PAGE檔案信息管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案信息管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，提高公司/組織的管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案信息管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司/組織的檔案信息實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。3.真實(shí)完整原則：檔案信息應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)，保證其內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失，對涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案信息的利用價(jià)值。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)檔案信息的集中管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員，明確各崗位的職責(zé)分工。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案信息管理制度規(guī)范，確保制度的科學(xué)性和有效性。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)接收、收集公司/組織各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管：建立安全的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的實(shí)體安全。4.檔案信息化管理：推進(jìn)檔案信息的數(shù)字化建設(shè)，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理的效率和水平。5.檔案利用服務(wù)：為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。7.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，分析檔案管理工作的成效與問題，為決策提供依據(jù)。8.指導(dǎo)與監(jiān)督：對公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，確保各部門檔案管理工作符合制度要求。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政類檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)類檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等，具體分類可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)情況進(jìn)一步細(xì)化。3.項(xiàng)目類檔案：針對公司/組織開展的各類項(xiàng)目，設(shè)立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同類檔案：涵蓋公司/組織簽訂的各類合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同、服務(wù)合同等。5.資質(zhì)類檔案：保存公司/組織的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、許可證等相關(guān)文件。6.其他類檔案：不屬于上述分類的其他重要文件和資料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。編號(hào)方法可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，具體如下：1.行政類檔案：編號(hào)格式為“XZ[年份][流水號(hào)]”，其中“XZ”表示行政類檔案，“[年份]”為檔案形成的年份，“[流水號(hào)]”為該年份內(nèi)該類檔案的順序號(hào)。2.業(yè)務(wù)類檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，采用相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則。例如，市場營銷檔案編號(hào)格式為“SC[年份][業(yè)務(wù)細(xì)分代碼][流水號(hào)]”，其中“SC”表示市場營銷檔案，“[年份]”為年份，“[業(yè)務(wù)細(xì)分代碼]”用于區(qū)分不同的業(yè)務(wù)細(xì)分領(lǐng)域，“[流水號(hào)]”為順序號(hào)。3.項(xiàng)目類檔案：編號(hào)格式為“XM[項(xiàng)目編號(hào)][年份][流水號(hào)]”，“XM”表示項(xiàng)目類檔案，“[項(xiàng)目編號(hào)]”為項(xiàng)目的唯一標(biāo)識(shí)符，“[年份]”為年份，“[流水號(hào)]”為該項(xiàng)目內(nèi)檔案的順序號(hào)。4.合同類檔案：編號(hào)格式為“HT[合同簽訂年份][合同類別代碼][流水號(hào)]”，“HT”表示合同類檔案，“[合同簽訂年份]”為合同簽訂年份，“[合同類別代碼]”區(qū)分不同類型的合同，“[流水號(hào)]”為順序號(hào)。5.資質(zhì)類檔案：編號(hào)格式為“ZZ[資質(zhì)證書類別代碼][頒發(fā)年份][流水號(hào)]”，“ZZ”表示資質(zhì)類檔案，“[資質(zhì)證書類別代碼]”區(qū)分不同資質(zhì)證書類型,“[頒發(fā)年份]”為頒發(fā)年份，“[流水號(hào)]”為順序號(hào)。6.其他類檔案：編號(hào)格式為“QT[年份][流水號(hào)]”，“QT”表示其他類檔案，“[年份]”為年份，“[流水號(hào)]”為順序號(hào)。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.明確收集范圍：各部門應(yīng)按照檔案管理制度規(guī)定的范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.確定收集時(shí)間：對于常規(guī)性工作形成的檔案，應(yīng)在工作結(jié)束后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集；對于臨時(shí)性工作或重大活動(dòng)形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后立即進(jìn)行收集。3.收集要求：收集的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)有效，字跡清晰、載體完好。對于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)。（二）檔案整理1.分類排序：檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，然后對每類檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.編目裝訂：為每一份檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固；對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和元數(shù)據(jù)標(biāo)注，保證其規(guī)范性和可讀性。3.建立檢索工具：根據(jù)檔案分類和編號(hào)情況，建立檔案檢索工具，如紙質(zhì)目錄索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查詢和利用。五、檔案保管（一）保管場所與設(shè)施1.保管場所選擇：檔案保管場所應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地點(diǎn)，遠(yuǎn)離易燃、易爆、腐蝕性物品存放區(qū)域。2.設(shè)施配備：配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品、防盜監(jiān)控設(shè)備等。對于電子檔案，應(yīng)配備服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、備份設(shè)備等，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)：按照檔案分類順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案柜或貨架上，并在顯著位置標(biāo)明檔案類別、編號(hào)等信息，便于查找。2.