PAGE規(guī)范掛賬單位管理制度一、總則（一）目的為加強公司掛賬單位管理，規(guī)范掛賬行為，確保公司資金安全，維護公司正常經(jīng)濟秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司發(fā)生掛賬業(yè)務(wù)的所有單位，包括但不限于供應(yīng)商、客戶、合作伙伴等。（三）基本原則1.合法性原則：掛賬業(yè)務(wù)必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保交易行為合法合規(guī)。2.真實性原則：掛賬事項應(yīng)真實、準(zhǔn)確反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)實質(zhì)，嚴(yán)禁虛假掛賬。3.風(fēng)險可控原則：在掛賬管理過程中，充分評估風(fēng)險，采取有效措施控制風(fēng)險，保障公司利益。4.規(guī)范操作原則：明確掛賬業(yè)務(wù)流程和審批權(quán)限，嚴(yán)格按照規(guī)定操作，確保掛賬管理規(guī)范有序。二、掛賬單位的選擇與準(zhǔn)入（一）選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具有良好的商業(yè)信譽，無不良信用記錄。通過查詢信用評級機構(gòu)報告、企業(yè)征信系統(tǒng)等方式進行評估。2.具備合法有效的經(jīng)營資質(zhì)，經(jīng)營范圍與公司業(yè)務(wù)相關(guān)。審核其營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、行業(yè)許可證等相關(guān)證件。3.財務(wù)狀況良好，具有一定的償債能力。分析其財務(wù)報表，關(guān)注資產(chǎn)負(fù)債率、流動比率、盈利能力等指標(biāo)。4.生產(chǎn)經(jīng)營穩(wěn)定，具備持續(xù)經(jīng)營能力。考察其生產(chǎn)設(shè)備、人員規(guī)模、市場份額等情況。（二）準(zhǔn)入流程1.業(yè)務(wù)部門推薦：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要，對潛在掛賬單位進行初步調(diào)查，填寫《掛賬單位準(zhǔn)入申請表》，詳細(xì)說明推薦理由、單位基本情況、預(yù)計掛賬金額及期限等信息，并提交相關(guān)證明材料。2.財務(wù)部門審核：財務(wù)部門收到申請表后，對申請單位的財務(wù)狀況、信用情況等進行審核。必要時，可要求業(yè)務(wù)部門補充資料或進行實地考察。審核通過后，在申請表上簽署意見。3.風(fēng)險管理部門評估：風(fēng)險管理部門從風(fēng)險角度對申請單位進行評估，分析掛賬業(yè)務(wù)可能存在的風(fēng)險，并提出風(fēng)險防控建議。評估通過后，出具評估報告。4.管理層審批：經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門和風(fēng)險管理部門審核評估通過的申請，提交公司管理層審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，做出是否批準(zhǔn)準(zhǔn)入的決定。5.準(zhǔn)入通知：審批通過后，由業(yè)務(wù)部門向申請單位發(fā)出《掛賬單位準(zhǔn)入通知書》，明確告知其已獲得掛賬資格及相關(guān)掛賬規(guī)定。三、掛賬業(yè)務(wù)的辦理（一）業(yè)務(wù)發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門在與掛賬單位開展業(yè)務(wù)前，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)合同或協(xié)議，確定掛賬事項，并填寫《掛賬業(yè)務(wù)申請表》，詳細(xì)注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、掛賬金額、掛賬期限、付款方式等信息。2.將申請表及相關(guān)業(yè)務(wù)合同或協(xié)議提交財務(wù)部門審核。（二）財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到申請表后，對業(yè)務(wù)的真實性、合理性、合規(guī)性進行審核。重點審核掛賬金額是否與合同約定一致，掛賬期限是否符合公司規(guī)定，付款方式是否明確可行等。2.審核相關(guān)發(fā)票、送貨單、驗收單等原始憑證的真實性和完整性。