PAGE規(guī)范扶貧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧檔案管理，確保扶貧工作檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與的所有扶貧項(xiàng)目檔案管理工作，包括但不限于扶貧項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映扶貧工作實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作各環(huán)節(jié)形成的檔案資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，保證檔案的質(zhì)量。4.保密性原則：對(duì)涉及扶貧對(duì)象個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善扶貧檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好扶貧檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管扶貧工作檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效管理和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的安全和有效。（二）項(xiàng)目實(shí)施部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門扶貧項(xiàng)目檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，規(guī)范檔案形成過(guò)程中的各項(xiàng)記錄。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施方案、可行性研究報(bào)告等文件。2.扶貧對(duì)象識(shí)別、審核、公示等相關(guān)資料。3.扶貧資金申請(qǐng)、審批、發(fā)放、使用等記錄。4.扶貧項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的會(huì)議記錄、工作臺(tái)賬、檢查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。5.扶貧對(duì)象幫扶記錄、脫貧成效證明等。6.其他與扶貧工作相關(guān)的文件、資料、照片、影像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照扶貧項(xiàng)目類別、時(shí)間順序、文件性質(zhì)等進(jìn)行分類。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案給予唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，確保檔案的牢固和美觀。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目實(shí)施部門應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。3.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.扶貧項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.具有重要查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為永久保管；在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年；只在短期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為短期保管，保管期限為[X]年。3.具體保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和扶貧工作實(shí)際情況確定。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱扶貧檔案的，查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合規(guī)定的，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。查閱人不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱扶貧檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》。（二）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息，與《檔案銷毀清單》一并保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立扶貧檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)信息化手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類存儲(chǔ)、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)分析等，為扶貧工作決策提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案信息的錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等情況，確保檔案信息化管理工作的正常運(yùn)行。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的扶貧檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管條件等。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立扶貧檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入各部門績(jī)效考核體系。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括檔案管理