行政單位文件管理辦法第一章總則1.目的為規(guī)范行政單位文件管理工作，提高文件處理效率，確保文件安全、完整并實現(xiàn)有效利用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《黨政機關(guān)公文處理工作條例》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際工作情況，制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于本行政單位及所屬機構(gòu)在公務(wù)活動中形成的各類文件（含紙質(zhì)文件、電子文件）的收發(fā)、辦理、歸檔、保管、利用及銷毀等全流程管理活動。3.管理原則遵循規(guī)范有序（文件處理流程清晰、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一）、安全保密（確保文件內(nèi)容和載體安全，嚴(yán)防泄密）、高效便民（提升文件處理效率，便于工作開展與信息利用）、全程管控（對文件從產(chǎn)生到銷毀的全生命周期進行管理）的原則。第二章文件管理職責(zé)（一）辦公室（文秘部門）職責(zé)作為文件管理的牽頭部門，負責(zé)統(tǒng)籌文件的收文、發(fā)文、歸檔、保管、利用及銷毀等工作；制定文件管理細則與操作規(guī)范；指導(dǎo)、監(jiān)督各科室的文件管理工作；指定專人擔(dān)任文件管理員，負責(zé)文件日常管理事務(wù)。（二）各科室職責(zé)負責(zé)本科室業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的起草、承辦工作；按要求及時移交辦理完畢的文件及相關(guān)材料，配合辦公室做好歸檔工作；對本科室產(chǎn)生或承辦的文件內(nèi)容負責(zé)，確保文件真實、合法、有效。（三）文件管理員職責(zé)具體承擔(dān)文件的簽收、登記、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管等日常工作；建立并維護文件管理臺賬，確保文件管理信息準(zhǔn)確、可追溯；定期檢查文件保管狀況，及時處理文件管理中的問題；嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，防止文件泄密。第三章收文管理（一）簽收與登記收到文件（含紙質(zhì)、電子文件）時，文件管理員應(yīng)逐件清點，核對文號、份數(shù)、頁數(shù)（紙質(zhì)文件需檢查封裝是否完好，電子文件需確認可正常讀?。?，發(fā)現(xiàn)問題及時與來文單位溝通并記錄。對符合要求的文件，立即登記并建立《收文登記簿》，登記項目包括：收文日期、來文單位、文號、標(biāo)題、密級、份數(shù)、辦理狀態(tài)等。（二）初審與擬辦辦公室對收文進行初審，檢查是否屬于本單位職權(quán)范圍、是否符合公文格式規(guī)范。對不符合要求的，退回或要求來文單位補充完善。初審?fù)ㄟ^后，文件管理員根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)分工提出擬辦意見（如“請XX科室辦理”“請XX領(lǐng)導(dǎo)閱示”等），經(jīng)辦公室負責(zé)人審核后，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或科室批辦、承辦。（三）批辦與承辦單位負責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)擬辦意見簽署批辦意見，明確辦理要求、責(zé)任科室及時限（緊急文件需明確加急要求）。承辦科室收到文件后，按批辦意見及時辦理：需多科室協(xié)作的，牽頭科室應(yīng)主動溝通、統(tǒng)籌推進；辦理過程中如需調(diào)整意見，應(yīng)及時反饋辦公室并重新履行批辦程序；辦理完畢后，承辦科室需在文件上注明結(jié)果并簽字，及時退回辦公室。（四）催辦與反饋辦公室對承辦情況跟蹤催辦，對超期未辦或進度緩慢的，及時提醒承辦科室；承辦科室應(yīng)定期反饋進展，確保文件按時辦結(jié)。第四章發(fā)文管理（一）起草與審核發(fā)文由相關(guān)科室或人員起草，內(nèi)容需符合法律法規(guī)與政策要求，主題明確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉；公文格式嚴(yán)格執(zhí)行《黨政機關(guān)公文格式》，規(guī)范使用文種、格式要素（如發(fā)文字號、主送機關(guān)、附件說明等）?？剖移鸩萃瓿珊螅扔煽剖邑撠?zé)人審核（重點審核內(nèi)容準(zhǔn)確性、針對性），再送辦公室審核（重點審核格式規(guī)范、發(fā)文必要性、與其他文件的銜接性）；對不符合要求的，退回起草科室修改。