PAGE規(guī)范宣傳用品發(fā)放制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宣傳用品的管理，規(guī)范宣傳用品的發(fā)放流程，確保宣傳用品的合理使用，提高宣傳效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在開展公司宣傳活動、業(yè)務(wù)推廣等工作中涉及宣傳用品的申請、領(lǐng)取、使用及管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則宣傳用品的采購、存儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)由公司指定的部門統(tǒng)一管理，確保資源的合理調(diào)配和有效利用。2.按需發(fā)放原則根據(jù)工作實際需要，嚴(yán)格控制宣傳用品的發(fā)放數(shù)量，避免浪費(fèi)。3.規(guī)范使用原則員工應(yīng)按照公司規(guī)定的用途和方式使用宣傳用品，不得擅自改變或挪作他用。4.責(zé)任明晰原則明確各部門及相關(guān)人員在宣傳用品管理過程中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。二、宣傳用品的分類及定義（一）紙質(zhì)宣傳品1.宣傳冊用于全面介紹公司產(chǎn)品、服務(wù)、企業(yè)文化等內(nèi)容的多頁印刷資料。2.宣傳單頁針對特定產(chǎn)品、活動或主題制作的單頁宣傳材料。3.海報張貼于公司辦公場所、活動現(xiàn)場、公共場所等用于宣傳的大幅印刷品。4.名片印有公司名稱、員工姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式等信息的卡片，用于商務(wù)交往。（二）電子宣傳品1.公司宣傳片通過視頻形式展示公司形象、業(yè)務(wù)范圍、發(fā)展歷程等內(nèi)容的多媒體資料。2.產(chǎn)品演示視頻針對公司產(chǎn)品特點、功能、使用方法等制作的視頻，用于產(chǎn)品推廣。3.電子文檔資料如PPT演示文稿、PDF文件等，包含公司宣傳、產(chǎn)品介紹等相關(guān)內(nèi)容，可通過電子設(shè)備傳播。（三）實物宣傳品1.禮品帶有公司標(biāo)識或宣傳信息的小禮品，用于客戶回饋、活動獎品等。2.辦公用品印有公司標(biāo)志的筆記本、文件夾、筆等辦公文具。3.宣傳道具如展示架、展柜、模型等，用于產(chǎn)品展示或活動現(xiàn)場布置。三、宣傳用品的采購與存儲（一）采購流程1.需求申請各部門根據(jù)工作需要，提前填寫《宣傳用品采購申請表》，詳細(xì)注明所需宣傳用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至公司指定的采購管理部門。2.審核審批采購管理部門對各部門提交的申請表進(jìn)行審核，核實需求的合理性和必要性。對于金額較大或涉及重要宣傳活動的采購申請，需提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購執(zhí)行經(jīng)審核審批通過后，采購管理部門按照公司采購制度的規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格把控質(zhì)量，確保所采購的宣傳用品符合公司要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。4.驗收入庫宣傳用品到貨后，由采購管理部門、質(zhì)量檢驗部門及相關(guān)使用部門共同進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《宣傳用品入庫單》。（二）存儲管理1.倉庫設(shè)置公司應(yīng)設(shè)立專門的宣傳用品倉庫，用于存放各類宣傳用品。倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保宣傳用品的安全存儲。2.分類存放宣傳用品應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立詳細(xì)的庫存臺賬，記錄宣傳用品的出入庫情況。3.庫存盤點定期對宣傳用品倉庫進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點結(jié)果應(yīng)形成報告，如有差異應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。四、宣傳用品的發(fā)放（一）發(fā)放流程1.申請登記員工因工作需要領(lǐng)取宣傳用品時，需填寫《宣傳用品領(lǐng)取申請表》，注明領(lǐng)取日期、部門、姓名、宣傳用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門審批部門負(fù)責(zé)人對員工的領(lǐng)取申請進(jìn)行審核，核實其用途的合理性和必要性。對于涉及重要宣傳活動或大量宣傳用品的領(lǐng)取申請，應(yīng)重點關(guān)注并確保資源的合理使用。審批通過后，在申請表上簽字確認(rèn)。3.