企事業(yè)單位公文寫作格式規(guī)范公文作為企事業(yè)單位傳遞信息、部署工作、協(xié)調(diào)事務的核心載體，其格式規(guī)范直接關系到公文的權威性、嚴肅性與執(zhí)行效力。規(guī)范公文寫作格式，既是提升行政效能的內(nèi)在要求，也是維護單位形象、保障信息準確傳遞的必要舉措。本文結(jié)合實踐經(jīng)驗與行業(yè)規(guī)范，系統(tǒng)梳理公文寫作的格式要求、語言風格及常見問題修正方法，為企事業(yè)單位公文寫作提供實用指引。一、公文寫作的核心原則公文寫作需遵循準確、規(guī)范、簡潔、莊重的基本原則，確保內(nèi)容與形式高度統(tǒng)一：準確性：用詞精準無歧義，數(shù)據(jù)、政策引用嚴格對應原文，邏輯關系清晰；規(guī)范性：格式、文種、術語符合《黨政機關公文處理工作條例》及單位內(nèi)部制度要求；簡潔性：避免冗余表述，用最精煉的語言傳遞核心意圖；莊重性：語言風格正式得體，體現(xiàn)單位行政或業(yè)務行為的嚴肅性。二、常用公文種類及適用場景企事業(yè)單位公文需根據(jù)行文目的、對象選擇對應文種，避免“文種錯用”或“文種混用”：（一）通知適用于發(fā)布規(guī)章制度、部署工作、傳達要求、任免人員等。例如《XX公司關于開展2024年度員工培訓的通知》，需明確“事項+要求+執(zhí)行時間”。（二）請示向上級機關請求指示、批準時使用，需一文一事，避免多事項合并請示。例如《XX部門關于申請購置辦公設備的請示》，需說明申請事由、預算及必要性。（三）報告向上級機關匯報工作、反映情況、回復詢問時使用，分為工作報告、情況報告、答復報告等。需避免夾帶請示事項（如“以上報告，妥否，請批示”為錯誤表述，報告無需上級批復）。（四）函平行或不相隸屬機關之間商洽工作、詢問答復、請求批準時使用，分為商洽函、詢問函、答復函、請求函。例如《XX公司關于商洽合作項目的函》，需明確事由與訴求。（五）會議紀要記載會議主要情況和議定事項，需客觀提煉會議結(jié)論，明確責任主體與落實要求。例如《XX會議紀要》，需包含“會議時間、地點、參會人員、議定事項”等要素。三、公文格式規(guī)范細則公文格式分為版頭、主體、版記三部分，各要素需嚴格遵循以下規(guī)范：（一）版頭部分（首頁紅色分隔線以上）1.份號：涉密公文需標注份號（6位阿拉伯數(shù)字，如“____”），非涉密公文可省略；2.密級和保密期限：涉密公文標注“絕密”“機密”“秘密”及期限（如“機密★1年”）；3.緊急程度：標注“特急”“加急”（平件無需標注），位置在密級下方；4.發(fā)文機關標志：由單位全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成（如“XX有限公司文件”），字體為小標宋體，紅色；5.發(fā)文字號：由“機關代字+年份+發(fā)文順序號”組成（如“XX發(fā)〔2024〕1號”），年份用六角括號，順序號不編虛位；6.簽發(fā)人：上行文（如請示、報告）需標注簽發(fā)人姓名，居右空一字，與發(fā)文字號平行排列。（二）主體部分（首頁紅色分隔線以下、版記以上）1.標題：由“發(fā)文機關+事由+文種”組成（可省略發(fā)文機關，如《關于調(diào)整績效考核方案的通知》），字體為二號小標宋體，居中排列；2.主送機關：需明確公文送達的單位或部門，頂格寫，多個主送機關用頓號（同級）或逗號（不同級）分隔；3.正文：字體為三號仿宋_GB2312，首行縮進2字符；層次結(jié)構：一級標題用“一、”（黑體，三號），二級標題用“（一）”（楷體，三號），三級標題用“1.”（仿宋，三號），四級標題用“（1）”（仿宋，三號）；段落清晰，每段圍繞一個核心意思展開，避免過長表述；4.