PAGE檔案庫房制度建設(shè)規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度建設(shè)規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司各類檔案庫房的管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露。2.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索。3.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項工作提供支持和服務(wù)。二、檔案庫房管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案庫房管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負責檔案庫房的安全管理，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案庫房管理制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、借閱等。3.負責檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，定期檢查檔案庫房的門窗、消防設(shè)施等，確保檔案庫房的安全。4.負責檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護，及時錄入和更新檔案信息。（三）其他部門職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整和準確。2.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照檔案管理要求提供相關(guān)資料和信息。三、檔案庫房建設(shè)與布局（一）庫房選址1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，避免靠近火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)遠離易燃、易爆、腐蝕性物品存放場所，與其他建筑物保持一定的安全距離。（二）庫房面積1.檔案庫房的面積應(yīng)根據(jù)公司檔案的數(shù)量和未來發(fā)展需要合理確定，確保檔案有足夠的存儲空間。2.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案整理區(qū)、存儲區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，各區(qū)域應(yīng)相對獨立，互不干擾。（三）庫房裝修1.庫房的地面應(yīng)平整、光潔、耐磨，便于清潔和維護。2.庫房的墻面應(yīng)采用防火、防潮、防霉、防蟲的材料進行裝修，墻面應(yīng)平整、無裂縫。3.庫房的天花板應(yīng)采用防火、防潮、防霉、防蟲的材料進行裝修，天花板應(yīng)平整、無滲漏。4.庫房的門窗應(yīng)采用防火、防盜、防蟲的材料制作，門窗應(yīng)密封良好，能有效防止灰塵、雨水等進入庫房。（四）庫房設(shè)備1.庫房應(yīng)配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案架、檔案柜、密集架等，確保檔案存放整齊、有序。2.庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)備，如消防器材、防盜報警裝置、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。3.庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機等，便于檔案管理工作的開展。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期將本部門形成的檔案收集整理后移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)及時收集公司內(nèi)部各部門和外部單位發(fā)送的與公司有關(guān)的文件、資料等，確保檔案的完整性。3.檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案的真實性、完整性和準確性進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理，確保檔案分類準確、條理清晰。2.在檔案整理過程中，應(yīng)按照檔案編號規(guī)則為檔案編制唯一的編號，便于檔案的管理和查詢。3.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，建立檔案索引，方便檔案的查閱和利用。五、檔案存儲與保管（一）檔案存儲1.檔案應(yīng)按照分類標準進行存放，不同類別的檔案應(yīng)分別存放在不同的檔案架、檔案柜或密集架上。2.檔案應(yīng)按照編號順序依次排列，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和利用。3.對于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的存儲措施，如專柜存放、密封保存等，確保檔案的安全。（二）檔案保管1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。2.檔案庫房應(yīng)控制好溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的防蟲、防霉、防火、防盜等設(shè)備，定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。4.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對于電子檔案，應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，到檔案管理部門查閱。查閱過程中，應(yīng)有檔案管理人員陪同。3.涉及公司機密的檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴格按照公司保密制度執(zhí)行，未經(jīng)批準，不得查閱。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容等進行詳細登記。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認，不得擅自涂改、撕毀登記簿。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案查閱登記簿進行整理和歸檔，以備查閱。（三）檔案利用1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、撕毀等。3.如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。4.檔案利用完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要程度等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的保管期限。（二）檔案銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標、任務(wù)和步驟。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司信息化建設(shè)總體規(guī)劃相銜接，充分利用公司現(xiàn)有信息化資源。（二）檔案數(shù)字化1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案數(shù)字化標準，對檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)確保檔案信息的準確性、完整性和安全性，對數(shù)字化檔案進行加密存儲和備份。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程信息化管理。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案管理、查詢統(tǒng)計、借閱管理等功能模塊，方便檔案管理工作的開展。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，及時錄入和更新檔案信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和及時性。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司應(yīng)建立檔案庫房管理制度監(jiān)督機制，定期對檔案庫房管理制度的執(zhí)行情況進行檢查和評估。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案庫房管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案庫房的安全管理情況，包括消防設(shè)施、防盜報警裝置、溫濕度控制設(shè)備等的運行情況。2.檔案的收集、整理、存儲、保管、查閱、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，包括數(shù)據(jù)的準確性、完整性和安全性等。（三）問題處理1.