PAGE文件檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案由綜合管理部門統(tǒng)一歸口管理，確保文件檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.全程管理原則：對(duì)文件檔案的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進(jìn)行有效管理，確保文件檔案的質(zhì)量。3.有效利用原則：充分發(fā)揮文件檔案的作用，為公司的各項(xiàng)工作提供有力支持，提高工作效率和決策科學(xué)性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件檔案的安全，防止文件檔案的泄露、丟失和損壞。二、文件檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門文件檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)公司各類文件檔案的集中統(tǒng)一管理，包括文件的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。4.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)公司文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的信息化管理。5.負(fù)責(zé)組織對(duì)公司重要文件檔案的鑒定、銷毀工作。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供文件檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件檔案的收集、整理、歸檔工作，并定期向綜合管理部門移交。2.負(fù)責(zé)建立本部門文件檔案管理臺(tái)賬，對(duì)文件檔案的收發(fā)、借閱、使用等情況進(jìn)行記錄。3.負(fù)責(zé)對(duì)本部門文件檔案的安全保管和保密工作，確保文件檔案的安全。4.負(fù)責(zé)配合綜合管理部門做好文件檔案的鑒定、銷毀等工作。（三）文件檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國家有關(guān)文件檔案管理的法律法規(guī)和公司文件檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)文件檔案的日常管理工作，包括文件的收集、整理、歸檔、保管、利用等。3.負(fù)責(zé)對(duì)文件檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保文件檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)文件檔案管理信息系統(tǒng)，及時(shí)錄入和更新文件檔案信息。5.負(fù)責(zé)對(duì)文件檔案的安全保管和保密工作，定期對(duì)文件檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保文件檔案的安全。6.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供文件檔案查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。三、文件管理（一）文件的分類1.公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等類別。2.行政文件包括公司的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請示報(bào)告、通知通報(bào)等。3.業(yè)務(wù)文件包括公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、市場調(diào)研報(bào)告等。4.技術(shù)文件包括公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)方案、技術(shù)圖紙等。5.財(cái)務(wù)文件包括公司的財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。6.人事文件包括公司的員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)文件、考核文件等。（二）文件的編號(hào)1.文件編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.文件編號(hào)由分類代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。3.分類代碼按照文件的類別進(jìn)行編制，如行政文件用“XZ”表示，業(yè)務(wù)文件用“YW”表示，技術(shù)文件用“JS”表示，財(cái)務(wù)文件用“CW”表示，人事文件用“RS”表示。4.年份代碼用四位數(shù)字表示文件形成的年份，如“2023”表示2023年形成的文件。5.流水號(hào)按照文件形成的先后順序依次編制，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。6.文件編號(hào)示例：XZ2023001，表示2023年形成的第1份行政文件。（三）文件的起草與審核1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)工作需要，認(rèn)真撰寫文件內(nèi)容，確保文件表述準(zhǔn)確、清晰、完整。2.文件起草完成后，應(yīng)按照公司審批流程進(jìn)行審核。審核部門應(yīng)重點(diǎn)對(duì)文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、可行性等進(jìn)行審核，并提出審核意見。3.涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)由主辦部門牽頭，組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)簽，確保文件內(nèi)容符合各部門的意見和要求。（四）文件的印發(fā)1.文件審核通過后，由綜合管理部門按照公司印發(fā)流程進(jìn)行印發(fā)。2.文件印發(fā)應(yīng)嚴(yán)格控制印發(fā)范圍，確保文件傳達(dá)到相關(guān)部門和人員。3.文件印發(fā)時(shí)，應(yīng)加蓋公司公章，并注明印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等信息。（五）文件的簽收與登記1.文件印發(fā)后，綜合管理部門應(yīng)及時(shí)將文件送達(dá)收件部門或人員。收件部門或人員應(yīng)在文件簽收單上簽字確認(rèn)，注明簽收日期、文件名稱、文號(hào)等信息。2.綜合管理部門應(yīng)建立文件收發(fā)登記臺(tái)賬，對(duì)文件的收發(fā)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括文件名稱、文號(hào)、印發(fā)日期、簽收日期、簽收人等信息。（六）文件的傳閱1.對(duì)于需要傳閱的文件，綜合管理部門應(yīng)按照公司領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人的批示，及時(shí)將文件送相關(guān)人員傳閱。2.傳閱文件時(shí)，應(yīng)使用文件傳閱單，注明傳閱人姓名、傳閱日期、傳閱意見等信息。傳閱人應(yīng)在傳閱單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)將文件傳遞給下一位傳閱人。3.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)傳閱文件進(jìn)行跟蹤檢查，確保文件及時(shí)傳閱，避免文件積壓或丟失。（七）文件的保管1.文件形成部門或人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件整理歸檔，移交綜合管理部門統(tǒng)一保管。2.綜合管理部門應(yīng)按照文件的類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立文件檔案庫房，確保文件檔案的安全保管。3.文件檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、滅火器、除濕機(jī)等。4.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)文件檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，確保文件檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。如發(fā)現(xiàn)文件檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（八）文件的利用1.公司員工因工作需要查閱、借閱文件檔案時(shí)，應(yīng)填寫文件檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的文件名稱、文號(hào)、查閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.綜合管理部門應(yīng)按照規(guī)定對(duì)查閱、借閱申請進(jìn)行審核，對(duì)符合條件的申請予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的文件檔案查閱、借閱服務(wù)。3.查閱、借閱文件檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印文件檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)文件檔案，不得在文件檔案上涂改、標(biāo)記、污損、撕毀等。