PAGE規(guī)范基層資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基層資料管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，為公司各項(xiàng)決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司基層各部門、各崗位在工作中形成的各類資料的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資料應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，信息完整可靠。3.及時歸檔原則：工作完成后應(yīng)及時將相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，避免積壓和丟失。4.安全保密原則：對涉及公司機(jī)密的資料要嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司下發(fā)的各類通知、決定、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)報表類：如銷售報表、財務(wù)報表、生產(chǎn)報表等。3.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目立項(xiàng)報告、可行性研究報告、項(xiàng)目進(jìn)度記錄等。4.客戶資料類：客戶基本信息、合作協(xié)議、往來函件等。5.技術(shù)資料類：技術(shù)方案、設(shè)計圖紙、工藝文件等。6.會議紀(jì)要類：公司各類會議形成的紀(jì)要。（二）編號規(guī)則1.采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式進(jìn)行編號。2.編號應(yīng)體現(xiàn)資料類別、年份、順序號等信息。例如，行政文件類編號為XZ[年份][順序號]，業(yè)務(wù)報表類編號為YB[年份][順序號]等。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各崗位工作人員應(yīng)按照工作職責(zé)，及時收集工作中產(chǎn)生的各類資料。2.對于外部接收的資料，如客戶提供的文件、政府部門下發(fā)的通知等，應(yīng)在收到后及時進(jìn)行登記和傳遞。（二）整理規(guī)范1.資料應(yīng)按照分類進(jìn)行整理，同類資料應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.對資料進(jìn)行編號，并在每份資料上標(biāo)注清晰的編號。3.去除資料中的無關(guān)信息，如空白頁、重復(fù)頁等，確保資料簡潔明了。四、資料歸檔與存儲（一）歸檔流程1.資料整理完成后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)將其歸檔至相應(yīng)的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)。2.在歸檔時，應(yīng)填寫歸檔清單，注明資料名稱、編號、歸檔日期等信息。（二）存儲方式1.紙質(zhì)存儲：設(shè)立專門的檔案柜，按照資料類別進(jìn)行分類存放，并建立檔案索引，便于查找。2.電子存儲：采用服務(wù)器存儲或云存儲等方式，對電子資料進(jìn)行備份和管理。電子資料應(yīng)按照分類建立文件夾，命名規(guī)則與紙質(zhì)資料編號相對應(yīng)。（三）存儲環(huán)境要求1.紙質(zhì)檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，溫度和濕度適宜，防止檔案發(fā)霉、變質(zhì)。2.電子存儲設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱資料的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門進(jìn)行查閱。2.涉及公司機(jī)密的資料，查閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，嚴(yán)格限制查閱范圍。（二）借閱流程1.因工作需要借閱資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱資料名稱、編號、借閱期限等信息。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還資料，檔案管理部門應(yīng)對歸還的資料進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。六、資料保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)明確保密級別，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。2.接觸機(jī)密資料的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在資料的傳遞、使用過程中，應(yīng)注意保密，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)對檔案存儲場所的安全防范，安裝必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.定期對資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保資料的安全完整。3.對涉及重要信息的電子資料，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并異地存儲，防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。七、資料銷毀與處置（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價值的。2.資料涉及的事項(xiàng)已完成，且不再需要留存的。3.資料因損壞、變質(zhì)等原因無法使用的。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門提出資料銷毀申請，注明銷毀資料名稱、編號、數(shù)量等信息。2.經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織專人進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、參與人員等信息。4.對于電子資料，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除工具進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對基層資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱、保密等環(huán)節(jié)。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核機(jī)制1.將資料管理工作納入公司績效考核體系，對資料管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵。2.對資料管理工作存在問題的部門和個人，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如扣減績效分?jǐn)?shù)、通報批評等。九、附則（一）