PAGE機場臨時接待制度規(guī)范一、總則（一）目的為了規(guī)范機場臨時接待工作，確保接待任務(wù)的順利完成，展示公司良好形象，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司在機場進行的各類臨時接待活動，包括但不限于重要客戶來訪、合作伙伴洽談、上級領(lǐng)導視察等。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌、專業(yè)的態(tài)度對待每一位來訪人員，提供周到細致的服務(wù)。2.安全高效原則：確保接待過程中的人員安全和信息安全，高效完成各項接待任務(wù)。3.規(guī)范有序原則：嚴格按照既定的流程和標準進行操作，保證接待工作的規(guī)范有序。4.勤儉節(jié)約原則：合理控制接待費用，避免鋪張浪費。二、接待準備（一）信息收集1.提前溝通：在接到接待任務(wù)通知后，及時與相關(guān)部門或人員進行溝通，了解來訪人員的基本信息，包括姓名、性別、職務(wù)、人數(shù)、行程安排、來訪目的等。2.特殊需求了解：詢問來訪人員是否有特殊需求，如飲食禁忌、住宿要求、交通工具安排等，并做好記錄。（二）接待方案制定1.方案內(nèi)容：根據(jù)收集到的信息，制定詳細的接待方案，包括接待流程、人員分工、時間安排、活動安排、安全保障措施等。2.審核審批：接待方案制定完成后，提交上級領(lǐng)導審核審批，確保方案符合公司要求和接待任務(wù)的實際情況。（三）人員安排1.接待小組組建：根據(jù)接待任務(wù)的規(guī)模和要求，組建專門的接待小組，明確小組成員的職責分工。2.培訓溝通：對接待小組成員進行培訓，使其熟悉接待流程和相關(guān)注意事項，并進行內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)，確保工作銜接順暢。（四）物資準備1.資料準備：準備好與來訪人員相關(guān)的資料，如公司簡介、項目資料、匯報材料等。2.禮品準備：根據(jù)來訪人員的身份和接待規(guī)格，準備適當?shù)亩Y品，但要注意禮品的選擇和贈送方式符合相關(guān)規(guī)定。3.其他物資：如車輛、餐飲、住宿用品等物資的預訂和準備，確保接待期間的物資供應(yīng)充足。三、接待流程（一）迎訪1.提前到達：接待人員按照預定時間提前到達機場指定地點，做好迎接準備。2.迎接引導：來訪人員到達后，接待人員主動上前迎接，引導其前往接待區(qū)域，并協(xié)助辦理相關(guān)手續(xù)。3.身份確認：核對來訪人員的身份信息，確保無誤。（二）中轉(zhuǎn)休息1.休息安排：如果來訪人員需要在機場中轉(zhuǎn)休息，安排舒適的休息區(qū)域，并提供必要的飲品和點心。2.信息溝通：在休息期間，與來訪人員保持溝通，及時了解其需求和行程變化。（三）送往目的地1.車輛安排：根據(jù)來訪人員的人數(shù)和行李情況，安排合適的車輛，確保車輛整潔、舒適、安全。2.途中介紹：在車輛行駛過程中，向來訪人員介紹公司的基本情況、接待安排以及沿途的風土人情等。（四）公司活動安排1.會議安排：如果有會議安排，提前做好會議室的布置，準備好會議所需的設(shè)備和資料，并安排專人負責會議的組織和服務(wù)。2.參觀考察：根據(jù)來訪目的，安排合理的參觀考察路線，確保來訪人員能夠全面了解公司的業(yè)務(wù)和發(fā)展情況。在參觀過程中，安排專業(yè)人員進行講解，并做好安全保障工作。3.用餐安排：按照接待標準安排用餐，注意飲食衛(wèi)生和營養(yǎng)搭配。在用餐過程中，注重禮儀，營造良好的用餐氛圍。（五）送訪1.行程確認：提前與來訪人員確認送機時間和行程安排，確保無誤。2.準時送機：按照預定時間將來訪人員送往機場，協(xié)助辦理登機手續(xù)，并送上祝福。3.后續(xù)跟進：送訪結(jié)束后，及時與來訪人員溝通，了解其是否安全順利抵達目的地，并對整個接待工作進行總結(jié)和評估。四、安全保障（一）交通安全1.車輛檢查：對接待車輛進行定期檢查和維護，確保車輛性能良好，安全設(shè)施齊全。2.駕駛員管理：選用經(jīng)驗豐富、駕駛技術(shù)熟練、遵守交通規(guī)則的駕駛員，并定期進行安全教育培訓。3.行車安全：在行車過程中，駕駛員要嚴格遵守交通法規(guī)，保持安全車速，注意行車安全。（二）人員安全1.活動場地安全：對公司內(nèi)部的活動場地進行安全檢查，消除安全隱患，確保來訪人員的人身安全。2.人員引導：在接待過程中安排專人負責人員引導，避免人員擁擠和混亂，防止發(fā)生意外事故。3.安全預案制定：針對可能出現(xiàn)的安全問題，制定完善的安全預案，明確應(yīng)急處理流程和責任分工，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地進行應(yīng)對。（三）信息安全1.信息保密：加強對接待過程中涉及的公司機密信息和來訪人員信息的保密管理，防止信息泄露。2.設(shè)備管理：對接待過程中使用的電子設(shè)備進行嚴格管理，設(shè)置必要的密碼和權(quán)限，防止信息被非法獲取或篡改。3.網(wǎng)絡(luò)安全：確保接待場所的網(wǎng)絡(luò)安全，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露等安全事件的發(fā)生。五、費用管理（一）預算編制1.費用預估：根據(jù)接待任務(wù)的規(guī)模和要求，提前編制接待費用預算，包括交通、餐飲、住宿、禮品、資料等各項費用。2.審核調(diào)整：預算編制完成后，提交上級領(lǐng)導審核，根據(jù)審核意見進行調(diào)整，確保預算合理準確。（二）費用控制1.嚴格審批：接待費用的報銷要嚴格按照公司的財務(wù)制度進行審批，確保費用支出合理合規(guī)。2.成本節(jié)約：在接待過程中，要注重成本節(jié)約，合理安排各項費用，避免不必要的浪費。（三）費用核算1.及時核算：接待任務(wù)完成后，及時對接待費用進行核算，確保費用賬目清晰準確。2.報告分析：將接待費用的核算情況向上級領(lǐng)導報告，并進行分析總結(jié)，為今后的接待工作提供參考。六、溝通協(xié)調(diào)（一）內(nèi)部溝通1.定期會議：定期召開接待工作協(xié)調(diào)會議，對接待任務(wù)的進展情況進行溝通和協(xié)調(diào)，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。2.信息共享：建立接待工作信息共享平臺，及時發(fā)布接待任務(wù)的相關(guān)信息，方便各部門之間的溝通協(xié)作。（二）外部溝通1.與機場方面溝通：與機場相關(guān)部門保持密切溝通，及時了解航班動態(tài)、機場設(shè)施使用情況等信息，確保接待工作的順利進行。2.與來訪人員溝通：在接待過程中，與來訪人員保持良好的溝通，及時了解其需求和意見，不斷改進接待服務(wù)質(zhì)量。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.過程監(jiān)督：對接待工作的全過程進行監(jiān)督檢查，確保各項工作按照制度規(guī)范執(zhí)行。2.問題反饋：對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給相關(guān)部門和人員，并要求限期整改。（二）考核辦法1.考核指標設(shè)定：制定接待工作考核指標，包括接待任務(wù)完成情況、服務(wù)質(zhì)量、費用控制、安全保障等方面。2.考核結(jié)果應(yīng)