2026水運(yùn)工程機(jī)電專項(xiàng)合同管理信息和資料管理實(shí)施細(xì)則一、總則（一）目的為加強(qiáng)水運(yùn)工程機(jī)電專項(xiàng)合同管理過(guò)程中的信息和資料管理，確保合同執(zhí)行過(guò)程中信息的及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞以及資料的完整、規(guī)范保存，提高合同管理效率和質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本項(xiàng)目的實(shí)際情況，特制定本實(shí)施細(xì)則。（二）適用范圍本細(xì)則適用于水運(yùn)工程機(jī)電專項(xiàng)合同從招標(biāo)、簽訂、履行到終止的全過(guò)程信息和資料管理工作。參與水運(yùn)工程機(jī)電專項(xiàng)合同實(shí)施的各方，包括業(yè)主、承包商、監(jiān)理單位等，均應(yīng)遵守本細(xì)則。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：信息和資料應(yīng)如實(shí)反映合同執(zhí)行過(guò)程中的實(shí)際情況，不得虛構(gòu)、篡改。2.完整性原則：涵蓋合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)和方面，確保信息和資料的全面性。3.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理、傳遞和保存信息和資料，避免延誤。4.保密性原則：對(duì)涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。二、信息管理（一）信息分類1.合同基本信息包括合同名稱、合同編號(hào)、合同雙方當(dāng)事人信息、合同簽訂時(shí)間、合同金額、合同主要條款等。2.進(jìn)度信息承包商的施工進(jìn)度計(jì)劃、實(shí)際進(jìn)度情況、進(jìn)度偏差分析及采取的糾偏措施等。3.質(zhì)量信息原材料檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定資料、質(zhì)量問(wèn)題處理記錄等。4.安全信息安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理情況等。5.費(fèi)用信息工程預(yù)付款支付情況、進(jìn)度款支付申請(qǐng)及審核資料、變更費(fèi)用計(jì)算及支付情況、索賠費(fèi)用處理等。6.變更信息工程變更申請(qǐng)、變更審批文件、變更設(shè)計(jì)圖紙、變更費(fèi)用計(jì)算書等。7.索賠信息索賠意向通知、索賠報(bào)告、索賠證據(jù)資料、索賠處理結(jié)果等。（二）信息收集1.業(yè)主方指定專人負(fù)責(zé)收集與合同相關(guān)的政府文件、行業(yè)規(guī)范、設(shè)計(jì)變更指令等外部信息，以及監(jiān)理單位和承包商報(bào)送的各類信息。2.承包商安排專人負(fù)責(zé)收集施工過(guò)程中的進(jìn)度、質(zhì)量、安全、費(fèi)用等內(nèi)部信息，按照合同約定的時(shí)間和格式向監(jiān)理單位和業(yè)主方報(bào)送。3.監(jiān)理單位在日常監(jiān)理工作中收集承包商的施工情況信息，對(duì)承包商報(bào)送的信息進(jìn)行審核和補(bǔ)充，及時(shí)向業(yè)主方反饋。（三）信息傳遞1.傳遞方式采用書面文件、電子郵件、傳真等方式進(jìn)行信息傳遞。重要信息應(yīng)采用書面文件形式，并由接收方簽收確認(rèn)。2.傳遞流程承包商向監(jiān)理單位報(bào)送信息，監(jiān)理單位審核后向業(yè)主方報(bào)送。業(yè)主方的指令和要求通過(guò)監(jiān)理單位傳達(dá)給承包商。涉及變更、索賠等重大事項(xiàng)的信息傳遞，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的程序進(jìn)行。3.傳遞時(shí)間要求對(duì)于緊急信息，應(yīng)在事件發(fā)生后24小時(shí)內(nèi)傳遞；對(duì)于常規(guī)信息，應(yīng)按照合同約定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行傳遞。（四）信息處理1.業(yè)主方對(duì)收到的信息進(jìn)行分類整理，組織相關(guān)人員進(jìn)行分析研究，及時(shí)作出決策，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)方。2.監(jiān)理單位對(duì)承包商報(bào)送的信息進(jìn)行審核，提出處理意見(jiàn)，協(xié)助業(yè)主方進(jìn)行決策，并監(jiān)督承包商執(zhí)行處理結(jié)果。3.承包商根據(jù)業(yè)主方和監(jiān)理單位的反饋意見(jiàn)，及時(shí)調(diào)整施工計(jì)劃和措施，確保合同順利執(zhí)行。（五）信息存儲(chǔ)1.建立信息數(shù)據(jù)庫(kù)業(yè)主方應(yīng)建立水運(yùn)工程機(jī)電專項(xiàng)合同信息數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)各類信息進(jìn)行電子化存儲(chǔ)和管理，方便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。2.存儲(chǔ)介質(zhì)采用光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行信息存儲(chǔ)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.存儲(chǔ)期限合同信息的存儲(chǔ)期限應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的要求，一般不少于合同終止后10年。三、資料管理（一）資料分類1.合同文件資料招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、合同協(xié)議書、專用條款、通用條款、技術(shù)規(guī)范等。2.施工管理資料施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、施工日志、工程例會(huì)紀(jì)要、施工圖紙會(huì)審記錄等。3.質(zhì)量檢驗(yàn)資料原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)記錄，分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表等。4.安全管理資料安全施工方案、安全技術(shù)交底記錄、安全檢查記錄、安全培訓(xùn)教育記錄等。5.