五（采購專員）已修改第5條：“逾期付款的，每逾期一日，按應(yīng)付未付金額的0.05%支付違約金”2024-02-23-法務(wù)復(fù)審周七（法務(wù)專員）同意提交財(cái)務(wù)審核2024-02-24通過財(cái)務(wù)審核吳八（財(cái)務(wù)經(jīng)理）同意提交領(lǐng)導(dǎo)審批2024-02-25通過領(lǐng)導(dǎo)審批鄭九（副總經(jīng)理）同意簽署2024-02-26通過表3：合同履行跟蹤表（履行階段填寫）合同編號(hào)履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃日期實(shí)際日期履行情況說明責(zé)任人附件（如驗(yàn)收單）2024-PUR-005材料交付2024-03-152024-03-15已按約定交付王五交付清單（1份）2024-PUR-005驗(yàn)收2024-03-202024-03-22驗(yàn)收合格，1件外觀瑕疵已更換王五驗(yàn)收?qǐng)?bào)告（1份）2024-PUR-005付款申請(qǐng)2024-04-102024-04-10已提交付款申請(qǐng)王五付款申請(qǐng)單（1份）四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)信息準(zhǔn)確性：合同發(fā)起時(shí)需嚴(yán)格核對(duì)簽約主體信息（名稱、信用代碼等）、金額、日期等關(guān)鍵內(nèi)容，保證與附件一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致法律糾紛。審批時(shí)效性：各審核環(huán)節(jié)需在2個(gè)工作日內(nèi)完成反饋，緊急合同可標(biāo)注“加急”，保證審批流程不延誤業(yè)務(wù)進(jìn)度。用印規(guī)范性：合同簽署前需完成全部審批流程，嚴(yán)禁“先簽后批”；用印前由行政專員核對(duì)審批手續(xù)及合同文本，保證無遺漏或修改。履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門需定期更新《合同履行臺(tái)賬》，對(duì)逾期未履行或存在履行風(fēng)險(xiǎn)的合同，及時(shí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)并采取應(yīng)對(duì)措施（如發(fā)函催告、協(xié)商變更等）。檔案管理：合同正本由檔案部統(tǒng)一保管，副本由業(yè)務(wù)部門留存