中學(xué)檔案管理工作職責(zé)說明中學(xué)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理、歷史傳承與文化積淀的重要支撐，其職責(zé)圍繞檔案的“收、管、用”全流程展開，既需保障檔案資源的完整性、安全性，又要通過高效利用服務(wù)于教育教學(xué)、學(xué)校發(fā)展與社會需求。以下從崗位核心任務(wù)、工作規(guī)范、協(xié)作要求及職業(yè)素養(yǎng)等維度，對中學(xué)檔案管理工作職責(zé)進行系統(tǒng)說明。一、檔案資源的系統(tǒng)歸集與規(guī)范整理檔案收集是管理工作的起點，需主動對接學(xué)校教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、團委等職能部門，按學(xué)期、學(xué)年或項目周期，全面歸集文書檔案（如行政文件、會議記錄、規(guī)章制度）、教學(xué)檔案（如課程計劃、教案、考試資料、教研成果）、學(xué)生檔案（如學(xué)籍材料、綜合素質(zhì)評價、獎懲記錄）、基建與設(shè)備檔案（如校舍建設(shè)圖紙、儀器采購與維修記錄）、聲像檔案（如活動照片、視頻、榮譽證書掃描件）等類型資料。收集過程中需嚴(yán)格審核材料的真實性、完整性，對缺失或不符合規(guī)范的檔案，及時反饋相關(guān)部門補充完善，確保檔案“應(yīng)歸盡歸”。檔案整理需遵循《歸檔文件整理規(guī)則》等行業(yè)規(guī)范，結(jié)合中學(xué)實際建立分類體系（如按“年度-機構(gòu)-問題”分類）。對紙質(zhì)檔案進行編號、編目，制作案卷目錄與文件級目錄；對電子檔案按格式、來源、密級分類存儲，確?！凹?卷-類”層級清晰、檢索便捷。整理后需編制《檔案分類方案》《檔案保管期限表》，明確永久、長期、短期檔案的劃分標(biāo)準(zhǔn)，為后續(xù)保管與利用奠定基礎(chǔ)。二、檔案的安全保管與動態(tài)維護檔案保管需構(gòu)建“實體+數(shù)字”雙安全體系。實體檔案方面，需管理專用檔案庫房，控制溫濕度（宜保持溫度14-24℃、相對濕度45%-60%），配備防火、防盜、防蟲、防光設(shè)備，定期檢查檔案霉變、蟲蛀、破損情況，對受損檔案及時修復(fù)。同時，按保管期限與分類體系有序排架，制作《檔案存放示意圖》，便于快速定位。數(shù)字檔案方面，需搭建安全可靠的存儲環(huán)境（如專用服務(wù)器或合規(guī)云平臺），對電子檔案進行加密、備份（至少雙份異地備份），定期檢測數(shù)據(jù)完整性與可讀性，防止因技術(shù)迭代導(dǎo)致檔案失效。檔案鑒定與銷毀是保管環(huán)節(jié)的重要補充。每5-10年（或按學(xué)校規(guī)定周期），聯(lián)合學(xué)校相關(guān)部門對到期檔案進行價值鑒定，對確無保存價值的檔案，按《檔案法》規(guī)定履行審批、登記、銷毀手續(xù)，確保銷毀過程合規(guī)可追溯。三、檔案的高效利用與服務(wù)創(chuàng)新檔案利用是管理工作的價值核心。需面向師生、上級部門及社會（如校友、教育研究機構(gòu)）提供檔案查閱、復(fù)制、證明出具等服務(wù)，制定《檔案利用制度》，明確查閱流程（如填寫申請表、出示有效證件、登記利用記錄）。對教學(xué)科研需求，可主動梳理歷史教學(xué)案例、考試數(shù)據(jù)等資源，形成專題檔案匯編；對學(xué)校決策需求（如校慶籌備、校史研究），需系統(tǒng)整合歷史檔案，提供史料支撐。同時，推進檔案利用的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，搭建校內(nèi)檔案查詢平臺（或嵌入學(xué)校OA系統(tǒng)），實現(xiàn)電子檔案的在線檢索、預(yù)覽（涉密檔案除外），提高利用效率。對高頻利用的檔案（如學(xué)籍證明、畢業(yè)檔案），可制作標(biāo)準(zhǔn)化證明模板，減少重復(fù)勞動。四、跨部門協(xié)作與專業(yè)能力建設(shè)檔案管理需深度融入學(xué)校管理體系：與教務(wù)處協(xié)作規(guī)范教學(xué)檔案歸檔流程，與德育處對接學(xué)生成長檔案的動態(tài)更新，與總務(wù)處協(xié)同管理基建、設(shè)備檔案。定期參加學(xué)校行政會議、部門協(xié)調(diào)會，及時掌握工作重點，提前規(guī)劃檔案收集方向。對外需保持與地方檔案行政管理部門、教育系統(tǒng)檔案協(xié)作組的聯(lián)系，參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流，學(xué)習(xí)最新政策（如《新時代愛國主義教育實施綱要》對校史檔案利用的要求）與技術(shù)（如區(qū)塊鏈存證、AI輔助檔案整理），持續(xù)提升專業(yè)能力。五、職業(yè)素養(yǎng)與合規(guī)意識檔案管理人員需具備強烈的責(zé)任意識，對待檔案收集、整理、保管工作細致耐心，確保每一份檔案“零差錯”；具備保密意識，嚴(yán)格遵守《保密法》與學(xué)校保密制度，對涉密檔案（如干部任免、學(xué)生隱私）實行專人、專庫、專機管理，查閱需經(jīng)嚴(yán)格審批；具備學(xué)習(xí)意識，主動研究教育政策、檔案法規(guī)（如新版《檔案法實施條例》）與數(shù)字化技術(shù)，適應(yīng)“智慧校園”背景下檔案管理的新要求。六、工作規(guī)范與風(fēng)險防控檔案管理需全程合規(guī)，從收集到利用的每個環(huán)節(jié)均需留存記錄（如《檔案收集登記表》《檔案利用臺賬》），便于追溯與審計。定期開展檔案安全自查，排查庫房隱患、數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險，制定應(yīng)急預(yù)案（如火災(zāi)、系統(tǒng)崩潰時的檔案搶救方案）。同時，注重檔案文化價值挖掘，通過校史展覽、檔案編研（如《學(xué)校年鑒》《檔案中的教育故事》），將檔案資源轉(zhuǎn)化為校園文化建設(shè)的重要載體。中學(xué)檔案管