PAGE行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案管理，確保行政獎(jiǎng)勵(lì)工作的規(guī)范化、科學(xué)化，充分發(fā)揮行政獎(jiǎng)勵(lì)的激勵(lì)作用，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案的管理，包括但不限于各類榮譽(yù)稱號(hào)、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)、晉升獎(jiǎng)勵(lì)等相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案應(yīng)如實(shí)記錄獎(jiǎng)勵(lì)事件的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋行政獎(jiǎng)勵(lì)從申請、審核、批準(zhǔn)到表彰等各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案的完整性。3.保密性原則：對涉及個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密等信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管等工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。二、行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案的內(nèi)容（一）獎(jiǎng)勵(lì)申請材料1.申請表：詳細(xì)填寫申請人基本信息、申請獎(jiǎng)勵(lì)的事由、依據(jù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)定等。2.事跡材料：全面、客觀地描述申請人在工作中取得的突出成績、具體表現(xiàn)及所做出的貢獻(xiàn)，要求內(nèi)容詳實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。3.證明材料：包括但不限于工作成果報(bào)告、業(yè)績數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、相關(guān)證書、榮譽(yù)證書、客戶反饋、同事評(píng)價(jià)等能證明申請獎(jiǎng)勵(lì)事跡真實(shí)性的材料。（二）審核審批材料1.初審意見：由部門負(fù)責(zé)人對申請人的獎(jiǎng)勵(lì)申請進(jìn)行初步審核，提出審核意見，包括是否符合申請條件、事跡是否屬實(shí)等。2.復(fù)審意見：如設(shè)有復(fù)審環(huán)節(jié)，復(fù)審部門應(yīng)出具復(fù)審意見，對初審情況進(jìn)行進(jìn)一步核實(shí)和評(píng)價(jià)。3.審批文件：公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)對獎(jiǎng)勵(lì)申請的最終審批文件，明確批準(zhǔn)的獎(jiǎng)勵(lì)類型、等級(jí)等。（三）表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料1.表彰決定：正式發(fā)布的關(guān)于給予行政獎(jiǎng)勵(lì)的決定文件，包含獎(jiǎng)勵(lì)對象、獎(jiǎng)勵(lì)原因、獎(jiǎng)勵(lì)類型及等級(jí)等內(nèi)容。2.表彰儀式資料：如有舉行表彰儀式，應(yīng)留存相關(guān)照片、視頻、發(fā)言稿等資料，記錄表彰活動(dòng)的全過程。3.獎(jiǎng)勵(lì)證書及獎(jiǎng)金發(fā)放記錄：獎(jiǎng)勵(lì)證書的復(fù)印件或掃描件，以及獎(jiǎng)金發(fā)放的憑證，如銀行轉(zhuǎn)賬記錄、簽收單等。（四）后續(xù)跟蹤材料1.受獎(jiǎng)人員工作表現(xiàn)跟蹤記錄：對受獎(jiǎng)人員在獲得獎(jiǎng)勵(lì)后的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期跟蹤，記錄其工作業(yè)績、職業(yè)發(fā)展等方面的變化情況。2.獎(jiǎng)勵(lì)效果評(píng)估報(bào)告：對行政獎(jiǎng)勵(lì)所產(chǎn)生的激勵(lì)效果進(jìn)行評(píng)估，分析獎(jiǎng)勵(lì)措施對公司整體業(yè)績、員工積極性等方面的影響，并提出改進(jìn)建議。三、行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類整理：按照獎(jiǎng)勵(lì)類型、時(shí)間順序等對行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案進(jìn)行分類，確保同一類別的檔案集中存放。2.材料排序：每份檔案內(nèi)的材料按照重要程度、時(shí)間先后等順序進(jìn)行排列，便于查閱。3.編號(hào)標(biāo)注：為每份行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案編制唯一的編號(hào)，并在檔案封面及相關(guān)材料上進(jìn)行標(biāo)注，以便快速檢索。（二）歸檔流程1.收集：行政獎(jiǎng)勵(lì)工作完成后，相關(guān)部門或人員應(yīng)及時(shí)將各類檔案材料收集齊全，移交至檔案管理部門。2.核對：檔案管理部門對收集到的檔案材料進(jìn)行核對，檢查材料是否完整、準(zhǔn)確，編號(hào)是否一致等。3.裝訂：對需要裝訂的檔案材料進(jìn)行裝訂，確保牢固、整齊，便于長期保存。4.上架存放：將整理好的行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案按照編號(hào)順序上架存放，建立檔案存放索引，方便查找和使用。四、行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案的保管（一）保管期限1.長期保管：對于具有重要?dú)v史價(jià)值、涉及公司重大決策或?qū)景l(fā)展有深遠(yuǎn)影響的行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案，應(yīng)進(jìn)行長期保管，保管期限不少于[X]年。2.定期保管：其他行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為[X]年至[X]年。（二）保管環(huán)境1.檔案庫房：應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃至[X]℃之間，濕度控制在[X]%至[X]%之間。2.防護(hù)設(shè)備：配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光等防護(hù)設(shè)備，確保檔案安全。（三）檔案清查1.定期清查：檔案管理部門應(yīng)定期對行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分檔案進(jìn)行不定期抽查，檢查檔案的保管狀況、完整性等。3.清查記錄：對檔案清查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括清查時(shí)間、范圍、發(fā)現(xiàn)的問題及處理結(jié)果等。五、行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案的，應(yīng)填寫《行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因特殊原因需要對外提供行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案查閱的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照相關(guān)法律法規(guī)的要求辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.申請登記：查閱人填寫《行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)查閱人的申請內(nèi)容進(jìn)行審批，簽署意見后交檔案管理部門。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案安全。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.不得擅自復(fù)制：未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得擅自復(fù)制行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案內(nèi)容。2.不得泄露信息：查閱人應(yīng)對查閱過程中涉及的檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。3.僅限查閱用途：查閱人只能將檔案用于申請時(shí)所明確的用途，不得挪作他用。六、行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限：行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案保管期滿，且經(jīng)過清查核實(shí)確無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.檔案損壞無法修復(fù)：因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞，無法修復(fù)且已無利用價(jià)值的，可予以銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門對擬銷毀的行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案進(jìn)行鑒定，編制《行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案銷毀清單》，明確檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等。2.審批：《行政獎(jiǎng)勵(lì)檔案銷毀清單》報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。3.銷毀：由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，確保銷毀過程徹底、安全。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等。4.監(jiān)銷：銷毀現(xiàn)場應(yīng)有專