工程項(xiàng)目資料歸檔與分類管理辦法一、目的與適用范圍（一）目的為規(guī)范工程項(xiàng)目資料的歸檔與分類管理，確保工程建設(shè)全周期資料的完整性、準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性，充分發(fā)揮資料在工程建設(shè)、運(yùn)維管理、審計(jì)監(jiān)督及歷史追溯中的支撐作用，依據(jù)國家檔案管理規(guī)范及公司工程管理要求，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司范圍內(nèi)所有新建、改建、擴(kuò)建的工程項(xiàng)目（含配套設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目），涵蓋工程前期準(zhǔn)備、施工建設(shè)、竣工驗(yàn)收及運(yùn)維管理等全周期的資料管理工作。參與工程項(xiàng)目的建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位及相關(guān)協(xié)作單位，均應(yīng)遵循本辦法開展資料管理活動(dòng)。二、管理職責(zé)劃分（一）項(xiàng)目管理部門統(tǒng)籌工程項(xiàng)目資料管理的整體推進(jìn)，協(xié)調(diào)各參建單位的資料收集工作，督促施工、監(jiān)理等單位按要求完成資料整理與移交，對(duì)資料的真實(shí)性、時(shí)效性進(jìn)行初步審核，確保資料與工程進(jìn)度同步形成。（二）技術(shù)管理部門牽頭負(fù)責(zé)工程技術(shù)類資料的編制、審核與歸檔指導(dǎo)，包括勘察設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、技術(shù)交底記錄、工程變更文件、檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告等資料的質(zhì)量把控，確保技術(shù)資料符合工程規(guī)范及設(shè)計(jì)要求。（三）檔案管理部門作為資料歸檔的最終接收與保管單位，負(fù)責(zé)制定資料歸檔的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，指導(dǎo)各部門及參建單位開展資料整理工作，對(duì)移交的資料進(jìn)行合規(guī)性審查（如格式、完整性、簽字蓋章等），建立資料管理臺(tái)賬與檢索系統(tǒng)，保障資料的安全保管與高效利用。（四）參建單位職責(zé)施工單位需指定專人負(fù)責(zé)施工過程資料的收集、整理（如施工日志、隱蔽工程記錄、分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收資料等），確保資料與施工工序同步完成；監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對(duì)施工資料的真實(shí)性、合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)理審核，簽署監(jiān)理意見，并同步整理監(jiān)理日志、旁站記錄等資料；勘察、設(shè)計(jì)單位需及時(shí)提交勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更說明等資料，配合工程資料的整體歸檔工作。三、資料分類體系結(jié)合工程項(xiàng)目建設(shè)流程及資料屬性，將工程資料分為工程技術(shù)資料、商務(wù)合同資料、行政管理資料、財(cái)務(wù)審計(jì)資料四大類，具體分類及內(nèi)容如下：（一）工程技術(shù)資料圍繞工程技術(shù)實(shí)施過程形成的專業(yè)資料，是工程質(zhì)量與技術(shù)追溯的核心依據(jù)，包括：1.前期勘察設(shè)計(jì)資料：工程地質(zhì)勘察報(bào)告、地形測(cè)繪圖、初步設(shè)計(jì)文件、施工圖設(shè)計(jì)（含各專業(yè)圖紙）、設(shè)計(jì)交底記錄、圖紙會(huì)審紀(jì)要等。2.施工過程資料：施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)施工方案、技術(shù)交底記錄、施工日志、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分部分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、材料/構(gòu)配件/設(shè)備進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)報(bào)告、見證取樣檢測(cè)報(bào)告、工程變更單及變更簽證、功能性試驗(yàn)記錄等。3.竣工驗(yàn)收資料：工程竣工圖（含竣工圖紙審核記錄）、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄、各專項(xiàng)驗(yàn)收文件（如消防、環(huán)保、規(guī)劃驗(yàn)收等）、工程質(zhì)量保修書、竣工結(jié)算審核報(bào)告（技術(shù)經(jīng)濟(jì)部分）等。（二）商務(wù)合同資料圍繞工程商務(wù)活動(dòng)形成的資料，體現(xiàn)工程建設(shè)的經(jīng)濟(jì)行為與權(quán)責(zé)關(guān)系，包括：1.招投標(biāo)資料：招標(biāo)公告、招標(biāo)文件（含工程量清單、技術(shù)規(guī)范）、投標(biāo)文件（含投標(biāo)報(bào)價(jià)、技術(shù)方案）、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)通知書等。2.合同文件：工程總承包合同、施工分包合同、材料設(shè)備采購合同、監(jiān)理服務(wù)合同等文本及補(bǔ)充協(xié)議、合同變更記錄、合同履約評(píng)價(jià)報(bào)告。3.造價(jià)與結(jié)算資料：工程預(yù)算書、工程款支付申請(qǐng)及審批單、工程簽證單（經(jīng)濟(jì)類）、竣工結(jié)算書、造價(jià)咨詢報(bào)告等。