機(jī)關(guān)單位文檔管理規(guī)范細(xì)則為規(guī)范機(jī)關(guān)單位文檔管理工作，保障各類文檔的完整性、安全性和有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)工作實際，制定本細(xì)則。本細(xì)則適用于本機(jī)關(guān)及所屬單位的文檔管理活動，涵蓋文檔的生成、審核、存儲、借閱、銷毀等全流程管理。第一章總則1.1管理原則文檔管理遵循“完整收集、準(zhǔn)確記錄、安全保管、便捷利用”的原則，既要保障文檔的原始性和真實性，又要滿足工作查閱、歷史追溯、合規(guī)審查等需求，服務(wù)于機(jī)關(guān)高效運轉(zhuǎn)和決策參考。第二章文檔分類與編號2.1文檔分類結(jié)合機(jī)關(guān)職能和工作實際，文檔分為四大類：文書類：含黨政公文、會議紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、請示報告等具有行政效力或記錄管理活動的文本；業(yè)務(wù)類：含業(yè)務(wù)工作方案、統(tǒng)計報表、調(diào)研成果、項目檔案等體現(xiàn)具體業(yè)務(wù)開展的材料；音像類：含工作照片、視頻、錄音等多媒體資料；實物類：含榮譽(yù)獎牌、證書、印章（停用）、禮品等具有紀(jì)念或憑證價值的實物。2.2編號規(guī)則為實現(xiàn)文檔的唯一標(biāo)識和便捷檢索，采用“年份-部門代碼-類別代碼-序號”的編號方式：年份：以四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示（如2024）；部門代碼：以部門名稱拼音首字母縮寫（如辦公室為BG，人事科為RS）；類別代碼：文書類為WS，業(yè)務(wù)類為YW，音像類為YX，實物類為SW；序號：以三位數(shù)字遞增（如001、002……）。示例：2024年辦公室產(chǎn)生的第1份文書類文檔，編號為“2024-BG-WS-001”。第三章文檔的生成與審核3.1起草規(guī)范文檔起草應(yīng)做到內(nèi)容真實、依據(jù)充分、表述準(zhǔn)確，格式符合《黨政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T____）要求。電子文檔命名需與編號一致，紙質(zhì)文檔使用A4規(guī)格紙張、仿宋_GB2312字體（正文三號字，標(biāo)題二號字），字跡清晰、無涂改。3.2審核流程文檔需經(jīng)“自查-初審-復(fù)核-審批”四級把關(guān)：1.起草人自查：核對內(nèi)容邏輯、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，檢查格式規(guī)范性；2.部門負(fù)責(zé)人初審：重點審查內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、政策要求，是否存在合規(guī)性風(fēng)險；3.辦公室復(fù)核：核驗文檔編號、格式一致性，檢查附件完整性，提出格式優(yōu)化建議；4.領(lǐng)導(dǎo)審批：一般文檔由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉及重大決策、資金使用、人事調(diào)整的文檔，需報主要領(lǐng)導(dǎo)審批。第四章文檔的存儲與保管4.1紙質(zhì)文檔管理紙質(zhì)文檔實行“專柜、分類、有序”保管：配備防火、防潮、防蟲的專用檔案柜，按編號順序上架，柜內(nèi)放置干燥劑、防蟲劑；每年年底對紙質(zhì)文檔進(jìn)行整理歸檔，補(bǔ)充缺失材料，更新目錄；涉密紙質(zhì)文檔單獨存放于密碼柜，執(zhí)行雙人雙鎖管理，借閱、復(fù)印需履行保密審批手續(xù)。4.2電子文檔管理電子文檔依托機(jī)關(guān)專用服務(wù)器或加密云盤存儲，實行“雙備份、限權(quán)限、強(qiáng)防護(hù)”：建立“本地+異地”雙備份機(jī)制，每月自動備份至異地服務(wù)器，防止數(shù)據(jù)丟失；按崗位設(shè)置訪問權(quán)限（如起草人可編輯，部門負(fù)責(zé)人可審核，普通人員僅可查閱）；安裝正版殺毒軟件，定期檢測系統(tǒng)漏洞，禁止在非涉密終端存儲、傳輸涉密電子文檔。4.3特殊文檔管理重要文檔（如合同、審計報告、干部任免文件）實行“雙份存檔”，一份留存機(jī)關(guān)，一份移交檔案管理部門或異地保管；音像類文檔需轉(zhuǎn)換為通用格式（如照片為JPG，視頻為MP4），標(biāo)注拍攝時間、地點、事件，存儲于專用硬盤并定期校驗；實物類文檔需登記造冊，注明來源、時間、價值，存放于陳列柜或倉庫，定期檢查完好性。第五章文檔的借閱與使用5.1借閱流程機(jī)關(guān)內(nèi)部人員借閱文檔需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱用途、預(yù)計歸還時間：借閱部門內(nèi)部文檔：由部門負(fù)責(zé)人審批；借閱跨部門或涉密文檔：需經(jīng)辦公室審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；外單位借閱（含復(fù)制）：需出具單位介紹信，經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，由辦公室指定專人陪同查閱，禁止外帶涉密文檔。5.2使用要求借閱人應(yīng)妥善保管文檔，不得涂改、折疊、標(biāo)注，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)借他人；文檔使用后應(yīng)在3個工作日內(nèi)歸還，如需續(xù)借，需重新辦理審批手續(xù)；因工作需要復(fù)制文檔的，需在申請表中注明，經(jīng)審批后由辦公室統(tǒng)一復(fù)印、編號，復(fù)制件標(biāo)注“副本”字樣。第六章文檔的銷毀6.1定期鑒定每年12月，由辦公室牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門、保密部門成立鑒定小組，對保管期滿的文檔進(jìn)行鑒定：涉密文檔：重點審查是否仍需保密，確無保存價值的列入銷毀清單；非涉密文檔：結(jié)合工作需求、法律規(guī)定（如會計檔案需保存30年），判定是否銷毀。6.2銷毀流程涉密文檔：銷毀清單經(jīng)保密部門審核、主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，移交指定的涉密載體銷毀機(jī)構(gòu)，由2名以上監(jiān)銷人全程監(jiān)督，銷毀后填寫《涉密文檔銷毀登記表》并存檔；非涉密文檔：銷毀清單經(jīng)辦公室審批后，使用碎紙機(jī)或送至指定地點銷毀，銷毀過程需拍照留痕，填寫《非涉密文檔銷毀登記表》。第七章監(jiān)督與考核7.1責(zé)任分工辦公室為文檔管理牽頭部門，負(fù)責(zé)制定制度、培訓(xùn)指導(dǎo)、日常檢查；各部門負(fù)責(zé)人對本部門文檔的生成、審核、保管負(fù)直接責(zé)任；文檔經(jīng)手人對文檔的真實性、完整性負(fù)個人責(zé)任。7.2檢查與考核每半年開展一次文檔管理專項檢查，內(nèi)容包括分類準(zhǔn)確性、存儲規(guī)范性、借閱記錄完整性等；考核結(jié)果納入部門和個人年度績效，對管理規(guī)范、成效突出的