倉庫領(lǐng)取員工持經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的申請表到宣傳用品倉庫領(lǐng)取宣傳用品。倉庫管理人員根據(jù)申請表上的信息發(fā)放宣傳用品，并在《宣傳用品發(fā)放登記表》上進(jìn)行登記，雙方簽字確認(rèn)。（二）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.紙質(zhì)宣傳品根據(jù)工作實際需要，按照不同的宣傳場景和目標(biāo)受眾，合理確定宣傳冊、宣傳單頁、海報等的發(fā)放數(shù)量。例如，對于一般性的業(yè)務(wù)推廣活動，宣傳單頁每人每次發(fā)放數(shù)量不超過[X]份；對于大型展會或重要宣傳活動，宣傳冊每人每次發(fā)放數(shù)量不超過[X]本。2.電子宣傳品員工可根據(jù)工作需要通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺下載電子宣傳品，但應(yīng)確保其使用符合公司規(guī)定和版權(quán)要求。如需拷貝存儲，應(yīng)提前向所在部門申請，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.實物宣傳品禮品的發(fā)放應(yīng)根據(jù)不同的活動性質(zhì)和對象進(jìn)行合理安排。例如，對于客戶回饋活動，禮品每人發(fā)放價值不超過[X]元；對于內(nèi)部員工培訓(xùn)或活動，辦公用品的發(fā)放應(yīng)根據(jù)實際需求進(jìn)行，如筆記本每人每次發(fā)放數(shù)量不超過[X]本。宣傳道具的發(fā)放應(yīng)根據(jù)活動規(guī)模和實際需要進(jìn)行調(diào)配，使用完畢后應(yīng)及時歸還倉庫。（三）特殊情況發(fā)放1.臨時緊急需求如遇臨時緊急的宣傳任務(wù)，需要立即領(lǐng)取宣傳用品的，員工可先向所在部門負(fù)責(zé)人口頭說明情況，經(jīng)同意后直接到倉庫領(lǐng)取。事后應(yīng)及時補(bǔ)辦領(lǐng)取申請手續(xù)。2.跨部門使用因工作需要，員工需跨部門領(lǐng)取宣傳用品的，應(yīng)在領(lǐng)取申請表上注明跨部門使用原因，并經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人審批后，方可領(lǐng)取。五、宣傳用品的使用與管理（一）使用要求1.員工應(yīng)按照公司規(guī)定的用途和方式使用宣傳用品，不得擅自改變其內(nèi)容、形式或用途。2.在使用紙質(zhì)宣傳品時，應(yīng)注意保持其整潔、完好，不得隨意涂改、損壞或丟棄。3.電子宣傳品的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的信息安全規(guī)定，不得擅自傳播、復(fù)制或用于其他非法目的。4.實物宣傳品的使用應(yīng)妥善保管，避免丟失、損壞或浪費(fèi)。禮品的發(fā)放應(yīng)符合公司的禮品管理規(guī)定，不得用于不正當(dāng)目的。（二）使用記錄員工在使用宣傳用品后，應(yīng)及時填寫《宣傳用品使用記錄單》，記錄宣傳用品的使用時間、地點、活動名稱、使用數(shù)量等信息。使用記錄單應(yīng)定期提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，并存檔備查。（三）回收與處理1.對于已使用完畢或不再使用的宣傳用品，員工應(yīng)及時將其歸還至所在部門或宣傳用品倉庫。2.倉庫管理人員對回收的宣傳用品進(jìn)行檢查，對于損壞、過期或不再適用的宣傳用品，應(yīng)進(jìn)行分類登記，并按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行處理。處理方式包括報廢、銷毀、回收利用等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)宣傳用品的性質(zhì)和實際情況確定。（四）監(jiān)督檢查公司將定期對宣傳用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括宣傳用品的發(fā)放記錄、使用記錄、庫存情況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，將及時責(zé)令相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自領(lǐng)取宣傳用品。2.超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍領(lǐng)取宣傳用品。3.擅自改變宣傳用品的用途或內(nèi)容。4.未按規(guī)定使用宣傳用品，造成浪費(fèi)或損壞。5.未及時歸還已使用完畢或不再使用的宣傳用品。6.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的員工，公司將給予口頭警告，并責(zé)令其立即整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的