PAGE規(guī)范會計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，規(guī)范會計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等工作，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計(jì)檔案管理。（三）定義會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的整理、裝訂、保管和定期移交等工作，并對會計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。指定專人作為會計(jì)檔案管理員，負(fù)責(zé)具體的日常管理工作。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)接收財(cái)務(wù)部門移交的會計(jì)檔案，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編號、存儲和保管，并提供查閱服務(wù)。對會計(jì)檔案的保管期限、銷毀等進(jìn)行監(jiān)督和審核。3.其他部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門做好會計(jì)檔案管理工作，提供相關(guān)資料和信息。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的最初證明；記賬憑證是根據(jù)原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄和摘要等。（二）會計(jì)賬簿1.總賬：按照會計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬：如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬，按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記。4.其他輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，以及報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說明書等。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表：用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單余額差異的調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單：銀行提供的反映公司銀行賬戶資金收支情況的對賬單。3.納稅申報(bào)表：公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅的各類報(bào)表。4.會計(jì)檔案移交清冊：記錄會計(jì)檔案移交情況的清冊。5.會計(jì)檔案保管清冊：記錄會計(jì)檔案保管情況的清冊。6.會計(jì)檔案銷毀清冊：記錄會計(jì)檔案銷毀情況的清冊。三、會計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.財(cái)務(wù)部門在會計(jì)年度終了后，應(yīng)及時(shí)將各類會計(jì)資料進(jìn)行整理、裝訂，確保會計(jì)檔案的完整性。2.對于從外部取得的原始憑證，如發(fā)票等，應(yīng)檢查其真實(shí)性、合法性和完整性，如有缺失或不符合規(guī)定的，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。3.計(jì)算機(jī)生成的電子會計(jì)資料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，確保其可讀性和可追溯性。（二）整理方法1.會計(jì)憑證按記賬憑證的編號順序排列，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對于紙張大小不一致的原始憑證，應(yīng)先進(jìn)行粘貼或折疊，使其大小與記賬憑證一致。每本記賬憑證應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、月份、記賬憑證種類、起訖號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。2.會計(jì)賬簿按賬簿種類分別整理，去除空白頁、賬頁編號順序混亂的頁等。在賬簿封面注明單位名稱、賬簿名稱、年度、起止日期等信息。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告按年度、季度、月度順序整理，將各類報(bào)表、附注、說明書等裝訂成冊。在報(bào)告封面注明單位名稱、年度、報(bào)告種類等內(nèi)容。4.其他會計(jì)資料按類別分別整理，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等應(yīng)各自裝訂成冊，并注明所屬期間等信息。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告：年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為永久，月度、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年。4.其他會計(jì)資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全條件。2.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份存儲地點(diǎn)應(yīng)與原存儲地點(diǎn)分開，以防數(shù)據(jù)丟失。（三）保管措施1.會計(jì)檔案管理員應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。2.對于磁性介質(zhì)存儲的電子會計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢測和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)損壞或丟失。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會計(jì)檔案保管庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。五、會計(jì)檔案的查閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會計(jì)檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的會計(jì)檔案資料。外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等需要查閱會計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門會計(jì)檔案管理員根據(jù)申請表提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.外部單位查閱查閱單位應(yīng)出具正式介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并加蓋單位公章。查閱單位應(yīng)派專人查閱，不得將會計(jì)檔案攜帶出公司。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等。（三）查閱限制1.查閱會計(jì)檔案時(shí)，不得在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。2.未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將會計(jì)檔案復(fù)印件提供給其他單位或個(gè)人。六、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制《會計(jì)檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.《會計(jì)檔案銷毀清冊》經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽署意見后，報(bào)上級主管部門和同級財(cái)政部門備案。2.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。銷毀會計(jì)檔案時(shí)，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對，確保銷毀的會計(jì)檔案與《會計(jì)檔案銷毀清冊》一致。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（三）特殊情況處理1.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)