（二）簽發(fā)與復(fù)核經(jīng)審核通過的文件，由單位主要負責(zé)人或授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，簽發(fā)人需簽署意見、姓名和日期；聯(lián)合發(fā)文的，需所有聯(lián)署單位負責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)后，辦公室對文件內(nèi)容、格式、簽發(fā)手續(xù)等進行復(fù)核，如有修改，需重新審核、簽發(fā)。（三）登記與印制辦公室對簽發(fā)的文件編號（按發(fā)文類別、年度編排發(fā)文字號），登記發(fā)文日期、文號、標(biāo)題、主送單位、抄送單位、份數(shù)等信息，建立《發(fā)文登記簿》。由辦公室或指定印制單位負責(zé)文件印制，確保內(nèi)容清晰、格式準(zhǔn)確；紙質(zhì)文件使用合規(guī)紙張，涉密文件按保密規(guī)定印制（如使用專用紙張、設(shè)備）。（四）核發(fā)與分發(fā)文件印制完成后，辦公室檢查份數(shù)、格式等，確認無誤后按分發(fā)范圍（主送單位、抄送單位、存檔份數(shù)等）分發(fā)；涉密文件通過機要渠道或?qū)Ｈ诉f送，確保傳遞安全。第五章文件歸檔與保管（一）歸檔范圍與要求歸檔范圍包括：本單位公務(wù)活動中形成的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件（如會議紀(jì)要、請示報告、工作計劃總結(jié)、調(diào)研材料等）、電子文件及其他具有保存價值的文件材料。文件辦理完畢后，承辦科室應(yīng)在合理期限內(nèi)將文件及相關(guān)材料（如起草說明、會簽意見等）移交辦公室；辦公室定期整理、分類、編號文件，編制《歸檔文件目錄》，確保歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。（二）電子文件管理電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，保證可讀性與可追溯性；定期備份（至少留存兩份，存儲于不同載體或位置），存儲在安全載體中（如專用服務(wù)器、加密U盤），防止數(shù)據(jù)丟失或篡改；建立電子文件臺賬，記錄創(chuàng)建、修改、歸檔、訪問等信息。（三）保管要求設(shè)立專門的文件保管場所，配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等設(shè)施（如安裝消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)器、防磁柜等），確保文件安全。紙質(zhì)文件按類別、年度、保管期限分類存放，擺放整齊便于查找；建立文件檢索系統(tǒng)（如電子目錄、標(biāo)簽索引），提高查閱效率。電子文件存儲在專用服務(wù)器或存儲設(shè)備中，設(shè)置訪問權(quán)限（區(qū)分只讀、編輯、管理員等權(quán)限），定期檢查、維護設(shè)備，確保電子文件安全可用。第六章文件利用與銷毀（一）文件利用單位內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，需填寫《文件查閱登記表》，說明查閱目的、文件范圍；如需借閱，需經(jīng)辦公室負責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限屆滿后及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。涉密文件的查閱、借閱嚴(yán)格按保密規(guī)定執(zhí)行，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、傳播；確需復(fù)制的，需經(jīng)單位保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)并履行登記手續(xù)。外單位人員查閱文件，需持單位介紹信，經(jīng)本單位負責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱，且不得借閱、復(fù)制文件（確需復(fù)制的，按保密規(guī)定辦理）。（二）文件銷毀定期對保管期滿的文件進行鑒定，由辦公室會同相關(guān)科室組成鑒定小組，根據(jù)文件保存價值提出銷毀意見。經(jīng)單位負責(zé)人批準(zhǔn)后，對確無保存價值的文件進行銷毀：涉密文件應(yīng)送指定保密銷毀機構(gòu)，或由專人使用合規(guī)銷毀設(shè)備（如碎紙機）處理；銷毀過程需登記，記錄文件名稱、數(shù)量、時間、銷毀人等信息，銷毀人、監(jiān)銷人簽字確認。第七章監(jiān)督與責(zé)任1.監(jiān)督檢查辦公室定期檢查文件管理工作，內(nèi)容包括：收發(fā)文流程執(zhí)行情況、歸檔文件完整性與準(zhǔn)確性、文件保管狀況、文件利用及銷毀合規(guī)性等；對問題及時下達整改通知，限期