竣工驗(yàn)收通知函作為工程建設(shè)收尾階段的核心文書(shū)，是建設(shè)單位向驗(yàn)收主管部門(mén)、參建單位或相關(guān)方正式告知驗(yàn)收安排的法定性文件，其格式規(guī)范性與內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)性直接影響驗(yàn)收流程的效率與合規(guī)性。本文從實(shí)務(wù)角度解析其格式要點(diǎn)與撰寫(xiě)技巧，助力相關(guān)人員高效完成函件編制。一、竣工驗(yàn)收通知函的格式規(guī)范（一）標(biāo)題：簡(jiǎn)明指向核心事項(xiàng)標(biāo)題需清晰體現(xiàn)項(xiàng)目名稱(chēng)與函件用途，避免模糊表述。示例：“XX產(chǎn)業(yè)園一期工程竣工驗(yàn)收通知函”（注：若需區(qū)分驗(yàn)收類(lèi)型，可補(bǔ)充“預(yù)驗(yàn)收”“專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收”等字樣，如“XX商業(yè)綜合體消防工程竣工驗(yàn)收通知函”。）（二）主送單位：精準(zhǔn)定位責(zé)任主體主送單位為需參與或監(jiān)督驗(yàn)收的對(duì)象，需注明全稱(chēng)及規(guī)范稱(chēng)謂，如：政府主管部門(mén)：XX市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局參建單位：XX建筑工程有限公司（施工單位）、XX工程設(shè)計(jì)研究院（設(shè)計(jì)單位）第三方機(jī)構(gòu)：XX工程檢測(cè)有限公司（提示：若涉及多方主體，可分條列項(xiàng)，確保責(zé)任清晰。）（三）正文：邏輯分層，要素完整正文是函件核心，需圍繞“為何驗(yàn)收、何時(shí)何地驗(yàn)收、需做何準(zhǔn)備”展開(kāi)，建議按以下結(jié)構(gòu)撰寫(xiě)：1.工程概況：簡(jiǎn)述項(xiàng)目基本信息，包括項(xiàng)目名稱(chēng)、地點(diǎn)、建設(shè)規(guī)模（如建筑面積、層數(shù)、功能分區(qū)）、合同工期、實(shí)際完工時(shí)間，突出“已具備驗(yàn)收條件”的結(jié)論。示例：“由貴司（或我司）承建的XX住宅小區(qū)1-5號(hào)樓及配套工程，位于XX路XX號(hào)，總建筑面積約X千平方米，于2023年X月X日完成施工，各分部分項(xiàng)工程已按設(shè)計(jì)及合同要求完工，相關(guān)技術(shù)資料已整理完畢，具備竣工驗(yàn)收條件。”2.驗(yàn)收依據(jù)：列明法規(guī)、合同及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，體現(xiàn)合規(guī)性。示例：“依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)》（GB____-2013）及《XX項(xiàng)目施工合同》（合同編號(hào)：XXX）約定，現(xiàn)組織竣工驗(yàn)收工作。”3.驗(yàn)收安排：明確時(shí)間、地點(diǎn)、參與單位及驗(yàn)收組組成（若有）。示例：“驗(yàn)收時(shí)間：2024年X月X日9:00（逾期未到視為默認(rèn)參與）驗(yàn)收地點(diǎn)：XX項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議室（或具體樓棟地址）參與單位：建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位（需明確時(shí)可附名單）?！?.資料準(zhǔn)備要求：逐項(xiàng)列出需提交的驗(yàn)收資料，避免遺漏。示例：“請(qǐng)各單位提前準(zhǔn)備以下資料（復(fù)印件加蓋公章，原件備查）：施工圖紙及變更簽證單；隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄；建筑材料、構(gòu)配件進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)報(bào)告，涉及結(jié)構(gòu)安全的檢測(cè)報(bào)告（如樁基檢測(cè)、主體結(jié)構(gòu)檢測(cè)）；單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告（監(jiān)理/施工單位出具）?！?.其他要求：如現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備（清理、安全防護(hù)、施工機(jī)具撤離）、簽到要求、異議反饋期限等。