商超庫存管理系統(tǒng)使用說明一、系統(tǒng)概述商超庫存管理系統(tǒng)是為零售企業(yè)打造的數(shù)字化庫存管控工具，通過整合入庫管理、出庫管理、庫存分析、盤點(diǎn)管理、預(yù)警管理等核心功能，助力商超實(shí)現(xiàn)庫存可視化、流程規(guī)范化，有效降低庫存積壓與缺貨風(fēng)險，提升供應(yīng)鏈周轉(zhuǎn)效率。系統(tǒng)支持多倉庫、多門店協(xié)同管理，適配不同規(guī)模商超的運(yùn)營需求。二、核心功能模塊操作指南（一）入庫管理1.采購入庫操作路徑：登錄系統(tǒng)后，進(jìn)入「入庫管理」模塊，選擇「采購入庫」子菜單。單據(jù)創(chuàng)建：點(diǎn)擊「新增」按鈕，填寫入庫單基本信息（含供應(yīng)商、倉庫、預(yù)計到貨時間等）；在商品明細(xì)欄通過掃碼或手動選擇商品，錄入到貨數(shù)量、批次號（可選）、保質(zhì)期（食品類必填）。單據(jù)審核：填寫完成后提交至對應(yīng)審批人（如采購主管），審批人在「待辦任務(wù)」中查看單據(jù)，核對商品信息、數(shù)量與采購訂單一致性后，點(diǎn)擊「審核通過」完成入庫；若信息有誤，可駁回并標(biāo)注修改意見。入庫確認(rèn)：倉庫人員收到實(shí)物后，在系統(tǒng)中找到已審核的入庫單，點(diǎn)擊「入庫確認(rèn)」，掃描商品條碼或手動核對數(shù)量，確認(rèn)無誤后系統(tǒng)自動更新庫存。2.退貨入庫（供應(yīng)商退貨）當(dāng)商品因質(zhì)量問題或滯銷需退貨時，進(jìn)入「入庫管理-退貨入庫」，選擇退貨供應(yīng)商與倉庫，添加退貨商品（需關(guān)聯(lián)原采購入庫單或直接錄入），填寫退貨數(shù)量、原因；提交后經(jīng)審批、倉庫實(shí)物核驗(yàn)，完成庫存扣減（或退回供應(yīng)商庫存，依業(yè)務(wù)規(guī)則而定）。（二）出庫管理1.銷售出庫（門店補(bǔ)貨）配貨申請：門店在系統(tǒng)中提交「補(bǔ)貨申請單」，選擇所需商品、數(shù)量，提交至總部或倉庫審核。出庫單生成：倉庫審核通過后，系統(tǒng)自動生成「銷售出庫單」，倉庫人員可按單揀貨（系統(tǒng)支持按商品分類、貨架位置生成揀貨路徑，提升效率）。出庫確認(rèn)：揀貨完成后，在系統(tǒng)中掃描商品條碼或勾選已出庫商品，點(diǎn)擊「出庫確認(rèn)」，系統(tǒng)同步扣減庫存，生成出庫明細(xì)供財務(wù)對賬。2.調(diào)撥出庫（倉庫間調(diào)撥）當(dāng)需在多倉庫間調(diào)配商品時，進(jìn)入「出庫管理-調(diào)撥出庫」，選擇調(diào)出倉庫、調(diào)入倉庫，添加調(diào)撥商品及數(shù)量，提交調(diào)撥申請；審批通過后，調(diào)出倉庫執(zhí)行出庫操作，調(diào)入倉庫在收到商品后執(zhí)行「調(diào)撥入庫」，完成庫存轉(zhuǎn)移。（三）庫存查詢與分析1.實(shí)時庫存查詢進(jìn)入「庫存管理-實(shí)時庫存」，可按商品名稱、條碼、倉庫、類別等維度篩選，查看商品當(dāng)前庫存數(shù)量、所在貨架、批次信息（若有）；支持導(dǎo)出Excel報表，便于線下分析。2.庫存報表分析系統(tǒng)提供「庫存周轉(zhuǎn)率」「滯銷商品」「缺貨預(yù)警」等多維度報表。以「庫存周轉(zhuǎn)率」為例，進(jìn)入「報表中心-庫存分析」，選擇統(tǒng)計周期（如月、季度），系統(tǒng)自動計算各商品周轉(zhuǎn)率，幫助識別周轉(zhuǎn)緩慢的商品，優(yōu)化采購策略。（四）盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計劃創(chuàng)建進(jìn)入「盤點(diǎn)管理-盤點(diǎn)計劃」，點(diǎn)擊「新增」，選擇盤點(diǎn)倉庫、商品范圍（全倉/部分品類/指定商品）、盤點(diǎn)時間，生成盤點(diǎn)任務(wù)。2.