PAGE規(guī)范總務臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司總務管理，規(guī)范總務臺賬的建立、使用和管理，確保總務工作的規(guī)范化、科學化、精細化，提高總務工作效率和服務質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構的總務管理工作，包括但不限于辦公設備管理、辦公用品采購與發(fā)放、車輛管理、食堂管理、宿舍管理等相關總務業(yè)務。（三）基本原則1.合法性原則：總務臺賬管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保各項工作合法合規(guī)。2.準確性原則：臺賬記錄應真實、準確、完整，如實反映總務工作的實際情況，為管理決策提供可靠依據(jù)。3.及時性原則：及時記錄和更新臺賬信息，保證信息的時效性，以便及時掌握總務工作動態(tài)，做出合理安排。4.保密性原則：對于涉及公司機密和員工隱私的臺賬信息，應嚴格保密，防止信息泄露。二、臺賬管理職責分工（一）總務部門1.負責制定和完善總務臺賬管理制度，并組織實施。2.負責各類總務臺賬的建立、登記、更新和保管工作。3.定期對臺賬數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。4.配合其他部門做好相關總務工作的協(xié)調(diào)和溝通。（二）使用部門1.負責本部門總務設備、用品等的申請、使用和保管，并配合總務部門做好臺賬登記工作。2.按照規(guī)定的流程和要求，及時向總務部門反饋設備、用品的使用情況和需求信息。3.協(xié)助總務部門進行定期的資產(chǎn)清查和盤點工作。（三）財務部門1.負責審核總務費用的報銷憑證，確保費用支出符合公司財務制度和相關規(guī)定。2.協(xié)助總務部門進行成本核算和預算控制，提供財務數(shù)據(jù)支持和分析。3.參與公司資產(chǎn)的清查和盤點工作，監(jiān)督資產(chǎn)的財務處理情況。三、辦公設備臺賬管理（一）設備登記1.總務部門應建立辦公設備臺賬，詳細記錄每臺設備的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、購置價格、使用部門、使用人等信息。2.新設備到貨后，采購人員應及時將設備信息提交給總務部門，總務部門在收到信息后[X]個工作日內(nèi)完成臺賬登記。3.對于設備的變更信息，如設備轉(zhuǎn)移、維修、報廢等，使用部門應及時通知總務部門，總務部門應在[X]個工作日內(nèi)更新臺賬。（二）設備使用與維護1.使用部門負責設備的日常使用和維護，應按照設備操作規(guī)程正確使用設備，定期進行清潔、保養(yǎng)和檢查，確保設備正常運行。2.總務部門應定期組織設備維護培訓，提高使用人員的操作技能和維護意識。3.設備出現(xiàn)故障時，使用部門應及時填寫《設備維修申請表》，提交給總務部門。總務部門應在收到申請后[X]個工作日內(nèi)安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。（三）設備盤點1.總務部門應定期組織辦公設備盤點工作，每年至少進行[X]次全面盤點，每季度進行[X]次局部盤點。2.盤點前，總務部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法和時間安排。3.盤點過程中，應認真核對設備的數(shù)量、型號、規(guī)格等信息，確保賬實相符。對于盤盈、盤虧的設備，應查明原因，及時調(diào)整臺賬，并按照公司規(guī)定進行處理。（四）設備報廢1.辦公設備符合下列條件之一的，可申請報廢：已超過規(guī)定使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的；因技術進步等原因，已被淘汰且無使用價值的；因自然災害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞，無法修復的。2.使用部門填寫《設備報廢申請表》，詳細說明報廢原因和設備情況，提交給總務部門。3.總務部門組織相關人員進行鑒定，審核通過后報公司領導審批。經(jīng)批準報廢的設備，總務部門應及時在臺賬中注銷，并按照公司規(guī)定進行資產(chǎn)處置。四、辦公用品臺賬管理（一）用品采購1.根據(jù)公司各部門的需求預測和實際使用情況，總務部門制定辦公用品采購計劃，明確采購種類、數(shù)量、規(guī)格等信息。2.采購計劃經(jīng)公司領導審批后，總務部門按照規(guī)定的采購流程進行采購。采購過程中應選擇合格的供應商，確保辦公用品的質(zhì)量和供應及時性。3.采購人員應及時將采購信息反饋給總務部門，總務部門在收到辦公用品后[X]個工作日內(nèi)完成臺賬登記，記錄辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、供應商等信息。（二）用品發(fā)放1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交給總務部門。2.總務部門按照審批后的申請表進行發(fā)放，并在臺賬中記錄發(fā)放日期、領用部門、領用人、領用數(shù)量等信息。3.對于限量發(fā)放的辦公用品，如辦公文具、耗材等，總務部門應嚴格按照規(guī)定的標準進行發(fā)放，確保合理使用。（三）用品庫存管理1.總務部門應建立辦公用品庫存臺賬，定期盤點庫存數(shù)量，確保賬實相符。2.