合同借出與借閱管理操作流程標(biāo)準(zhǔn)一、目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)合同借出與借閱行為，保障合同文本的安全性、完整性，提升合同使用效率，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，特制定本操作流程標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)適用于企業(yè)各部門及所屬單位的合同借閱管理工作，涵蓋紙質(zhì)合同與具有同等效力的電子合同借閱（電子合同借閱需遵循企業(yè)電子檔案管理規(guī)范）。二、借閱申請(qǐng)借閱人應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作需求，填寫《合同借閱申請(qǐng)表》（附件1），明確標(biāo)注借閱合同的編號(hào)、名稱、借閱目的（需與工作直接相關(guān)，如業(yè)務(wù)核對(duì)、糾紛處理、審計(jì)配合等）、預(yù)計(jì)歸還日期。若借閱內(nèi)容涉及商業(yè)秘密、客戶隱私或核心條款，需另附《合規(guī)使用說明》，詳細(xì)說明使用場(chǎng)景及保密措施。申請(qǐng)方式分為兩類：常規(guī)申請(qǐng)：通過企業(yè)OA系統(tǒng)提交電子申請(qǐng)，同步上傳申請(qǐng)表及說明文件；線下申請(qǐng)：填寫紙質(zhì)申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至合同管理崗。三、審批流程審批權(quán)限與流程根據(jù)合同重要性及借閱內(nèi)容分級(jí)處理：（一）核心合同（如戰(zhàn)略合作協(xié)議、大額采購/銷售合同）借閱申請(qǐng)需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)崗、分管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)審批。法務(wù)崗需重點(diǎn)審核借閱用途的合規(guī)性，分管領(lǐng)導(dǎo)需確認(rèn)是否涉及重大風(fēng)險(xiǎn)。（二）常規(guī)合同（如日常服務(wù)合同、小額采購合同）由部門負(fù)責(zé)人審批，重點(diǎn)核查借閱需求與崗位職責(zé)的關(guān)聯(lián)性。審批時(shí)限：各級(jí)審批人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，逾期未反饋且無合理說明的，申請(qǐng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)（或視為默認(rèn)同意，具體以企業(yè)制度為準(zhǔn)）。四、合同借出合同管理員收到審批通過的申請(qǐng)后，按以下步驟操作：1.信息核對(duì)：確認(rèn)申請(qǐng)表、審批單與待借閱合同的編號(hào)、版本一致，檢查合同原件（或電子合同載體）的完整性（無缺頁、涂改、破損）。2.登記備案：填寫《合同借閱登記薄》，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、合同信息（編號(hào)、名稱、份數(shù)）、預(yù)計(jì)歸還日期、使用地點(diǎn)（如需外出）。3.交接確認(rèn)：借閱人現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)合同內(nèi)容后簽字確認(rèn)；電子合同借閱需通過企業(yè)加密系統(tǒng)授權(quán)，同步記錄授權(quán)時(shí)間、操作日志。特殊情況處理：若借閱人需攜帶合同外出（如異地談判、訴訟出庭），需額外登記外出地點(diǎn)、隨行人員及應(yīng)急聯(lián)系人，并由部門負(fù)責(zé)人簽署《外出借閱責(zé)任書》。五、歸還與復(fù)檢（一）按時(shí)歸還借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前，將合同交還至合同管理崗。若因工作需要確需延期，需提前1個(gè)工作日提交《延期申請(qǐng)》，說明原因并經(jīng)原審批人同意，延期時(shí)長(zhǎng)原則上不超過3個(gè)工作日。（二）歸還檢查合同管理員接收時(shí)，需逐項(xiàng)檢查：紙質(zhì)合同：是否缺頁、有無新增涂改/標(biāo)注、裝訂是否完好；電子合同：授權(quán)是否已解除、載體（如U盤）是否無病毒/損壞。確認(rèn)無誤后，在《登記薄》標(biāo)注歸還時(shí)間，借閱人簽字確認(rèn)。（三）逾期處理無合理理由逾期的，合同管理崗應(yīng)：1.向借閱人發(fā)送《催還通知》，要求24小時(shí)內(nèi)歸還并提交書面說明；2.逾期超過3個(gè)工作日的，將情況反饋至借閱人部門負(fù)責(zé)人，納入員工合規(guī)考核（具體扣分標(biāo)準(zhǔn)參照企業(yè)績(jī)效考核制度）。六、歸檔與記錄管理1.合同歸檔：歸還的合同應(yīng)按原編號(hào)、類別歸位，電子合同需同步更新臺(tái)賬，確?！耙晃镆淮a”可追溯。2.記錄保存：《借閱申請(qǐng)表》《登記薄》《延期申請(qǐng)》等紙質(zhì)記錄需存檔至少3年，電子記錄永久備份，存檔路徑需符合企業(yè)檔案管理規(guī)范（如加密服務(wù)器、指定云盤）。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）日常監(jiān)督合同管理崗每月抽查借閱記錄，核對(duì)合同狀態(tài)與登記信息；行政部聯(lián)合法務(wù)部每季度開展全面審計(jì)，重點(diǎn)檢查高風(fēng)險(xiǎn)合同的借閱軌跡。（二）違規(guī)處理若發(fā)現(xiàn)以下行為，視情節(jié)輕重追責(zé)：1.私自復(fù)制、泄露合同內(nèi)容：移交法務(wù)部處理，情節(jié)嚴(yán)重的追究法律責(zé)任；2.故意損壞、丟失合同：責(zé)令賠償損失（參照合同擬定成本或?qū)嶋H損失），并扣減績(jī)效分；3.偽造審批、虛假申請(qǐng)：給予記過及以上處分，取消當(dāng)年評(píng)優(yōu)資格。八、注意事項(xiàng)1.保密義務(wù)：借閱人需對(duì)合同內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露，禁止在公共網(wǎng)絡(luò)、非授權(quán)設(shè)備存儲(chǔ)合同信息。2.特殊借閱：因突發(fā)訴訟、監(jiān)管檢查等緊急情況需借閱的，可先通過電話/企業(yè)通訊工具請(qǐng)示審批人，24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)全書面申請(qǐng)及審批手續(xù)。3.禁止行為：嚴(yán)禁涂改、刪減合同條款，嚴(yán)禁將合同用于非工作目的（如商業(yè)交易、個(gè)人事務(wù)）。九、附則1.本標(biāo)準(zhǔn)自發(fā)布之日起實(shí)施，原有規(guī)定與本標(biāo)準(zhǔn)沖突的，以本標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。2.本標(biāo)準(zhǔn)由行