示例：“請(qǐng)施工單位于驗(yàn)收前完成現(xiàn)場(chǎng)建筑垃圾清理，確保消防通道暢通；各單位需派技術(shù)負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人到場(chǎng)，并攜帶授權(quán)委托書(shū)（如需）。若對(duì)驗(yàn)收安排有異議，請(qǐng)于X月X日前書(shū)面反饋至我司工程部（聯(lián)系地址：XXX，聯(lián)系人：XXX，電話：XXX）。”（四）結(jié)尾：禮貌收尾，明確反饋方式用規(guī)范用語(yǔ)收尾，提示回復(fù)或配合要求。示例：“請(qǐng)貴單位按時(shí)派員參加驗(yàn)收，共同推進(jìn)項(xiàng)目合規(guī)交付。特此函告。”（五）落款：權(quán)責(zé)清晰，形式合規(guī)需注明發(fā)函單位全稱(chēng)（加蓋公章）、日期（用阿拉伯?dāng)?shù)字，精確到日），并附聯(lián)系人及電話（便于溝通）。示例：XX置業(yè)有限公司（公章）2024年X月X日聯(lián)系人：XXX聯(lián)系電話：XXX二、撰寫(xiě)實(shí)用技巧：從合規(guī)到高效（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性：“數(shù)據(jù)+依據(jù)”雙重校驗(yàn)工程信息（如面積、工期、參建單位）需與合同、施工日志、備案資料完全一致，避免因筆誤引發(fā)責(zé)任糾紛。法規(guī)依據(jù)需引用最新版本（如驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)更新后，及時(shí)替換舊版文號(hào)），必要時(shí)標(biāo)注條款號(hào)（如“依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》第十六條‘建設(shè)單位收到建設(shè)工程竣工報(bào)告后，應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)、施工、工程監(jiān)理等有關(guān)單位進(jìn)行竣工驗(yàn)收’”）。（二）邏輯清晰性：“總分結(jié)構(gòu)”+“時(shí)間線”正文采用“總述（工程完工+具備條件）—分述（依據(jù)、時(shí)間、資料、要求）”結(jié)構(gòu)，讓讀者快速抓取核心信息。涉及時(shí)間、流程的內(nèi)容，用序號(hào)、項(xiàng)目符號(hào)或分欄呈現(xiàn)（如驗(yàn)收資料列表用“-”或“1.2.3.”），避免大段文字造成閱讀障礙。（三）語(yǔ)言規(guī)范性：“正式+精準(zhǔn)”平衡避免口語(yǔ)化表述（如“麻煩來(lái)驗(yàn)收”改為“請(qǐng)派員參加驗(yàn)收”），慎用模糊詞（如“大概”“可能”，改為“預(yù)計(jì)”“計(jì)劃”）。關(guān)鍵動(dòng)作（如“提交”“到場(chǎng)”“反饋”）需明確主體與時(shí)限，示例：“施工單位須于X月X日前提交完整竣工資料”（而非“盡快提交資料”）。（四）細(xì)節(jié)完整性：“驗(yàn)收全流程”視角從驗(yàn)收組組建（是否需要專(zhuān)家？是否需提前公示？）、現(xiàn)場(chǎng)踏勘（路線是否清晰？）、整改閉環(huán)（驗(yàn)收后多久反饋意見(jiàn)？整改期限？）等環(huán)節(jié)倒推函件內(nèi)容，確保無(wú)遺漏。示例：若當(dāng)?shù)匾?guī)定驗(yàn)收前需公示7天，函件可補(bǔ)充“我司已于X月X日-X月X日在項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)公示驗(yàn)收信息，公示期間無(wú)異議”，體現(xiàn)合規(guī)性。三、實(shí)務(wù)注意事項(xiàng)（一）提前溝通，避免“單方通知”發(fā)函前與主要參建單位（如施工、監(jiān)理）溝通驗(yàn)收時(shí)間，確認(rèn)無(wú)重大爭(zhēng)議后再正式發(fā)函，減少函件發(fā)出后因時(shí)間沖突導(dǎo)致的流程延誤。（二）時(shí)效性：“節(jié)點(diǎn)前置”+“留足緩沖期”驗(yàn)收時(shí)間需避開(kāi)節(jié)假日、極端天氣，且距離發(fā)函日至少預(yù)留5-7個(gè)工作日（便于參建單位準(zhǔn)備資料、協(xié)調(diào)人員）。若涉及政府部門(mén)驗(yàn)收，需提前查詢其工作安排（如每月固定驗(yàn)收批次），確保時(shí)間匹配。（三）存檔備份：“紙質(zhì)+電子”雙留存函件發(fā)出后，需留存簽收記錄（如快遞回執(zhí)、簽收單）、電子版底稿（含修改記錄），