PAGE行政采購制度編寫規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司行政采購行為，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障公司運(yùn)營的正常開展，合理控制采購成本，提高資金使用效益，維護(hù)公司利益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及行政類物資、服務(wù)的采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、辦公家具、物業(yè)服務(wù)、車輛租賃等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方，確保競爭環(huán)境的公平性。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確地公開，采購流程應(yīng)透明化，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的檢查。4.效益原則：在滿足公司業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮采購成本、質(zhì)量、服務(wù)等因素，追求采購效益的最大化。5.誠實(shí)守信原則：采購活動各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的義務(wù)，不得欺詐、隱瞞或提供虛假信息。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：1.審批年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃。2.審議重大采購項(xiàng)目的采購方案、采購合同等。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。4.監(jiān)督采購制度的執(zhí)行情況。（二）采購執(zhí)行部門公司指定行政部門作為采購執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體的采購工作。行政部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確采購人員的崗位職責(zé)，確保采購工作的順利開展。采購人員的主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求，編制采購計(jì)劃和采購申請。2.組織實(shí)施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負(fù)責(zé)采購物資和服務(wù)的驗(yàn)收、入庫、付款等工作。4.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和管理。5.收集、整理采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收和使用反饋。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，對采購資金進(jìn)行核算和監(jiān)督。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險(xiǎn)。三、采購流程（一）采購計(jì)劃編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，提前制定年度采購計(jì)劃，并提交給行政部門。年度采購計(jì)劃應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時間等內(nèi)容。2.行政部門匯總各需求部門的采購計(jì)劃，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，編制公司年度采購計(jì)劃，報(bào)采購決策委員會審批。3.采購計(jì)劃經(jīng)審批后，行政部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求，將采購計(jì)劃分解為月度采購計(jì)劃，并組織實(shí)施采購活動。（二）采購申請1.需求部門根據(jù)月度采購計(jì)劃，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、預(yù)計(jì)采購時間等信息，并提交給行政部門。采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.行政部門對采購申請表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購規(guī)格和數(shù)量的準(zhǔn)確性、預(yù)算安排的合規(guī)性等。如審核通過，行政部門將采購申請表提交給采購人員進(jìn)行采購操作；如審核不通過，行政部門應(yīng)及時與需求部門溝通，說明原因，并要求需求部門進(jìn)行修改或調(diào)整。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購人員應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對于新的采購項(xiàng)目，采購人員應(yīng)根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進(jìn)行初步評估。2.供應(yīng)商評估：采購人員應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。評估結(jié)果應(yīng)記錄在供應(yīng)商評估檔案中，作為供應(yīng)商選擇和管理的依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購項(xiàng)目的要求和供應(yīng)商評估結(jié)果，采購人員應(yīng)選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)優(yōu)先選擇資質(zhì)良好、信譽(yù)度高、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商。4.供應(yīng)商管理：采購人員應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。在合同執(zhí)行過程中，采購人員應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解采購物資和服務(wù)的供應(yīng)情況，及時解決出現(xiàn)的問題。同時采購人員應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)管理，如調(diào)整采購份額、暫停合作等。（四）采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購人員與供應(yīng)商就采購物資和服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判，爭取達(dá)成雙方都能接受的協(xié)議。在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情，掌握談判技巧，維護(hù)公司利益。2.合同簽訂：采購談判達(dá)成一致后，采購人員應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，并提交給相關(guān)部門審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。經(jīng)審核通過后，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，并加蓋公司公章。采購合同應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，以及雙方的違約責(zé)任和爭議解決方式。（五）采購驗(yàn)收1.采購物資和服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)及時組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資和服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查，確保采購物資和服務(wù)符合要求。2.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收報(bào)告，并簽字確認(rèn)。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購合同編號、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)果等信息。如驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供合格的物資和服務(wù)。同時，采購人員應(yīng)跟蹤整改情況，直至驗(yàn)收合格為止。（六）采購付款1.采購物資和服務(wù)驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫付款申請單，并提交給財(cái)務(wù)部門。付款申請單應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購合同編號、付款金額、付款方式等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.財(cái)務(wù)部門對付款申請單進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收報(bào)告的真實(shí)性可靠性、付款金額的準(zhǔn)確性等。