進(jìn)度管理資料施工進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)表、進(jìn)度調(diào)整文件等。6.費(fèi)用管理資料工程預(yù)算書、工程款支付證書、變更費(fèi)用計(jì)算書、索賠費(fèi)用報(bào)告等。7.變更與索賠資料變更申請(qǐng)報(bào)告、變更審批文件、索賠意向通知、索賠報(bào)告及相關(guān)證據(jù)資料等。8.竣工驗(yàn)收資料工程竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收證書、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。（二）資料收集與整理1.承包商負(fù)責(zé)收集和整理施工過(guò)程中產(chǎn)生的各類資料，按照資料分類要求進(jìn)行整理，確保資料的完整性和規(guī)范性。在工程竣工后，及時(shí)向監(jiān)理單位和業(yè)主方提交完整的竣工資料。2.監(jiān)理單位對(duì)承包商報(bào)送的資料進(jìn)行審核，督促承包商及時(shí)補(bǔ)充和完善資料。同時(shí)，收集和整理監(jiān)理過(guò)程中產(chǎn)生的資料，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理日志、監(jiān)理月報(bào)等。3.業(yè)主方收集和整理與合同簽訂、執(zhí)行過(guò)程相關(guān)的各類文件資料，如合同審批文件、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件等。（三）資料歸檔1.歸檔要求資料應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，做到整齊、規(guī)范。歸檔的資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，具有可追溯性。2.歸檔時(shí)間承包商應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后30天內(nèi)將竣工資料歸檔完畢。監(jiān)理單位和業(yè)主方應(yīng)在合同終止后60天內(nèi)將各自管理的資料歸檔完畢。3.歸檔地點(diǎn)業(yè)主方應(yīng)指定專門的檔案管理部門或檔案管理人員負(fù)責(zé)資料的歸檔和保管工作。歸檔地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件，確保資料的安全。（四）資料借閱與查閱1.借閱與查閱程序內(nèi)部人員借閱或查閱資料，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱或查閱手續(xù)。外部單位或人員查閱資料，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)業(yè)主方相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.借閱期限資料借閱期限一般不超過(guò)15天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.保密要求借閱和查閱資料的人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露資料中的敏感信息。歸還資料時(shí)，應(yīng)確保資料的完整和安全。四、合同執(zhí)行過(guò)程中的特殊情況處理（一）變更管理1.變更提出業(yè)主方、監(jiān)理單位或承包商均可根據(jù)工程實(shí)際情況提出變更申請(qǐng)。變更申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)工程進(jìn)度和費(fèi)用的影響等。2.變更審批變更申請(qǐng)應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行審批。一般情況下，小型變更由監(jiān)理單位審批，中大型變更由業(yè)主方組織相關(guān)部門和專家進(jìn)行審批。3.變更實(shí)施與資料管理變更批準(zhǔn)后，承包商應(yīng)按照變更文件的要求組織施工，并及時(shí)收集和整理變更過(guò)程中的資料，如變更設(shè)計(jì)圖紙、變更施工記錄、變更費(fèi)用計(jì)算書等。（二）索賠管理1.索賠提出承包商認(rèn)為自己的合法權(quán)益受到損害時(shí)，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提出索賠意向通知，并在索賠意向通知發(fā)出后的28天內(nèi)提交正式的索賠報(bào)告。2.索賠處理監(jiān)理單位收到索賠報(bào)告后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行審核，并提出處理意見(jiàn)。業(yè)主方根據(jù)監(jiān)理單位的審核意見(jiàn)和合同約定進(jìn)行處理。3.索賠資料管理承包商應(yīng)收集和整理與索賠相關(guān)的證據(jù)資料，如施工日志、會(huì)議紀(jì)要、來(lái)往函件、照片、錄像等。監(jiān)理單位和業(yè)主方應(yīng)妥善保存索賠處理過(guò)程中的各類文件資料。（三）不可抗力事件處理1.事件報(bào)告不可抗力事件發(fā)生后，承包商應(yīng)立即向監(jiān)理單位和業(yè)主方報(bào)告事件的發(fā)生情況，并在48小時(shí)內(nèi)提交書面報(bào)告。2.損失評(píng)估與資料收集各方應(yīng)共同對(duì)不可抗力事件造成的損失進(jìn)行評(píng)估，承包商應(yīng)收集和整理與損失相關(guān)的資料，如現(xiàn)場(chǎng)照片、損壞設(shè)備清單、人員傷亡情況等。3.合同處理根據(jù)合同約定和不可抗力事件的影響程度，對(duì)合同的履行進(jìn)行調(diào)整或終止。相關(guān)的處理文件和資料應(yīng)及時(shí)歸檔保存。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.業(yè)主方定期對(duì)承包商和監(jiān)理單位的信息和資料管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括信息收集的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，資料整理的規(guī)范性、完整性等。2.監(jiān)理單位在日常監(jiān)理工作中，對(duì)承包商的信息和資料管理工作進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求承包商整改。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)建立信息和資料管理考核指標(biāo)體系，包括信