盤點(diǎn)執(zhí)行（移動端/PC端）移動端：使用配套APP掃碼盤點(diǎn)，實(shí)時上傳數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動與賬面庫存比對，生成差異明細(xì)。3.差異處理盤點(diǎn)完成后，系統(tǒng)生成「盤點(diǎn)差異表」，管理人員需核查差異原因（如損耗、串貨、錄入錯誤），確認(rèn)后點(diǎn)擊「確認(rèn)差異」，系統(tǒng)自動調(diào)整庫存，并生成差異分析報告。（五）預(yù)警管理1.庫存預(yù)警設(shè)置進(jìn)入「系統(tǒng)設(shè)置-預(yù)警規(guī)則」，可設(shè)置商品的安全庫存（低于此值觸發(fā)缺貨預(yù)警）、最高庫存（高于此值觸發(fā)積壓預(yù)警），以及保質(zhì)期預(yù)警（如食品剩余保質(zhì)期低于X天觸發(fā)）。2.預(yù)警通知當(dāng)庫存觸發(fā)預(yù)警條件時，系統(tǒng)通過短信（需提前配置接收人）、系統(tǒng)消息推送提醒相關(guān)人員（如采購、店長）；點(diǎn)擊通知可直接跳轉(zhuǎn)至對應(yīng)商品的庫存詳情頁，快速處理。三、數(shù)據(jù)維護(hù)與安全（一）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)設(shè)置1.商品信息維護(hù)進(jìn)入「基礎(chǔ)數(shù)據(jù)-商品管理」，點(diǎn)擊「新增商品」，填寫商品名稱、條碼、類別、規(guī)格、進(jìn)價、售價、安全庫存等信息；支持批量導(dǎo)入（通過Excel模板）。2.供應(yīng)商與倉庫管理供應(yīng)商：在「基礎(chǔ)數(shù)據(jù)-供應(yīng)商管理」中維護(hù)供應(yīng)商信息（名稱、聯(lián)系人、結(jié)算方式等），關(guān)聯(lián)商品的默認(rèn)供應(yīng)商，便于采購下單。倉庫：在「基礎(chǔ)數(shù)據(jù)-倉庫管理」中設(shè)置倉庫名稱、地址、庫區(qū)（如冷藏區(qū)、干貨區(qū)），支持按庫區(qū)管理庫存，提升揀貨效率。（二）權(quán)限管理系統(tǒng)支持按角色分配權(quán)限（如管理員、采購、倉庫員、店長）；管理員在「系統(tǒng)設(shè)置-用戶管理」中，可為每個用戶勾選操作權(quán)限（如是否允許修改庫存、審核單據(jù)），避免越權(quán)操作。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)自動每日凌晨備份數(shù)據(jù)（需確保服務(wù)器存儲充足）；管理員可在「系統(tǒng)設(shè)置-數(shù)據(jù)備份」中手動備份或恢復(fù)歷史數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。四、常見問題處理（一）操作報錯若提交單據(jù)時提示「數(shù)據(jù)校驗(yàn)失敗」，需檢查商品數(shù)量是否為負(fù)、必填項(xiàng)（如保質(zhì)期）是否遺漏，或供應(yīng)商信息是否未維護(hù)。若掃碼無反應(yīng)，檢查掃碼槍是否連接正常、商品條碼是否清晰，或系統(tǒng)中是否未維護(hù)該商品條碼。（二）庫存數(shù)據(jù)異常若賬面庫存與實(shí)際不符，優(yōu)先查看最近的出入庫單據(jù)是否未審核，或盤點(diǎn)差異未處理；可通過「庫存流水」（記錄每筆庫存變動）追溯異常源頭。（三）預(yù)警未觸發(fā)檢查預(yù)警規(guī)則是否正確設(shè)置（如安全庫存值是否合理），商品是否勾選「參與預(yù)警」，以及通知接收人是否配置正確。五、系統(tǒng)價值與使用建議商超庫存管理系統(tǒng)的核心價值在于通過數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)“賬實(shí)一致、供需平衡”。建議用戶：1.定期（如每周）核查庫存報表，優(yōu)化采購與補(bǔ)貨策略；2.新商品入庫時務(wù)必完善基礎(chǔ)信息（如條碼、保質(zhì)期）