機關單位會議工作流程規(guī)范機關單位會議是傳達決策部署、統(tǒng)籌工作推進、凝聚共識合力的重要載體，規(guī)范會議工作流程是提升行政效能、確保會議質(zhì)效的核心保障。結合機關工作實際，現(xiàn)將會議全流程規(guī)范梳理如下：一、會前準備：夯實基礎，保障會議“有序啟動”會議籌備的細致程度直接決定會議質(zhì)量，需從發(fā)起審批到會場布置全鏈條把控：（一）會議發(fā)起與審批會議發(fā)起需由承辦科室結合工作需要提出申請，明確會議類型（如黨組會議、辦公會議、業(yè)務專題會等）、議題背景及必要性。申請經(jīng)科室負責人簽字后，按層級報分管領導初審、主要領導審定（涉及“三重一大”事項的會議需嚴格履行集體決策前置程序）。審批通過后，由承辦科室牽頭啟動籌備工作。（二）會議方案擬定方案需明確核心要素：會議時間（避開重要活動、節(jié)假日及人員外出高峰）、地點（優(yōu)先選用單位內(nèi)部會議室，特殊情況需提前考察外租場地合規(guī)性）、參會范圍（區(qū)分“必須到會”“列席旁聽”“視頻參會”人員，避免無關人員參會）、議程安排（按“匯報-討論-決策-部署”邏輯梳理，單個議題匯報時長控制在合理范圍內(nèi)，總時長以高效推進為原則）。方案擬定后需報會務主管領導審核，確保邏輯清晰、重點突出。（三）會議材料準備承辦科室需在合理周期內(nèi)組織撰寫會議材料，包括議題匯報稿、背景說明、政策依據(jù)、備選方案等。材料需經(jīng)科室負責人初審、分管領導把關，確保內(nèi)容準確、數(shù)據(jù)嚴謹、表述精煉（匯報稿突出問題導向與解決方案，篇幅以清晰呈現(xiàn)核心內(nèi)容為限）。涉密會議材料需按保密規(guī)定印制、傳遞，明確閱知范圍。（四）會議通知發(fā)布通知需精準觸達參會人員：內(nèi)部會議通過OA系統(tǒng)、工作群或書面簽批單發(fā)布，注明會議時間、地點、議題、材料查閱路徑及特殊要求（如著正裝、帶筆記本等）；外部會議或視頻會議需同步發(fā)送短信、郵件提醒，附會議號、密碼及操作指南。通知發(fā)布后，承辦科室需跟蹤確認重要參會人員的行程安排，避免因人員缺席影響會議推進。（五）會場布置與設備調(diào)試會場布置需貼合會議性質(zhì)：黨組會、辦公會采用“圓桌式”或“長條桌匯報式”，業(yè)務培訓會可設“階梯式”座位；會場需懸掛會標（字體規(guī)范、排版居中）、擺放席卡（姓名準確、字體統(tǒng)一），提前備好茶水、紙筆、錄音筆等物資。會議前1小時完成設備調(diào)試，包括音響、投影、視頻會議系統(tǒng)等，安排技術人員現(xiàn)場值守，確保畫面清晰、聲音無雜音。二、會中組織：把控節(jié)奏，確保會議“高效推進”會中組織的核心是保障議程有序、討論充分、決策明確：（一）簽到與人員管理會議開始前15分鐘，會務人員需組織簽到（紙質(zhì)簽到表或電子簽到系統(tǒng)均可），統(tǒng)計實際到會人數(shù)并向主持人報告。對遲到、請假人員，需及時記錄原因并反饋承辦科室；視頻參會人員需提前測試信號，會中由專人監(jiān)控其在線狀態(tài)，確保互動順暢。（二）會議主持與議程把控主持人需嚴格按既定議程推進，開篇簡要說明會議目的、紀律要求（如關閉手機、禁止隨意插話）。