PAGE病歷延期歸檔制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強病歷管理，確保病歷資料的完整性、準確性和及時性，規(guī)范病歷延期歸檔行為，依據(jù)相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)所有涉及病歷書寫、審核、保管等相關工作的科室及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵守國家法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關標準，確保病歷管理工作合法合規(guī)。2.質(zhì)量控制原則以保障病歷質(zhì)量為核心，對病歷延期歸檔的各個環(huán)節(jié)進行嚴格把控，確保病歷內(nèi)容真實、準確、完整。3.責任明確原則明確各部門及人員在病歷延期歸檔過程中的職責，做到責任到人，避免推諉扯皮。4.安全保密原則妥善保管病歷資料，防止病歷信息泄露，保障患者隱私安全。二、病歷延期歸檔的定義及情形（一）定義病歷延期歸檔是指因特殊原因，病歷不能在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)完成歸檔，而需要延長歸檔時間的情況。（二）具體情形1.患者病情復雜，需要進一步檢查、診斷或治療，導致病歷書寫時間延長。2.涉及多學科會診、討論，需要協(xié)調(diào)各方意見，致使病歷審核流程延長。3.病歷書寫過程中出現(xiàn)疑難問題，需要查閱大量資料或請教專家，影響了歸檔進度。4.因不可抗力因素（如自然災害、設備故障等），導致病歷書寫、審核或保管工作無法正常進行。5.其他經(jīng)醫(yī)院批準的特殊情況。三、病歷延期歸檔的申請與審批（一）申請流程1.病歷書寫責任人在預計無法按時歸檔病歷時，應填寫《病歷延期歸檔申請表》。2.申請表應詳細說明延期原因、預計延期天數(shù)、已完成的病歷內(nèi)容及下一步工作計劃等。3.將申請表提交至本科室負責人審核。（二）審批流程1.科室負責人收到申請表后，應在[X]個工作日內(nèi)進行審核。2.審核內(nèi)容包括延期原因是否合理、預計延期天數(shù)是否必要、病歷書寫進度及質(zhì)量等。3.若審核通過，科室負責人簽署意見后，將申請表提交至醫(yī)務科。4.醫(yī)務科在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)進行終審。5.終審通過后，醫(yī)務科在申請表上加蓋公章，并將申請表反饋給病歷書寫責任人及相關科室。（三）特殊情況處理對于緊急、重大病情的病歷延期歸檔申請，可簡化審批流程，由科室負責人直接向醫(yī)務科報備，醫(yī)務科在事后進行補簽審批手續(xù)。四、病歷延期歸檔期間的管理（一）病歷書寫管理1.病歷書寫責任人應繼續(xù)按照病歷書寫規(guī)范要求，及時、準確地記錄患者病情變化、診療過程及相關信息。2.加強與患者及家屬的溝通，確保病歷內(nèi)容真實反映患者實際情況。3.定期對已完成的病歷內(nèi)容進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時修改完善。（二）病歷審核管理1.科室內(nèi)部應加強對延期歸檔病歷的審核力度，確保病歷質(zhì)量符合要求。2.審核人員應重點關注病歷的完整性、準確性、邏輯性及合規(guī)性等方面。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時反饋給病歷書寫責任人，并督促其進行整改。（三）病歷保管管理1.設立專門的病歷保管區(qū)域，對延期歸檔的病歷進行妥善存放，確保病歷安全。2.建立病歷保管登記制度，詳細記錄病歷的存放位置、數(shù)量、延期時間等信息。3.定期對病歷保管區(qū)域進行檢查，防止病歷丟失、損壞或被篡改。五、病歷延期歸檔后的歸檔流程（一）歸檔準備1.病歷書寫責任人在病歷延期原因消除后，應及時對病歷進行整理、核對，確保病歷內(nèi)容完整、準確。2.將病歷按照規(guī)定的格式和順序進行裝訂，附上相關檢查報告、檢驗結(jié)果等資料。（二）歸檔提交1.病歷書寫責任人攜帶整理好的病歷，前往醫(yī)院檔案室辦理歸檔手續(xù)。2.在檔案室填寫《病歷歸檔登記表》，詳細記錄病歷的基本信息、歸檔時間等。3.將病歷提交給檔案室工作人員，工作人員對病歷進行驗收。（三）歸檔驗收1.檔案室工作人員按照病歷歸檔標準，對提交的病歷進行逐一核對。2.核對內(nèi)容包括病歷的完整性、準確性、裝訂順序、簽字蓋章等方面。3.若驗收合格，檔案室工作人員在《病歷歸檔登記表》上簽字確認，并將病歷存入檔案庫；若驗收不合格，應及時反饋給病歷書寫責任人，要求其限期整改后重新提交歸檔。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.醫(yī)院成立病歷管理監(jiān)督小組，定期對病歷延期歸檔制度的執(zhí)行情況進行檢查。2.監(jiān)督小組可通過查閱病歷、訪談相關人員、檢查申請表及審批記錄等方式，對病歷延期歸檔的各個環(huán)節(jié)進行全面監(jiān)督。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求責任科室限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將病歷延期歸檔情況納入科室及個人績效考核體系。2.對嚴格執(zhí)行病歷延期歸檔制度、病歷質(zhì)量高的科室及個人給予適當獎勵。3.對違反制度規(guī)定、導致病歷延期歸檔或病歷質(zhì)量問題的科室及個人，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如扣發(fā)績效獎金、通報批評、取消評優(yōu)資格等。七、培訓與宣傳（一）培訓計劃1.定期組織開展病歷延期歸檔制度相關培訓，提高全體醫(yī)務人員對制度的認識和理解。2.培訓內(nèi)容包括制度解讀、病歷書寫規(guī)范、審核要點、延期歸檔流程等方面。3.培訓方式可采用集中授課、案例分析、現(xiàn)場演示等多種形式，確保培訓效果。（二）宣傳推廣1.通過醫(yī)院內(nèi)部宣傳欄、網(wǎng)站、微信公眾號等渠道，廣泛宣傳病歷延期歸檔制度的重要性和具體要求。2.發(fā)布典型案例，引導醫(yī)務人員自覺遵守制度規(guī)定，規(guī)范病歷管理行為。3.鼓勵醫(yī)務人員積極參與制度的討論和完善，營造良好的制度執(zhí)行氛圍。八、附則（一）解釋權本制度由醫(yī)院醫(yī)務