對于庫存積壓的辦公用品，應及時與相關部門溝通協(xié)調(diào)，采取促銷、調(diào)劑等方式進行處理，減少庫存占用資金。3.根據(jù)辦公用品的使用頻率和庫存情況，總務部門應適時調(diào)整采購計劃，避免過度采購或采購不足。五、車輛臺賬管理（一）車輛登記1.總務部門應建立車輛臺賬，詳細記錄每輛車的品牌、型號、車牌號、購置日期、購置價格、使用部門、駕駛員等信息。2.新車輛購置后，采購人員應及時將車輛信息提交給總務部門，總務部門在收到信息后[X]個工作日內(nèi)完成臺賬登記。3.對于車輛的變更信息，如車輛過戶、報廢、維修等，使用部門應及時通知總務部門，總務部門應在[X]個工作日內(nèi)更新臺賬。（二）車輛調(diào)度與使用1.總務部門負責公司車輛的調(diào)度和使用管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛，確保車輛使用效率最大化。2.各部門需要使用車輛時，應提前填寫《車輛使用申請表》，注明用車時間、地點、事由等信息，提交給總務部門。3.總務部門根據(jù)申請情況進行車輛調(diào)度，并在臺賬中記錄車輛使用情況，包括出車時間、返回時間、行駛里程、使用部門等信息。（三）車輛維護與保養(yǎng)1.駕駛員負責車輛的日常維護和保養(yǎng)，按照規(guī)定的時間和里程進行車輛檢查、保養(yǎng)和維修。2.車輛出現(xiàn)故障時，駕駛員應及時填寫《車輛維修申請表》，提交給總務部門。總務部門應在收到申請后[X]個工作日內(nèi)安排維修人員進行維修，并記錄維修情況。3.總務部門應定期組織車輛維護培訓，提高駕駛員的維護技能和安全意識。（四）車輛費用管理1.總務部門應建立車輛費用臺賬，詳細記錄車輛的燃油費、維修費群、保險費、年檢費等費用支出情況。2.車輛費用報銷時，駕駛員應填寫《車輛費用報銷申請表》，附上相關發(fā)票和憑證，經(jīng)部門負責人簽字后提交給總務部門審核。3.總務部門審核通過后，報財務部門報銷。財務部門應按照公司財務制度進行賬務處理，并定期與總務部門核對車輛費用臺賬。（五）車輛安全管理1.駕駛員應嚴格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。定期參加交通安全培訓，提高安全意識和應急處理能力。2.總務部門應定期組織車輛安全檢查，檢查車輛的制動、轉(zhuǎn)向、燈光等安全性能，確保車輛處于良好的運行狀態(tài)。3.對于發(fā)生的交通事故，駕駛員應及時報告總務部門和相關部門，并配合做好事故處理工作?？倓詹块T應在臺賬中記錄事故情況和處理結(jié)果。六、食堂臺賬管理（一）食材采購1.食堂管理人員應建立食材采購臺賬，詳細記錄食材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、供應商等信息。2.根據(jù)食堂用餐人數(shù)和菜譜安排，制定食材采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。3.采購人員應及時將采購信息反饋給食堂管理人員，食堂管理人員在收到食材后[X]個工作日內(nèi)完成臺賬登記。（二）食材驗收1.食堂管理人員負責食材的驗收工作，對采購的食材進行質(zhì)量、數(shù)量等方面的檢查。2.驗收合格的食材應及時入庫，并在臺賬中記錄入庫日期、入庫數(shù)量等信息。對于驗收不合格的食材，應及時與供應商協(xié)商處理。（三）食材庫存管理1.食堂應建立食材庫存臺賬，定期盤點庫存數(shù)量，確保賬實相符。2.合理控制食材庫存水平，根據(jù)用餐人數(shù)和采購周期，適時調(diào)整采購計劃，避免食材積壓或短缺。3.對于庫存食材，應按照先進先出的原則進行使用，確保食材新鮮度。（四）食堂費用管理1.食堂管理人員應建立食堂費用臺賬，詳細記錄食堂的食材采購費用、水電費、人員工資等費用支出情況。2.食堂費用報銷時，應填寫《食堂費用報銷申請表》，附上相關發(fā)票和憑證，經(jīng)食堂負責人簽字后提交給總務部門審核。3.總務部門審核通過后，報財務部門報銷。財務部門應按照公司財務制度進行賬務處理，并定期與總務部門核對食堂費用臺賬。（五）食堂衛(wèi)生與安全管理1.食堂應嚴格遵守食品安全法規(guī)，確保食品衛(wèi)生安全。定期進行食品衛(wèi)生檢查，做好餐具消毒、廚房清潔等工作。2.加強食堂安全管理，做好防火、防盜、防中毒等工作。定期組織安全培訓，提高食堂工作人員的安全意識和應急處理能力。3.對于發(fā)生的食品安全事故或安全事故，食堂管理人員應及時報告總務部門和相關部門，并配合做好事故處理工作?？倓詹块T應在臺賬中記錄事故情況和處理結(jié)果。七、宿舍臺賬管理（一）宿舍入住與退房1.總務部門應建立宿舍臺賬，詳細記錄每間宿舍的房間號、入住人員姓名、部門、入住日期、退房日期等信息。2.員工申請入住宿舍時，應填寫《宿舍入住申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交給總務部門?？倓詹块T根據(jù)宿舍情況進行安排，并在臺賬中記錄入住信息。3.員工退房時，應提前通知總務部門?？倓詹块T在員工退房后[X]個工作日內(nèi)進行檢查，確認無誤后辦理退房手續(xù)，并在臺賬中記錄退房日期。（二）宿舍設施管理1.總務部門負責宿舍設施的配備和維護管理，定期檢查宿舍設施的完好情況，及時維修和更換損壞的設施。2.員工應愛護宿舍設施，不得隨意損壞或拆卸。如發(fā)現(xiàn)設施損壞，應及時報告總務部門。3.總務部門應建立宿舍設施維修臺賬，記錄設施維修的時間、內(nèi)容、維修人員等信息。（三）宿舍衛(wèi)生與