電子檔案存儲(chǔ)：電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照檔案分類和編號(hào)建立文件夾結(jié)構(gòu)，進(jìn)行分類存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限1.確定原則：根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，結(jié)合檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，確定檔案的保管期限。2.保管期限劃分：檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。對于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重要權(quán)益、歷史沿革等具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對于一般性業(yè)務(wù)檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定為30年或10年保管期限。（四）檔案保管要求1.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的實(shí)體狀況、保管環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。2.溫濕度控制：根據(jù)檔案保管要求，控制保管場所的溫濕度，溫度一般保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.防蟲防霉：定期投放防蟲藥品，防止檔案遭受蟲害；保持保管場所清潔衛(wèi)生，防止檔案發(fā)霉。4.防火防盜：加強(qiáng)防火防盜意識(shí)，配備必要的消防器材，安裝防盜監(jiān)控設(shè)備，確保檔案保管場所的安全。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為公司/組織的決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息支持。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與存儲(chǔ)：能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳和存儲(chǔ)，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。2.檢索查詢：提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類、編號(hào)等進(jìn)行檢索，能夠快速定位所需檔案信息。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的電子化管理，記錄借閱人員、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，對逾期未還的檔案進(jìn)行提醒和催還。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作相應(yīng)的檔案信息，保障檔案信息的安全。5.統(tǒng)計(jì)分析：對檔案的收進(jìn)、移出、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案信息進(jìn)行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復(fù)功能，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.用戶認(rèn)證與授權(quán)：采用安全可靠的用戶認(rèn)證方式，如用戶名/密碼、數(shù)字證書等，對用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證，并根據(jù)用戶角色授予相應(yīng)的操作權(quán)限。2.數(shù)據(jù)加密：對存儲(chǔ)在系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過程中的安全性，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。3.訪問控制：建立嚴(yán)格的訪問控制機(jī)制，限制對檔案信息的訪問范圍，對敏感信息設(shè)置更高的訪問級(jí)別，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。4.安全審計(jì)：對系統(tǒng)的操作日志進(jìn)行記錄和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常操作行為，保障系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。七、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可按照規(guī)定利用檔案信息。利用范圍包括查閱、借閱、復(fù)制檔案等。（二）利用流程1.申請：利用者需填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)利用目的和實(shí)際情況進(jìn)行審批，對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案利用申請，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.辦理：檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為利用者辦理檔案查閱、借閱或復(fù)制手續(xù)。查閱檔案一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行；借閱檔案需登記借閱期限，到期及時(shí)歸還；復(fù)制檔案應(yīng)按照規(guī)定收取一定的費(fèi)用，并確保復(fù)制件與原件一致。4.歸還：利用者使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（三）利用限制1.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得對外提供利用。2.檔案利用應(yīng)遵循檔案的原始性和完整性原則，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.利用檔案時(shí)，不得損壞檔案載體，如因特殊原因需要對檔案進(jìn)行技術(shù)處理，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在專業(yè)人員指導(dǎo)下進(jìn)行。八檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織與人員成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，結(jié)合檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保存狀況等因素，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定方法：鑒定工作小組通過查閱檔案內(nèi)容、分析檔案形成背景、評(píng)估檔案利用需求等方式，對檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）銷毀程序1.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.審批：銷毀清單報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并做好銷毀記錄。4.監(jiān)銷記錄：監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱、數(shù)量等信息，并存檔備查。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對檔案信息管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)可由公司/組織的審計(jì)部門、紀(jì)檢部門以及檔案管理部門人員組成。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門及員工對檔案信息管理制度的執(zhí)行情況，是否按照規(guī)定進(jìn)行檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.檔案質(zhì)量：檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案的分類、編號(hào)、編目等是否符合要求。3.保管環(huán)境與設(shè)施：檢查檔案保管場所的環(huán)境條件是否符合要求，保管設(shè)施是否完好有效。4.信息化管理：檢查檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，數(shù)據(jù)的安全性、準(zhǔn)確性和完整性，以及用戶權(quán)限管理等是否規(guī)范。5.利用服務(wù)：檢查檔案利用服務(wù)工作是否規(guī)范，利用