確保憑證與業(yè)務(wù)實際相符，且符合財務(wù)核算要求。3.如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補充資料或進行更正。審核通過后，在申請表上簽署意見。（三）審批流程1.根據(jù)公司規(guī)定的審批權(quán)限，《掛賬業(yè)務(wù)申請表》依次提交各級審批人審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審查申請內(nèi)容，對掛賬業(yè)務(wù)的必要性、風(fēng)險程度等進行綜合評估，并簽署審批意見。3.對于重大掛賬業(yè)務(wù)或存在風(fēng)險的掛賬業(yè)務(wù)，應(yīng)提交公司管理層集體決策。（四）掛賬記錄1.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的申請表，在財務(wù)系統(tǒng)中建立掛賬記錄。詳細(xì)記錄掛賬單位名稱、掛賬金額、掛賬期限、業(yè)務(wù)內(nèi)容、審批情況等信息。2.定期對掛賬記錄進行核對和清理，確保記錄準(zhǔn)確無誤。四、掛賬款項的結(jié)算與催收（一）結(jié)算管理1.財務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和期限，及時與掛賬單位辦理款項結(jié)算。2.對于到期的掛賬款項，提前通知掛賬單位準(zhǔn)備付款，并跟蹤款項到賬情況。3.在結(jié)算過程中，嚴(yán)格審核相關(guān)票據(jù)和憑證，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤。（二）催收管理1.如掛賬單位未能按時足額支付款項，財務(wù)部門應(yīng)及時啟動催收程序。2.制定催收計劃，明確催收責(zé)任人、催收方式和時間節(jié)點。催收方式可包括電話催收、函件催收、上門催收等。3.定期對催收情況進行跟蹤和分析，對于長期拖欠款項的單位，采取進一步的措施，如暫停業(yè)務(wù)往來、通過法律途徑解決等。4.催收過程中形成的相關(guān)記錄，如催收函件、電話記錄等，應(yīng)妥善保存，作為后續(xù)處理的依據(jù)。五、掛賬單位的動態(tài)管理（一）信用評估1.定期對掛賬單位的信用狀況進行評估，評估周期可根據(jù)實際情況設(shè)定為半年或一年。2.評估內(nèi)容包括掛賬單位的付款記錄（是否按時足額付款）、經(jīng)營狀況變化、市場口碑等方面。3.根據(jù)評估結(jié)果，調(diào)整掛賬單位的信用等級，并相應(yīng)調(diào)整掛賬額度、掛賬期限等管理措施。（二）信息更新1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時關(guān)注掛賬單位的信息變化，如經(jīng)營范圍變更、法定代表人變更、聯(lián)系方式變更等。2.如有信息變更，應(yīng)及時通知財務(wù)部門進行更新，確保公司與掛賬單位之間的信息溝通順暢。（三）異常情況處理1.如發(fā)現(xiàn)掛賬單位出現(xiàn)經(jīng)營困難、財務(wù)危機、涉訴等異常情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即報告公司管理層，并暫停與該單位的掛賬業(yè)務(wù)。2.財務(wù)部門對已掛賬款項進行風(fēng)險評估，采取相應(yīng)的保全措施，如凍結(jié)賬戶、要求提供擔(dān)保等，以降低公司損失。3.組織相關(guān)部門對異常情況進行調(diào)查分析，制定應(yīng)對方案，妥善處理后續(xù)事宜。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對掛賬單位管理制度的執(zhí)行情況進行審計。2.審計內(nèi)容包括掛賬單位的選擇與準(zhǔn)入、掛賬業(yè)務(wù)辦理、款項結(jié)算與催收、動態(tài)管理等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定。3.對審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務(wù)檢查財務(wù)部門定期對掛賬業(yè)務(wù)進行自查，檢查掛賬記錄是否準(zhǔn)確完整，款項結(jié)算是否及時合規(guī)，催收工作是否有效等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報告公司管理層。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、