如審核通過，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。如審核不通過，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時與需求部門和采購人員溝通，說明原因，并要求進(jìn)行修改或調(diào)整。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和采購計(jì)劃，結(jié)合上一年度采購實(shí)際情況，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購金額等內(nèi)容，并報(bào)采購決策委員會審批。2.采購預(yù)算經(jīng)審批后，行政部門應(yīng)將采購預(yù)算分解為月度采購預(yù)算，并下達(dá)給各需求部門。各需求部門應(yīng)嚴(yán)格按照月度采購預(yù)算控制采購支出，不得超預(yù)算采購。（二）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.預(yù)算執(zhí)行：采購人員應(yīng)按照采購預(yù)算組織采購活動，嚴(yán)格控制采購成本，確保采購支出不超過預(yù)算額度。在采購過程中，如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購人員應(yīng)及時填寫預(yù)算調(diào)整申請表，并提交給行政部門和財(cái)務(wù)部門審核。經(jīng)審核通過后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。2.預(yù)算監(jiān)控：財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時掌握采購支出動態(tài)。對于超預(yù)算采購的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時與采購人員和需求部門溝通，分析原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制。同時，采購決策委員會應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，確保采購預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.公司應(yīng)建立采購風(fēng)險(xiǎn)識別與評估機(jī)制，定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估。采購風(fēng)險(xiǎn)主要包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購人員應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時了解市場價格波動、供應(yīng)短缺等情況，評估市場風(fēng)險(xiǎn)對采購活動的影響。同時采購人員應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，定期評估供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、經(jīng)營狀況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。3.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格把控采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，防范質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。同時采購人員應(yīng)認(rèn)真審核采購合同條款，確保合同的合法性、完整性和準(zhǔn)確性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。此外采購人員應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)，防范付款風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購人員應(yīng)加強(qiáng)市場調(diào)研，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時間和采購數(shù)量，采取套期保值、簽訂長期合同等方式，降低市場風(fēng)險(xiǎn)對采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購人員應(yīng)建立供應(yīng)商備用機(jī)制，對于重要物資和服務(wù)的供應(yīng)商，應(yīng)選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行合作，避免因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問題而影響公司正常運(yùn)營。同時采購人員應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的培訓(xùn)和管理，提高供應(yīng)商的服務(wù)意識和質(zhì)量意識，降低供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同要求，對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物資和服務(wù)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供合格的物資和服務(wù)。同時采購人員應(yīng)建立質(zhì)量追溯機(jī)制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資和服務(wù)進(jìn)行追溯和處理，防范質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購人員應(yīng)認(rèn)真審核采購合同條款，確保合同的合法性、完整性和準(zhǔn)確性。在簽訂合同前，采購人員應(yīng)將合同文本提交給公司法律顧問進(jìn)行審核，防范合同風(fēng)險(xiǎn)。同時采購人員應(yīng)加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的順利履行。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時間，及時辦理付款手續(xù)，防范付款風(fēng)險(xiǎn)。在付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真審核付款申請單和相關(guān)憑證，確保付款金額的準(zhǔn)確性和合法性。同時財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的信用管理，建立供應(yīng)商信用檔案，對信用不良的供應(yīng)商采取相應(yīng)的措施，防范付款風(fēng)險(xiǎn)。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購人員應(yīng)建立采購檔案，對采購活動過程中的相關(guān)文件和資料進(jìn)行整理、歸檔和保管。采購檔案應(yīng)包括采購計(jì)劃、采購申請、供應(yīng)商評估報(bào)告、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、付款申請單等文件和資料。2.采購檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號和存儲，確保檔案的完整性和可查閱性。采購檔案的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，不得擅自銷毀。（二）采購數(shù)據(jù)分析與利用1.行政部門應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，形成采購數(shù)據(jù)分析報(bào)告。采購數(shù)據(jù)分析報(bào)告應(yīng)包括采購金額、采購數(shù)量、采購品種、供應(yīng)商分布、采購成本變動等方面的內(nèi)容，并對采購活動的績效進(jìn)行評估和分析。2.采購數(shù)據(jù)分析報(bào)告應(yīng)提交給采購決策委員會和相關(guān)部門，為公司決策提供支持。通過對采購數(shù)據(jù)的分析和利用，公司可以及時發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的問題和不足，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，提高采購管理水平和采購效益。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況是否符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，采購流程是否規(guī)范，采購行為是否合法合規(guī)。2.審計(jì)部門在審計(jì)過程中，如發(fā)現(xiàn)采購活動存在問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。采購人員和相關(guān)部門應(yīng)積極配合審計(jì)部門的工作，認(rèn)真落實(shí)整改意見，確保采購活動的規(guī)范運(yùn)行。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受政府相關(guān)部門、行業(yè)