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將文件檔案歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（九）文件的清理與銷毀1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)文件檔案進(jìn)行清理清查，對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的文件檔案，應(yīng)及時(shí)組織鑒定。2.文件檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)文件檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、保存價(jià)值等因素，對(duì)文件檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定確需銷毀的文件檔案，應(yīng)填寫文件檔案銷毀申請表，注明銷毀文件檔案的名稱、文號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門組織銷毀。4.文件檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。銷毀后，應(yīng)在文件檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊存檔備查。四、檔案管理（一）檔案的分類1.公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.文書檔案包括公司在行政管理活動(dòng)中形成的各類文件材料，如規(guī)章制度（含制度匯編）、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請示報(bào)告、通知通報(bào)、合同協(xié)議、介紹信、證明信等。3.科技檔案包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備檔案等。4.會(huì)計(jì)檔案包括公司在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各類文件材料，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。5.人事檔案包括公司員工的個(gè)人基本信息、履歷材料、考核材料、培訓(xùn)材料、獎(jiǎng)懲材料、工資福利材料、勞動(dòng)合同等。6.業(yè)務(wù)檔案包括公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件材料，如市場調(diào)研報(bào)告、客戶檔案、業(yè)務(wù)合同、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目文檔等。（二）檔案的編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。2.檔案編號(hào)由分類代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。3.分類代碼按照檔案的類別進(jìn)行編制，如文書檔案用“WS”表示，科技檔案用“KJ”表示，會(huì)計(jì)檔案用“KJ”表示，人事檔案用“RS”表示，業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示。4.年份代碼用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”表示2023年形成的檔案。5.流水號(hào)按照檔案形成的先后順序依次編制，用三位數(shù)字表示，如“001”“002”等。6.檔案編號(hào)示例：WS2023001，表示2023年形成的第1份文書檔案。（三）檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期將本部門形成的文件材料收集齊全、完整，并進(jìn)行初步整理。2.初步整理后的文件材料應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，并按照一定的順序排列，編制頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄。3.各部門應(yīng)在每年年底前將整理好的檔案移交綜合管理部門。綜合管理部門應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真審核，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。（四）檔案的歸檔1.綜合管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)審核合格的檔案進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)，應(yīng)將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限等信息。2.檔案應(yīng)按照類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存放，建立檔案庫房，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、滅火器、除濕機(jī)等。（五）檔案的保管期限1.公司檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的規(guī)章制度（含制度匯編）、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、請示報(bào)告、通知通報(bào)、合同協(xié)議、介紹信、證明信等重要文件材料。3.長期保管的檔案主要包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動(dòng)中形成的重要文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝文件、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備檔案等，保管期限為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括公司在行政管理活動(dòng)中形成的一般性文件材料，如一般性的通知通報(bào)、會(huì)議記錄、簡報(bào)等，保管期限為1年至10年。（六）檔案的利用1.公司員工因工作需要查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.綜合管理部門應(yīng)按照規(guī)定對(duì)查閱、借閱申請進(jìn)行審核，對(duì)符合條件的申請予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱、借閱服務(wù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、撕毀等。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（七）檔案的鑒定與銷毀1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已超過保管期限或失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)組織銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、保存價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一鑒定，提出鑒定意見。3.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合管理部門組織銷毀。4.檔案銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊存檔備查。五、電子文件與電子檔案管理（一）電子文件管理1.公司各部門應(yīng)按照電子文件管理要求，對(duì)在工作中形成的電子文件進(jìn)行及時(shí)收集、整理和歸檔。2.電子文件應(yīng)按照文件類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。3.電子文件的命名應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、規(guī)范性的原則，文件名應(yīng)包含文件主題、年份、編號(hào)等信息。4.電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子文件的安全。5.公司應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高電子文件管理的效率和水平。（二）電子檔案管理1.綜合管理部門應(yīng)按照電子檔案管理要求，對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行進(jìn)一步整理和加工，形成電子檔案。2.電子檔案應(yīng)按照檔案類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，元數(shù)據(jù)應(yīng)包含檔案的題名、日期、來源、保管期限等信息，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。5.公司應(yīng)建立電子檔案利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的在線查閱、借閱、下載等功能，方便公司員工利用電子檔案。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)公司各部門文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期