PAGE規(guī)范檔案一人一檔制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保員工檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范一人一檔制度的實施，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工的檔案管理，包括在職員工、離職員工以及臨時聘用人員等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：全面收集員工各類相關(guān)資料，確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護員工檔案信息安全，防止信息泄露，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、傳播員工檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容及分類（一）個人基本信息1.身份證明：包括身份證、戶口本等復(fù)印件。2.學(xué)歷學(xué)位：學(xué)歷證書、學(xué)位證書復(fù)印件。3.入職信息：入職申請表、勞動合同等。（二）工作經(jīng)歷1.工作履歷：按時間順序記錄員工歷任工作單位、職位、工作時間等信息。2.工作業(yè)績：重要工作成果、項目經(jīng)驗、獲獎情況等證明材料。（三）培訓(xùn)與發(fā)展1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的課程名稱、時間、培訓(xùn)證書等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)評估記錄。（四）薪資福利1.薪資變動記錄：工資調(diào)整通知、獎金發(fā)放記錄等。2.福利情況：社保、公積金繳納記錄，福利待遇享受情況等。（五）考核評價1.績效考核記錄：各年度、季度績效考核結(jié)果及評價意見。2.上級評價：上級領(lǐng)導(dǎo)對員工工作表現(xiàn)的評價、評語等。（六）獎懲情況1.獎勵記錄：公司內(nèi)部及外部獲得的各類獎勵證書、表彰文件等。2.懲罰記錄：違紀(jì)違規(guī)行為的處理決定、通報批評等文件。（七）其他重要材料1.健康狀況：入職體檢報告、年度健康檢查報告等。2.特殊資質(zhì)證書：如專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等。三、檔案建立與收集（一）新員工檔案建立1.新員工入職時，人力資源部門負責(zé)發(fā)放《員工檔案信息登記表》，指導(dǎo)員工如實填寫個人基本信息。2.員工應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交身份證、學(xué)歷學(xué)位證書等相關(guān)證明材料的復(fù)印件至人力資源部門。3.人力資源部門對新員工提交的資料進行審核，確保信息真實、準(zhǔn)確、完整后，建立員工個人檔案，并為每份檔案編號。（二）檔案資料收集1.各部門負責(zé)及時收集本部門員工日常工作中產(chǎn)生的與檔案相關(guān)的資料，如工作業(yè)績報告、培訓(xùn)證書、獎懲文件等，并定期移交至人力資源部門。2.人力資源部門定期對各部門移交的資料進行整理、歸檔，確保檔案內(nèi)容的及時更新。3.對于員工個人提交的重要資料，如職業(yè)資格證書取得、學(xué)歷提升證明等，應(yīng)在收到后及時歸入檔案。四、檔案保管與存儲（一）保管部門公司/組織設(shè)立專門的檔案保管部門，負責(zé)員工檔案的集中保管。檔案保管部門應(yīng)具備安全、保密的保管條件，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備。（二）存儲方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類裝訂成冊，存放于檔案柜中，并按照檔案編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。電子檔案應(yīng)建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于查詢和管理。（三）檔案保管期限1.員工在職期間，其檔案應(yīng)持續(xù)保管。2.員工離職后，檔案應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定的期限進行保管。一般情況下，普通員工檔案保管期限為離職后[X]年，重要崗位員工檔案保管期限為離職后[X]年。（四）檔案安全管理1.檔案保管部門應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案借閱、查閱登記制度，對檔案的出入庫進行詳細記錄。2.檔案保管場所應(yīng)安裝必要的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案安全。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案數(shù)量與登記記錄一致，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.員工本人有權(quán)查閱自己的檔案，但應(yīng)提前向檔案保管部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點查閱。2.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱員工檔案的，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.外部單位因特殊原因需要查閱員工檔案的，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱過程中，公司/組織應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（二）借閱流程1.因工作需要借閱員工檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人及檔案保管部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損。六、檔案更新與維護（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對員工檔案進行更新，一般每年進行一次全面梳理。2.重點更新員工的工作經(jīng)歷、績效考核結(jié)果、薪資變動等信息，確保檔案內(nèi)容與員工實際情況保持一致。（二）動態(tài)維護1.對于員工在工作中產(chǎn)生的新的重要資料，如取得新的職業(yè)資格證書、獲得重大獎勵等，應(yīng)及時歸入檔案。2.如員工個人基本信息發(fā)生變更，應(yīng)在變更后[X]個工作日內(nèi)提交相關(guān)證明材料至人力資源部門，進行檔案信息更新。（三）檔案審核1.檔案保管部門定期對檔案內(nèi)容進行審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時通知相關(guān)部門及員工進行整改，確保檔案質(zhì)量。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且符合國家法律法規(guī)及公司/組織規(guī)定的銷毀條件。2.檔案內(nèi)容涉及的事項已不再具有保存價值，如已過保密期限、相關(guān)業(yè)務(wù)已結(jié)束等。（二）銷毀流程1.檔案保管部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)檔案保管部門負責(zé)人、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案