PAGE規(guī)范合同管理工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，合理分配雙方權(quán)利義務(wù)，不得顯失公平。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得欺詐、脅迫或惡意串通。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)公司設(shè)立合同管理委員會(huì)，由公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人等組成。合同管理委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大合同，協(xié)調(diào)合同管理中的重大問題，對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）合同管理部門公司指定[具體部門名稱]為合同管理部門，負(fù)責(zé)合同管理的日常工作，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的管理，建立合同臺(tái)賬，統(tǒng)計(jì)分析合同數(shù)據(jù)等。（三）各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的前期洽談、起草、提出簽訂合同的申請(qǐng)，并對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤和反饋。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同涉及的資金收付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金安全。3.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同進(jìn)行法律審查，提供法律意見，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。4.其他相關(guān)部門按照各自職責(zé)，配合做好合同管理工作。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門在合同洽談達(dá)成一致后，起草合同文本。合同文本應(yīng)包括合同雙方的基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等主要條款。2.業(yè)務(wù)部門將起草好的合同文本提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)和公司利益，是否存在風(fēng)險(xiǎn)漏洞等。3.合同管理部門審核通過(guò)后，將合同文本提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對(duì)合同進(jìn)行全面審查，出具法律審查意見。4.根據(jù)法務(wù)部門的法律審查意見，業(yè)務(wù)部門對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本再次提交合同管理部門審核，審核通過(guò)后提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。5.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行蓋章。(二)合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同對(duì)方當(dāng)事人應(yīng)具有合法的主體資格，具備相應(yīng)的民事權(quán)利能力和民事行為能力。業(yè)務(wù)部門應(yīng)在簽訂合同前對(duì)對(duì)方當(dāng)事人的主體資格、經(jīng)營(yíng)狀況、信用情況等進(jìn)行調(diào)查了解。2.合同條款應(yīng)明確、具體,避免模糊不清或歧義。對(duì)于重要條款應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)約定，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰。3.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，一式多份，雙方各執(zhí)一份，同時(shí)根據(jù)需要報(bào)送相關(guān)部門備案。4.嚴(yán)禁在空白合同文本上加蓋合同專用章。如因特殊情況需要使用空白合同文本，必須事前經(jīng)合同管理部門和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制空白合同文本的發(fā)放數(shù)量和使用范圍。四、合同履行管理（一）履行通知合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并組織相關(guān)人員對(duì)合同履行進(jìn)行策劃和安排。在合同履行過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同對(duì)方當(dāng)事人發(fā)出履行通知，告知合同履行情況。（二）履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同對(duì)方當(dāng)事人的履行情況。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方當(dāng)事人未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求對(duì)方當(dāng)事人履行義務(wù)，并保留相關(guān)證據(jù)。（三）履行變更合同履行過(guò)程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門，并按照變更后的合同履行。（四）履行爭(zhēng)議處理合同履行過(guò)程中如發(fā)生爭(zhēng)議，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與合同對(duì)方當(dāng)事人溝通協(xié)商，尋求解決方案。如協(xié)商不成，應(yīng)及時(shí)將爭(zhēng)議情況報(bào)告合同管理部門和法務(wù)部門，由法務(wù)部門根據(jù)具體情況采取協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決爭(zhēng)議。在爭(zhēng)議解決期間，雙方應(yīng)繼續(xù)履行合同中無(wú)爭(zhēng)議的部分。五、合同變更管理（一）變更申請(qǐng)合同履行過(guò)程中如需變更合同內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫合同變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等，并提交合同管理部門審核。（二）變更審核合同管理部門收到合同變更申請(qǐng)表后，應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)變更事項(xiàng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、合法性等。審核通過(guò)后，合同管理部門將合同變更申請(qǐng)表提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查。（三）變更協(xié)議簽訂根據(jù)法務(wù)部門的法律審查意見，業(yè)務(wù)部門與合同對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商一致后簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利義務(wù)、變更后的合同履行期限等條款。變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門，并按照變更后的合同履行。六、合同終止管理（一）終止條件合同在以下情況下終止：合同履行完畢；合同雙方協(xié)商一致終止合同；因不可抗力或其他法定原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行而終止；合同被依法解除等。（二）終止通知合同終止時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同對(duì)方當(dāng)事人發(fā)出終止通知，告知合同終止的原因、時(shí)間等信息。（三）終止清算合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)合同履行情況進(jìn)行清算。清算內(nèi)容包括合同款項(xiàng)的收付、貨物的交付、服務(wù)的完成情況等。清算完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將清算結(jié)果報(bào)合同管理部門備案。（四）終止資料歸檔合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同簽訂、履行、變更、終止等過(guò)程中形成的所有資料整理歸檔，交公司檔案管理部門保存。歸檔資料應(yīng)包括合同文本、合同變更協(xié)議、履行通知、爭(zhēng)議處理文件、終止通知、清算報(bào)告等。七、合同檔案管理（一）檔案建立合同管理部門應(yīng)建立合同檔案管理制度，對(duì)合同檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、登記等管理。合同檔案應(yīng)包括合同文本及相關(guān)附件、合同簽訂審批表、合同履行記錄、合同變更協(xié)議、合同終止通知及清算報(bào)告等資料。（二）檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改檔案內(nèi)容。（四）檔案借閱因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、合同管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案。借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、抽取、涂改檔案內(nèi)容。八、合同印章管理（一）印章使用范圍公司合同專用章僅用于簽訂合同及與合同相關(guān)的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議等文件。嚴(yán)禁使用合同專用章簽訂與合同無(wú)關(guān)的文件。（二）印章保管公司合同專用章由合同管理部門指定專人保管。保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得擅自將印章交他人使用。（三）印章使用流程1.業(yè)務(wù)部門填寫合同用印申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明用印的合同名稱、編號(hào)、用印內(nèi)容等，并提交合同管理部門審核。2.合同管理部門審核通過(guò)后將合同用印申請(qǐng)表提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，保管人員根據(jù)審批意見在合同及相關(guān)文件上加蓋合同專用章，并做好用印登記。（四）印章停用與銷毀合同專用章如因機(jī)構(gòu)調(diào)整、合同管理方式變更等原因停用的，保管人員應(yīng)及時(shí)將印章交回合同管理部門。合同管理部門應(yīng)按照規(guī)定程序?qū)νＳ玫挠≌逻M(jìn)行封存，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。銷毀印章時(shí)應(yīng)做好記錄，留存相關(guān)資料。九、合同風(fēng)險(xiǎn)防范（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別合同管理部門應(yīng)定期組織相關(guān)部門對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，分析合同簽訂、履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別結(jié)果，對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)針對(duì)不同等級(jí)的合同風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、加強(qiáng)審核等措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)合同，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)姆婪洞胧?；?duì)于低風(fēng)險(xiǎn)合同，可進(jìn)行常規(guī)管理。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控合同管理部門應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)因素出現(xiàn)變化或風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)上升，應(yīng)及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司定期對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。監(jiān)督檢查可采用內(nèi)部審計(jì)、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。（二）考核評(píng)價(jià)公司建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)各部門的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的及時(shí)性、合同風(fēng)險(xiǎn)防范情況等