匯報環(huán)節(jié)引導匯報人“講重點、說干貨”，討論環(huán)節(jié)鼓勵參會人員充分發(fā)表意見（需說明“發(fā)言請先表明身份，圍繞議題談建議，避免跑題”），決策環(huán)節(jié)明確結論（如“經(jīng)集體研究，原則同意方案一，由XX科室按意見修改后報分管領導審定”）。遇突發(fā)議題或爭議較大的討論，主持人可建議“暫緩表決，會后進一步調(diào)研論證”，避免會議拖沓。（三）會議記錄與即時整理記錄人員需全程專注，采用“速記+要點提煉”方式，準確記錄決策事項、責任分工、時間節(jié)點（如“XX工作由XX科室牽頭，規(guī)定時間內(nèi)完成方案制定”）。對口頭補充的重要內(nèi)容，需當場與發(fā)言人核對準確性。會議結束后，記錄人員需在2小時內(nèi)整理出“決議摘要”，供承辦科室快速啟動后續(xù)工作。（四）應急情況處理會場突發(fā)設備故障（如投影黑屏、麥克風失聲），技術人員需在3分鐘內(nèi)啟動備用方案（如切換備用投影、啟用手持話筒）；遇參會人員突發(fā)身體不適，會務人員需立即聯(lián)系醫(yī)務室或撥打急救電話，同時協(xié)調(diào)臨時休會或調(diào)整議程；外部參會人員因網(wǎng)絡故障掉線，需同步電話溝通核心內(nèi)容，確保信息傳遞無遺漏。三、會后落實：跟蹤閉環(huán)，推動會議“成果轉(zhuǎn)化”會議的價值在于執(zhí)行，需建立“紀要-督辦-歸檔-評估”的閉環(huán)機制：（一）會議紀要撰寫與發(fā)布承辦科室需在會議結束后盡快完成紀要撰寫，結構包括“會議概況（時間、地點、參會人員）、議定事項、責任分工、完成時限”。紀要需經(jīng)記錄人員、承辦科室負責人、分管領導三級審核，確保決策表述準確、責任劃分清晰。審核通過后，按權限發(fā)布（涉密紀要通過加密渠道傳遞，內(nèi)部紀要同步至OA系統(tǒng)“會議紀要”模塊）。（二）議定事項督辦由辦公室或指定科室牽頭，建立“會議事項督辦臺賬”，明確事項內(nèi)容、責任科室、完成時限。督辦人員需定期跟蹤進度，通過電話提醒、書面催辦、現(xiàn)場督導等方式推動落實。對逾期未完成的事項，需向分管領導報告并協(xié)調(diào)解決堵點，確?！笆率掠谢匾?、件件有著落”。（三）會議資料歸檔會議結束后，承辦科室需在合理時間內(nèi)整理會議資料，包括通知、簽到表、材料、紀要、督辦臺賬等，按“年度-會議類型-時間”分類編號，移交檔案室存檔。涉密資料需單獨建檔，標注密級，由專人保管；電子資料需備份至專用存儲設備，確保可追溯、防篡改。（四）會議效果評估每季度或半年，由會務主管部門牽頭，通過“參會人員問卷調(diào)研”“承辦科室復盤總結”等方式，評估會議質(zhì)量（如議題針對性、時間把控、決策效率等）。針對反饋問題，優(yōu)化會議流程（如合并同類議題、壓縮匯報時長、采用“會前溝通+會中決策”模式），逐步形成“精簡、高效、務實”的會議文化。四、特殊會議的補充規(guī)范（一）涉密會議需嚴格執(zhí)行《保密法》要求，會前對參會人員進行保密教育，會場設置手機存放柜，材料標注密級并回收；會后對會場進行保密檢查，確保無涉密資料遺留。（二）視頻會議（三）臨時緊急會議由主要領導或分管領導直接發(fā)起，承辦科室需在1小時內(nèi)完成通知、材料準備（可簡化流程，先口頭匯報再補書面材料），會場