（三）行政管理資料圍繞工程建設(shè)的行政協(xié)調(diào)、管理決策形成的資料，反映工程建設(shè)的組織管理過程，包括：1.項(xiàng)目審批文件：項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、項(xiàng)目立項(xiàng)文件等。2.管理文件：項(xiàng)目管理辦法、會(huì)議紀(jì)要（含工程例會(huì)、專題會(huì)議）、工作聯(lián)系單、請(qǐng)示與批復(fù)文件、參建單位資質(zhì)文件、人員資格證書、工程大事記等。（四）財(cái)務(wù)審計(jì)資料圍繞工程資金管理、財(cái)務(wù)核算及審計(jì)監(jiān)督形成的資料，體現(xiàn)工程的經(jīng)濟(jì)成本與合規(guī)性，包括：1.財(cái)務(wù)資料：工程資金預(yù)算、資金撥付憑證、發(fā)票及付款臺(tái)賬、財(cái)務(wù)決算報(bào)告、固定資產(chǎn)移交清單等。2.審計(jì)資料：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)意見書、審計(jì)整改回復(fù)、專項(xiàng)審計(jì)資料（如造價(jià)審計(jì)、資金使用審計(jì)）等。四、歸檔管理要求（一）歸檔時(shí)間要求1.分階段歸檔：前期審批文件、招投標(biāo)資料、合同文本等在文件生效或項(xiàng)目啟動(dòng)后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔；施工過程資料實(shí)行“隨工歸檔”，分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收完成后15日內(nèi)，由施工單位整理移交至項(xiàng)目管理部門；竣工驗(yàn)收資料在工程竣工驗(yàn)收合格后3個(gè)月內(nèi)，完成全部資料的整理與移交。2.最終歸檔：所有工程資料需在項(xiàng)目竣工結(jié)算完成后6個(gè)月內(nèi)，完成向檔案管理部門的最終移交，確保資料完整閉環(huán)。（二）歸檔質(zhì)量要求1.完整性：資料需覆蓋工程建設(shè)全周期，無重要文件缺失（如隱蔽工程記錄需與施工工序?qū)?yīng)，不得遺漏關(guān)鍵部位）；成套資料需齊全（如圖紙需含目錄、設(shè)計(jì)說明、各專業(yè)圖紙，且版本為最終生效版）。2.準(zhǔn)確性：資料內(nèi)容需真實(shí)反映工程實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，不得涂改、偽造；簽字蓋章手續(xù)齊全（如施工資料需有施工員、質(zhì)檢員、監(jiān)理工程師簽字，加蓋單位公章或項(xiàng)目章）。3.格式規(guī)范：紙質(zhì)資料采用A4幅面，字跡清晰（宜用黑色簽字筆填寫），裝訂整齊（可采用膠裝或線裝，案卷封面標(biāo)注項(xiàng)目名稱、卷內(nèi)內(nèi)容、編制單位、日期等）；電子資料需為可編輯或不可篡改格式（如PDF、CAD原生格式），命名規(guī)范（含項(xiàng)目名稱、資料類型、日期等要素），并建立電子目錄與紙質(zhì)目錄一一對(duì)應(yīng)。（三）移交與驗(yàn)收1.資料移交前，由移交單位進(jìn)行自檢，確保符合歸檔要求；項(xiàng)目管理部門會(huì)同檔案管理部門對(duì)資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，提出整改意見，整改完成后辦理正式移交。2.移交時(shí)需填寫《工程資料移交清單》，明確資料名稱、數(shù)量、載體形式（紙質(zhì)/電子）、移交日期等，移交雙方簽字蓋章后存檔，作為資料交接的憑證。五、資料保管與利用（一）保管要求1.保管場(chǎng)所：檔案管理部門需設(shè)置專用檔案庫房，配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施（如溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防器材、防磁柜等），確保資料存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.保管期限：根據(jù)資料重要性及國家相關(guān)規(guī)定，劃分保管期限：永久保管：工程竣工圖、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、重要合同文本、項(xiàng)目審批文件、審計(jì)報(bào)告等；長期保管（10-30年）：施工過程資料、招投標(biāo)資料、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等；短期保管（5年以內(nèi)）：日常管理文件、過程性支付憑證等。3.備份管理：電子資料需定期備份（至少每季度一次），存儲(chǔ)于不同介質(zhì)（如硬盤、光盤），并異地存放一份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）利用管理1.借閱流程：內(nèi)部人員借閱資料需填寫《資料借閱申請(qǐng)表》，注明用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門審批后辦理借閱；外部單位借閱需出具單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.利用限制：涉及商業(yè)秘密、技術(shù)機(jī)密的資料（如造價(jià)明細(xì)、專利技術(shù)圖紙），需嚴(yán)格控制借閱范圍，借閱人需簽署保密協(xié)議；電子資料查閱需通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限管控，禁止私自拷貝。3.歸還與維護(hù)：借閱資料需按時(shí)歸還，檔案管理部門檢查資料完整性；若資料損壞或丟失，借閱人需說明情況并承擔(dān)修復(fù)或賠償責(zé)任。六、附則1.本辦法由公司檔案管理部門會(huì)同項(xiàng)目管理部門、技