附件說明：標注“附件：1.XX文件2.XX表格”（附件名稱后不加標點），位置在正文下空一行，左空二字；5.發(fā)文機關署名：署單位全稱或規(guī)范化簡稱，位置在正文（或附件說明）下空一行，右空四字；6.成文日期：用阿拉伯數(shù)字標注（如“2024年5月10日”），右空四字，與發(fā)文機關署名對齊；7.印章：單一機關行文：印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章頂端距正文（或附件說明）一行之內(nèi)；聯(lián)合行文：所有聯(lián)署機關均需加蓋印章，主辦機關印章在前，印章之間排列整齊、互不相交或相切；8.附注：標注公文的閱讀范圍或請示性公文的聯(lián)系人、方式（如“（此件公開發(fā)布）”“（聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXX）”），居左空二字，加圓括號；9.附件：另面編排，“附件”二字頂格，后標全角冒號和附件名稱，與正文頁碼連續(xù)編排。（三）版記部分（末頁最下方）1.抄送機關：標注需要知曉公文內(nèi)容的單位，居左空一字，用“抄送：”引出，多個單位用逗號分隔；2.印發(fā)機關和印發(fā)日期：印發(fā)機關為單位辦公廳（室），印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)字，居右空一字，與抄送機關平行排列；3.頁碼：用4號半角宋體阿拉伯數(shù)字，居右空一字，單頁碼居右，雙頁碼居左，版記頁不標注頁碼。四、公文語言與風格要求公文語言需體現(xiàn)專業(yè)性、嚴謹性、實用性，避免口語化、情緒化表達：（一）用詞規(guī)范多用正式術語（如“擬”“悉”“妥否”“為荷”），少用方言、網(wǎng)絡用語；避免歧義表述，如“大致完成”改為“基本完成”，“很多”改為“若干”；數(shù)據(jù)、時間表述準確，如“5月中旬”改為“5月10日—5月20日”。（二）句式簡潔多用陳述句、祈使句，少用疑問句、感嘆句；壓縮冗余修飾，如“為了進一步加強……的工作，現(xiàn)……”可簡化為“為加強……工作，現(xiàn)……”；避免重復表述，同一事項用“該”“此”等代詞指代（如“XX方案已審議通過，該方案將于下月實施”）。（三）邏輯清晰正文按“目的—措施—要求”或“問題—原因—解決方案”結(jié)構展開；段落間用“一是……二是……三是……”等邏輯詞銜接，避免內(nèi)容碎片化。五、常見格式錯誤及修正示例（一）標題錯誤錯誤示例：《關于申請資金的請示報告》（文種混用，請示與報告不能同時使用）修正：《關于申請XX項目資金的請示》（二）主送機關錯誤錯誤示例：主送機關寫“各部門、各分公司：”（頓號用于同級，分公司與部門若為不同層級，應改為逗號）修正：主送機關寫“各部門，各分公司：”（三）成文日期錯誤錯誤示例：“二〇二四年五月十日”（黨政機關公文已統(tǒng)一用阿拉伯數(shù)字）修正：“2024年5月10日”（四）附件說明錯誤錯誤示例：“附件：1、XX文件2、XX表格”（標點錯誤，應使用圓點）修正：“附件：1.XX文件2.XX表格”六、公文審核與歸檔要求（一）審核要點公文發(fā)出前需經(jīng)“三審”：格式審：檢查版頭、主體、版記要素是否完整，字號、字體、排版是否規(guī)范；內(nèi)容審：核對政策依據(jù)、數(shù)據(jù)準確性、措施可行性；合規(guī)審：確保公文符合法律法規(guī)、單位制度及保密要求。（二）歸檔要求公文定稿、正本需一并歸檔，電子公文與紙質(zhì)公文內(nèi)容一致；歸檔公文需標注主題詞（或關鍵詞），便于檢索；涉密公文按保密規(guī)