PAGE行政制度文件編號(hào)規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司行政制度文件的管理，確保文件編號(hào)的唯一性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，便于文件的識(shí)別、查詢、引用和歸檔，特制定本規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司內(nèi)部所有行政制度文件的編號(hào)管理，包括但不限于規(guī)章制度、管理辦法、通知公告、工作流程、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)行政制度文件都應(yīng)有唯一的編號(hào)，避免編號(hào)重復(fù)。2.系統(tǒng)性原則：編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)文件的類別、層級(jí)和順序，便于形成完整的文件體系。3.規(guī)范性原則：編號(hào)應(yīng)符合一定的格式要求，保持統(tǒng)一和規(guī)范。4.穩(wěn)定性原則：編號(hào)一經(jīng)確定，不得隨意更改，以保證文件的連續(xù)性和可追溯性。二、編號(hào)構(gòu)成行政制度文件編號(hào)由以下部分組成：（一）公司標(biāo)識(shí)代碼采用公司名稱的英文縮寫首字母大寫，作為文件編號(hào)的前綴，用于區(qū)分不同公司或組織的文件。例如，[公司名稱英文縮寫]。（二）文件類別代碼根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，設(shè)置不同的類別代碼，具體如下：1.規(guī)章制度類：ZD2.管理辦法類：GL3.通知公告類：TZ4.工作流程類：LC5.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類：BG（三）年份代碼采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示文件發(fā)布的年份，例如，2023年發(fā)布的文件，年份代碼為“23”。（四）順序號(hào)按照文件發(fā)布的先后順序，從001開始依次編號(hào)，位數(shù)不足三位的前面補(bǔ)0。例如，第1個(gè)文件編號(hào)為001，第10個(gè)文件編號(hào)為010。（五）版本號(hào)當(dāng)文件進(jìn)行修訂時(shí)，在編號(hào)后增加版本號(hào)，用大寫英文字母A、B、C等表示，初始版本為A版，第一次修訂為B版，以此類推。例如，某文件編號(hào)為[公司標(biāo)識(shí)代碼]ZD23001，修訂后的版本號(hào)為B版，則修訂后的文件編號(hào)為[公司標(biāo)識(shí)代碼]ZD23001B。（六）示例以[公司名稱英文縮寫]為例，一份規(guī)章制度類文件，2023年發(fā)布的第5個(gè)文件，初始版本，其編號(hào)為：[公司名稱英文縮寫]ZD23005A。三、編號(hào)規(guī)則（一）編號(hào)的分配1.行政制度文件起草部門負(fù)責(zé)為本部門起草的文件申請(qǐng)編號(hào)，并填寫《行政制度文件編號(hào)申請(qǐng)表》，提交至行政部門審核。2.行政部門對(duì)編號(hào)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確保編號(hào)符合本規(guī)范要求，并進(jìn)行登記備案。審核通過后，將編號(hào)反饋給起草部門，由起草部門在文件中注明。（二）編號(hào)的變更1.文件修訂時(shí)，起草部門應(yīng)重新填寫《行政制度文件編號(hào)申請(qǐng)表》，申請(qǐng)新的編號(hào)。新編號(hào)在原編號(hào)基礎(chǔ)上增加版本號(hào)，其他部分保持不變。2.如文件的類別、性質(zhì)等發(fā)生重大變化，需要重新確定編號(hào)。起草部門應(yīng)提交詳細(xì)說明，經(jīng)行政部門審核后，重新分配編號(hào)。（三）編號(hào)的廢止1.文件廢止后，其編號(hào)不再使用，不得重新分配給其他文件。2.行政部門應(yīng)定期清理廢止文件的編號(hào)，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和有效性。四、編號(hào)的使用（一）文件標(biāo)識(shí)行政制度文件編號(hào)應(yīng)在文件首頁的右上角顯著位置標(biāo)注，與文件標(biāo)題、文號(hào)等信息一同構(gòu)成文件的完整標(biāo)識(shí)。（二）引用規(guī)范在文件正文中引用其他行政制度文件時(shí)，應(yīng)注明被引用文件的編號(hào)，格式為：“根據(jù)[公司標(biāo)識(shí)代碼][文件類別代碼][年份代碼][順序號(hào)][版本號(hào)]的規(guī)定……”。（三）查詢與檢索公司內(nèi)部人員可通過行政部門提供的文件編號(hào)查詢系統(tǒng)，按照編號(hào)快速檢索和獲取相關(guān)行政制度文件。查詢系統(tǒng)應(yīng)具備編號(hào)查詢、文件詳情查看、下載等功能。五、編號(hào)的管理與維護(hù)（一）管理職責(zé)1.行政部門負(fù)責(zé)行政制度文件編號(hào)的統(tǒng)一管理，建立編號(hào)臺(tái)賬，記錄文件編號(hào)的分配、變更、廢止等情況。2.各部門應(yīng)配合行政部門做好文件編號(hào)的管理工作，確保本部門文件編號(hào)的正確使用和及時(shí)更新。（二）培訓(xùn)與宣傳行政部門應(yīng)定期組織公司內(nèi)部人員進(jìn)行行政制度文件編號(hào)規(guī)范的培訓(xùn)，使相關(guān)人員熟悉編號(hào)規(guī)則和使用方法。同時(shí)，通過內(nèi)部宣傳渠道，加強(qiáng)對(duì)編號(hào)規(guī)范的宣傳，提高全體員工對(duì)文件編號(hào)重要性的認(rèn)識(shí)。（三）監(jiān)督與檢查行政部門應(yīng)定期對(duì)行政制度文件編號(hào)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。對(duì)違反